智慧校园背景下高职院校办公自动化对行政管理的影响——以湖南商务职业技术学院为例

谢姣

智慧校园背景下高职院校办公自动化对行政管理的影响
——以湖南商务职业技术学院为例

谢姣

办公自动化是采用因特网技术，将计算机功能与现代化办公结合起来的一种办公方式。当前，高职院校办公自动化系统的建设和使用逐步增多，对行政管理产生了重要影响。以湖南商务职业技术学院为例，办公自动化对行政管理的积极影响主要体现在三个方面，即优化行政组织结构，促进了组织结构的扁平化、弹性化、虚拟化；促进决策科学，提高了决策的时效性、准确性、严肃性；提升行政管理质量，促进了行政管理规范性、灵活性、效率性。

高职院校；办公自动化；行政管理；优化；促进；提升；智慧校园

一、核心概念界定

办公自动化（简称为OA-Office Automation），是采用因特网技术，将计算机功能与现代化办公结合起来的一种办公方式。其以提高服务质量和办公效率为目的系统，是一门综合多种学科和技术的新兴学科。

高校行政管理是指依靠一定的机构和制度，通过计划、组织、领导和控制高校运行过程中地各个环节，协调处理好各要素之间地关系，优化配置学校各种资源，从而实现学校教育工作的目标，有效的完成学校的工作任务，实现学校管理预定目标的一种组织活动。

智慧校园是在信息化背景下，将设备因素、环境因素、资源因素、社会因素及人的因素整合在一起，形成一种独特校园系统的有效手段。智慧校园主要以互联网为基础，充分利用各项信息的相关性特征，结合各平台的多样化信息传递手段，及时有效地提供双向交流平台，进而全面实现教育信息化。[1]

二、高职院校办公自动化现状

目前，湖南省高职院校中办公自动化系统使用的比例不太高。据笔者对10所高职院校的调查，有4所学校未使用办公自动化系统，有6所使用了办公自动化系统，比例为60%。在使用的学校中，1所学校使用年限达到了11年，1所学校使用9年，其它院校使用年限基本在2～3年左右。在使用的学校中，全部都会用其处理收发文、会议室的管理及审批等行政办公工作。其中，6所学校使用其处理调课、成绩登录审批等教务管理工作；2所学校使用其处理合同签批工作，2所使用其进行档案管理；1所使用其进行财务报账；1所使用其进行物资采购、设备借用等资产管理工作。总的来说，湖南省高职院校的办公自动化使用比例不高，软件作用发挥还不充分，自动化程度较低。

就湖南商务职业技术学院而言，从2014年初开始使用办公自动化系统，现已开发各类办公工作流程23个，涉及到行政管理（包括会议通知、会议室审批、场地租赁、新闻发布内容审核等）、采购管理（包括各类教学耗材采购审批、办公用品采购审批、合同签批）、教务管理（包括调课审批、教学场地审批、成绩归档审批、成绩更正等）、公文管理（包括收发文和内部请示）、人资管理（OA账号审批等）、资产管理（即仪器设备借用）和宣传用品制作审批等方面。办公自动化系统还用于个人的日程安排、即时通讯、文件查阅、加班考勤、邮件收发、工作日志填写和全院教师通讯方式查阅等方面。OA系统通过二次开发已经具备了较为完整的行政办公功能，各项工作流程设置通过改进趋于科学合理，系统的操作为绝大多数教职工接受和熟悉，在行政办公中发挥了重要的作用。

三、高职院校办公自动化对行政管理的积极影响

随着高校智慧校园建设的推进，办公自动化建设不断发展和完善，对高职院校行政管理的影响越来越明显。在对湖南省十所高职院校的调查中发现，每所高校都认为，办公自动化对他们的行政管理工作产生了多方面的积极影响，这种影响主要表现在优化行政组织结构、促进决策科学、提高行政管理质量等方面。

（一）优化行政组织结构

1.促进高职院校组织结构的扁平化。传统的高职院校行政组织结构是垂直型的，按照科层制的组织形态建立起来，主要表现为行政机构庞大、中间层次多、信息传递速度慢。随着办公自动化的使用，使信息传递转变为全方位和多层次的网络互联模式，从而促使高职院校组织结构向扁平化转变。[2]原来权利集中在校级行政机构，信息需要层层传递；现在以基层作为信息和管理权利的基点，使得各级组织成员掌握信息的机会和权力大大增加，不再受到层级限制，从而淡化了层级区别，削弱了行政管理的控制功能，促进权利下放，简化中间环节。以湖南商务职业技术学院为例，学校文件的下发原来是由学校制定，分发到各处室、二级学院，再由各部门组织学习传达，现在则改变为办公自动化系统传送，所有教职工都可以第一时间查阅。减少了中间传播环节，避免了由此产生的时效性延误和准确性偏差，从而提高了落实效率。师生可以有效快速的获取学校的管理决策，参与学校建设和管理。

2.促进高职院校组织结构的弹性化。有弹性的组织结构才有活力和生命力。随着信息技术以及校园网络的建设和办公自动化的使用，可以对传统的因部门之间的限制导致工作不灵活，或因为层级的限制导致的繁琐、不便捷等问题进行简化，更及时地应对外界的需求与变化，促进组织结构向弹性化发展，提高行政管理的灵活性，满足师生个性化和多样性的需求。[3]以湖南商务职业技术学院为例，任课教师的成绩登录，必须经过审核方可完成。在办公自动化实施以前，每位教师需要打印成绩，去系部确认盖章，再送交教务处确认审核。办公自动化之后，教师在网上提交审核申请工作流后，流程自动提交给系部审核，审核完成后自动提交给教务部门审核。教师在此项工作中耗费的时间和精力大幅减少。

3.促进高职院校组织结构的虚拟化。办公自动化使得组织突破了层级的限制，并且加速了组织机构的虚拟化。许多院校建设了办公自动化系统，以及各类为完成某一项特定工作任务而设计的业务平台，如教务管理系统、财务管理系统、后勤服务平台和图书借阅平台等。随着4G技术和物联网技术的发展，各类智能手机和移动终端的推广，微信、OA精灵等APP的广泛运用，师生不需要了解相关行政部门职能并与他们打交道，通过电脑或手机，就可以快速方便的了解或者接收到自己想知道的信息，及时对信息进行有效处理；直接通过系统和各类平台，就可以获得所需要的服务，并对服务进行评价和监督。以湖南商务职业技术学院为例，通过办公自动化系统和教务管理系统，教师可以进行调课、更换教学场地、成绩审核与登录、查阅排课情况、了解学生反馈等，系统承担了绝大部分教学服务工作。

（二）促进决策科学

1.提高决策的时效性。通过办公自动化系统可以快速接受上级单位的文件和信息，为领导决策提供依据；可以保存和传送重要的纲领性和制度性文件，方便领导随时查阅，为决策提供信息支持。在办公方面，实现了收文、传阅、办理、拟文、归档和立卷等自动化处理和办公信息的快速查阅，加快了办文速度，缩短了办文时间，减少了差错，从而提高了决策的时效性。

2.提高决策的准确性。信息是决策的基础。在办公自动化条件下，信息的接收、输入、加工、发送和输出都可以依靠计算机进行，信息的接收更为准确及时、查阅检索更为便捷、统计更为精准智能、输出更为有效。通过办公自动化系统和各业务平台，信息的收集面更广，传输速度更快，建立健全了数据库。高职院校领导在决策时可以通过数据库准确、及时的获取反映学校各项工作当前情况的信息，从而提高决策的准确性。湖南商务职业技术学院以办公自动化系统和各业务平台对接下提供的完整全面的办学信息（比如师资情况、学生情况、住宿情况、资产情况、图书情况等），为校领导做决策提供了信息支持，提高了决策的准确性。

3.提高决策的严肃性。办公自动化系统的使用，使得决策程序进一步严格和规范。办公自动化条件下，计算机化的决策程序，一方面，只能按照设计好的步骤走，严格守则；另一方面，又可以保存下完整的决策过程和结果，便于日后的监督、评价。在给决策者主控权的同时，避免了决策的随意，保证了决策的理性，提高了决策的严肃性。湖南商务职业技术学院办公自动化系统中设计的内部请示流程，包括申请、部门审批、其它部门/教研室/个人会签、院领导批示和部门处理等步骤，有其半自动的灵活性，又有其只能依流程进行的严格性。通过流程，可以清晰的了解职能部门的诉求，相关业务部门或个人对此事的评估，院领导的最后决策。这一决策过程可以长久保存，并且清晰明了，方便了日后的查阅、监督和评价。

（三）提高行政管理质量

1.促进行政管理规范化。完全依赖人工操作和执行的行政管理工作，随意性较大，缺乏规范性。高职院校办公自动化系统的建立与使用，使许多行政管理的过程设定为信息流动的过程，借助信息平台进行处理。由于流程的既定化、执行过程的可视化、决策结果的可追溯性，避免了人工操作的随意性，使行政管理进一步规范。湖南商务职业技术学院在未使用办公自动化系统以前，合同的审批常常出现流程签批顺序随意，签批流程不到位等现象，有些合同签批由于未按照规定请相关职能部门监管而导致决策不民主、不科学，程序不到位，信息流通不畅等问题，影响相关工作。使用办公自动化系统以后，合同必须按照既定流程，由业务部门、纪检部门、财务部门、相关领导和主要领导签批，极大的规范了合同签批程序。

2.提升行政管理灵活性。办公自动化系统的建立和使用，使教职工都可以通过办公自动化系统进行管理工作。一方面，信息的公开和共享使得教职工可以知悉学校资源（如会议室、教室、办公用品、图书等）的使用情况、申请的要求和步骤，避免信息不畅带来的重复申请与反复走访，提高了办事的灵活性；另一方面，网络化办公消除了对办公时间和场地的限制，手机端的使用提供了更多，方便了领导出差、教师培训、下企业锻炼及辅导实习实训、多校区办公等情况下的行政事务处理，专职教师在家即可提交行政审批和申请，提高了行政管理的灵活性。

3.提高行政管理效率与水平。办公自动化系统的建立和使用，突破了行政管理工作对时间和空间的要求，加强了各职能部门之间的信息共享；许多计算、统计数据都可以由计算机自动生成，并在审核时自行筛选排他性（如已经有会议申请的会议室，其它部门将无法通过系统申请）；收发文、内部请示报告等可以通过系统一健提交，避免了送达、转交、传递等过程中的大量劳动；学生的缴费、宿舍申请、图书借阅、成绩查询等都可以通过专业平台实现，提高了管理效率和水平。另外，减少了纸张的使用和手工作业，基本实现了无纸化办公，节约了资源。

上述为办公自动化系统的使用对高职院校行政管理的积极影响。目前，高职院校办公自动化也还存在一些问题，主要包括：（1）部分管理者缺乏必要的计算机素养和操作能力、不熟悉办公自动化的操作流程、信息筛选评价能力差；（2）信息建设的统筹规划不够，信息技术发展速度快，在不断调整更新中影响系统的使用；（3）各业务平台和办公自动化系统之间存在信息不共享，或者共享不完全的情况，影响了办事流程的进一步优化。因此，在智慧校园背景下，办公自动化要进一步加强平台之间的整合，促进教育教学资源的共建共享，使师生可以在智慧校园的服务中获得更多教育信息与学习信息，提供个性化学习服务；促进各类资产与物资的信息化管理、分配、统计，使信息服务融入各个应用和服务领域，实现互联与协作，为师生提供更好的保障服务；增强信息的储备、统计、保存、利用，使得信息资源在学校发展与决策中发挥更重要的作用。

[1]王赟.办公自动化对高校行政管理的影响[J].湖北广播电视大学学报，2010（1）：111-112.

[2]黄荣怀，张进宝，胡永斌，等.智慧校园：数字校园发展的必然趋势[J].开放教育研究，2012（4）：12-18.

[3]黄生春.办公自动化在新建本科高校中的应用研究——以三明学院为例[D].泉州：华侨大学，2013.

[责任编辑 李漪]

湖南商务职业技术学院院级课题“智慧校园背景下高职院校办公自动化对行政管理的影响——以湖南商务职业技术学院为例”（项目编号：1508）

谢姣，女，湖南商务职业技术学院助理政工师，硕士，主要研究方向为高职教育、思想政治教育。

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1674-7747（2017）02-0051-03