核电文件档案管理研究评述

2017-01-28徐拥军李晶伟中国人民大学信息资源管理学院

浙江档案 2017年3期

徐拥军李晶伟/中国人民大学信息资源管理学院

1 引言

我国核电发展战略正从“适度发展”向“积极发展”转变。本文梳理了国内外核电文档管理研究的进展与趋势，希望为我国建立严密科学、有效运作的文档管理体系提供理论指导，并对加强核电企业项目管理信息沟通、确保核电站建成后的安全运行与后期维护等提供借鉴。

2 主要研究成果

2.1 核电文档的价值与地位

“档案是人类对凭证信息的合目的性控制”，本质上具有“工具价值”和“信息价值”双重属性[1]。目前关于核电文档价值的研究基本聚焦于文档的工具价值和信息价值两方面，但主要侧重对核电文档控制性工具价值的研究。

第一，核电文档是核电企业运行管理的基础。韩季红[2]认为，“在现代企业制度条件下，核电站项目管理通常都采用合同承包的方式……以合同为主的文档材料成为一切管理活动的基础。”方晶贵[3]指出，“核电项目中的文档因其相当于项目管理活化石的作用而受到高度重视，核电文档管理的好坏不仅影响项目当前的管理效率，对后续核电厂的运营也具有非常重要的参考价值。”第二，核电文档是核电企业内部控制、质量安全的保障。赵惠君[4]、范艳秋[5]、益文[6]都指出，核电文档在核电质量管理、成本控制、进度控制、资金控制、信息安全控制、知识产权控制、项目经验的总结、项目管理水平等方面的地位非常重要。戴法[7]指出，文档管理系统具有自动控制和提醒催促回收功能，是保证质量的第一道防线，可以保证项目进度并避免质量事故发生。第三，核电文档是核电企业法规遵从、活动合规性的证明。苏博[8]认为，核电文档管理具备可追溯性特点，可通过流程报告查看核电项目流程的历史路径和进度，提供活动合规性证明。姚雪琴[9]指出，核电文档“为核电站的技术改进提供可追溯性的原始记录，为核电站的安全运行奠定必不可少的基础。”第四，核电文档是核电企业保存组织记忆和提升竞争力的有效工具。Marlisa、Pelzers、Straatsma等[10]介绍了荷兰国家档案馆（RAG）要求荷兰一个即将关闭的核电站——Dodewaard核电站（KCD）保留好记录，并在适当的时间将相关文档记录及时移交荷兰档案馆，这是西方国家保存核电组织记忆的有力举措。杨茹[11]认为，对于核电文档而言，应该实现从第一价值、第二价值到证据价值、记忆价值的转变，从企业组织记忆视角来看待核电文档价值。许佳[12]指出，核电档案对提升核电企业核心竞争力具有重要意义。

2.2 核电文档管理存在问题及原因

目前核电文档管理在文档控制、监管、服务等环节存在问题，主要包括：核电文档管理程序体系不完善[13]；核电文档管理组织机构设置不合理，文档管理部门和项目部文档管理人员的职责分工重复，不利于管理水平的提高[14]；核电文档管理管控措施不到位，核电文档过程管理缺失[15]；核电文档管理信息系统需要改进；高水平综合性核电文档管理人才不足，等等。究其原因，一是核电文档本身的特点使管理难度增加。二是核电文档管理法规标准不健全。三是未从流程优化的角度理顺核电文档管理体系。目前核电文档管理研究的内容涵盖了全生命周期文档管理模式、文档一体化以及文档管理系统模型等各个方面，为在我国开展核电文档管理提供了理论指导，但在项目管理中文档管理流程优化方面的研究较少[16]。

2.3 加强核电文档管理的策略

第一，运用先进的核电文档管理理念。一是文档一体化理论。在我国30余年的核电发展过程中，文档管理思想深受“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的影响[17]。应突破传统文档管理理念，把以文档为中心的资产管理系统理念转向以数据为中心的系统理念，并构建涵盖核电工厂生命周期所有阶段数据和信息的高级配置管理信息系统CMIS[18]。二是“大档案”管理理论。张东强[19]指出，岭澳二期项目“大档案”管理理念的提出，便于更好地发挥文档服务和文档管控两项职能、加强源头控制和前端介入、集中整合资源。三是知识管理理论。可以构建核电档案数字化知识管理系统，以数据管理和内容管理为关键，以知识积累为目的，以利用为目标，实现文档信息的互联互通互换和全面统一的数字化管理[20]。四是项目管理理论。核电工程文档管理系统设计的逻辑起点应该是项目，项目视角下的文档管理系统在工程文档、数据的获取和共享方面具有得天独厚的优势，能更好地满足核电工程文档管理的实际需要[21]。

第二，健全核电文档管理程序体系。一是宏观上自觉适应企业文档管理通用性法规标准。核电企业档案部门必须收集和掌握国家文档有关法规和行业规范，并结合核电文档管理实际，制定程序和制度，使企业档案管理工作实现规范化、标准化[22]。二是中观上构建完善的企业内部文档程序体系。以合同为依据，以法规、标准为参考，以质保大纲和文档管理大纲为基础，以管理程序为主干，以管理手册为落脚点建设四位一体程序体系，实现对企业内部文档的有效控制[23]。三是微观上制定规范性的分类体系和编码体系。成功的、适应性强的文档分类模式是核电企业实现核电规范化管理、支撑核电业务顺利开展的重要工具，是核电企业进行信息交换和实现信息资源共享的重要前提，是核电企业开展信息化建设和构建核电数字档案馆的重要环节[24]。针对目前各个核电站编码各自为政的问题，应制定统一标识系统，以免给后续文档管理带来麻烦[25]。

第三，优化核电文档管理流程体系。一是理顺核电文档管理组织机构。为实现对核电文档横向和纵向的有效控制和管理，核电文档管理组织机构遵循“统一管理，分级管理”的基本原则，设立专门的核电文档管理中心统筹整个核电文档管理工作，但在具体实施过程中各个核电站又各有特色。许佳[26]以桃花江核电站为例，探索建立管控有力的文档工作协调机构；施千里、谢石香[27]则以福清核电项目为例，探索了联合文档管理中心模式在核电示范项目中的应用。二是建立基于全生命周期的核电文档管理优化模型。方晶贵[28]以核电项目和文档管理全生命周期理念为出发点，建立了基于全生命周期的文档管理优化模型，同时运用该模型对X公司文档控制、文档监管、文档服务等方面存在的问题进行优化，并给出具体的优化方案。

第四，强化核电文档控制体系。赵惠君[29]以红沿河核电为例，认为应当结合项目控制需求，建立并实行将文档工作纳入计划管理、纳入合同管理、纳入项目管理、纳入质保管理及纳入绩效考核的“五纳入”管控机制，对核电项目文档实行全过程管理，提升核电企业文档管理质量及水平。

第五，创新核电项目档案验收工作。一是实行分阶段的核电档案验收模式。新形势下，如按照整体验收模式来组织核电工程项目档案验收存在诸多问题，而实行作为国家重大建设项目档案验收策略体系重要补充的分阶段验收模式，能够实现安全管理、环境管理、技术管理、质量管理、进度管理、投资管理[30]。二是坚持过程控制的核电项目档案验收理念。应坚持档案验收事前策划、事中分析、事后总结的过程控制验收理念[31]。三是细化与创新核电档案验收操作方式。实施《重大建设项目档案验收办法》时，评分对象应该包括组织管理、档案安全、案卷质量三个模块；应设置合格线，并坚持总分和单个模块的分数同时合格才能通过验收的原则；应坚持定性与定量相结合的原则[32]。

第六，提升核电文档管理信息化服务水平。核电文档管理具有动态性，国内外研究者对核电文档管理信息系统表现出极大的兴趣，都强调核电文档管理系统在收集、管理、利用核电文档中至关重要的作用。与我国研究者不同的是，国外研究者更加关注核电文档系统的安全性、信息共享、电子文件格式、数据收集质量等微观具体方面，针对性较强，而国内研究者主要关注核电文档管理信息系统构建的指导理念，研究较为宏观。

第七，加强对新类型核电文档管理的研究。一是加强对新型载体核电文档管理的研究。岳振兴[33]、查凤华[34]、李奕奕[35]、任红[36]等都强调了核电照片档案的重要性，并对进一步做好照片档案管理提出一系列建议性措施。二是加强对海外核电项目文档的管理。开展海外核电建设项目文档管理时，要考虑到业主国基础设施、政策法规、宗教习俗等方面的情况，加强对业主国法律法规、制度等的研究，并提高管理人员的基本素质等[37]。

第八，加大对综合性核电文档管理人才的培养。在核电文档案管理过程中要打造高素质的管理人员队伍[38]，人员应该具备较硬的政治素质、较高的道德素质、较强的专业素质[39]。

3 研究成果评价

总体来看，目前研究内容较为丰富，对核电文档及文档管理的内在规律性认知都取得一定成果：一是对核电文档的功能定位、重要价值及实现方式都做了初步性探索；二是对新类型（包括新型载体核电文档和境外核电文档）核电文档进行了前瞻性研究；三是对核电文档管理的程序体系、组织机构设置、控制体系、管理信息系统、人才要求等方面都进行了发散式的研究。同时也呈现出国内研究多于国外研究，实践业务性研究占据主导地位、理论性研究不足，研究主题较为分散、文档管理研究系统性较差等特问题。现有研究的不足主要包括以下几点。

一是研究深度不够。目前研究性文献仅有4篇，其余都是观点性文章，研究主体主要是业务实践人员，研究对象多而不专，研究内容也多是核电文档管理经验式的介绍，大都从宏观角度泛泛而谈研究者所在核电机构文档管理的做法，文章设计雷同度较高，对核电文档管理中核电文档的功能价值探索不够，对核电文档管理系统泛泛而谈，对核电文档管理理论研究较为匮乏，且有关核电文档管理专门性法规标准的研究较少。二是研究高度不够。目前的研究主要局限于研究者自身所在核电站文档管理存在问题及改进措施，没有从国家、行业顶层设计的高度看核电文档管理；且已有研究涉及核电文档管理组织机构、程序体系、管控措施、信息系统、人才培养等方面，涵盖了核电文档管理控制、监管、服务等诸多环节，研究主题较分散，缺乏系统性共性研究。核电文档管理是一个系统问题，应从战略高度考虑，关注流程体系中各个要素的相互联系。三是研究广度不够。目前研究主要局限于档案学领域，缺乏脱离文档本身看文档的多学科多视角研究的广度，大多数研究者对核电文档管理理论的研究主要集中在“文档一体化”“文件生命周期理论”“前端控制”“知识管理”上，只有极少数研究者尝试从“项目管理流程优化”的视角研究核电文档管理，总体来说研究视角较为受限。

4 未来研究工作的若干思考

一是重视对核电文档信息性价值的研究。目前企业核电文档管理主要侧重于核电文档内部控制的工具性价值，信息性价值研究不足。未来研究应将核电文档信息资源视为企业的重要资产和战略资源，立足于建立高效运转的核电文档信息管理体系、提供有效文档信息支持的高度进行研究，以期从整体上提高核电项目管理水平和核心竞争力。

二是加大对核电文档内在规律的研究。核电文档作为核电企业的专门文档，具有特殊性和内在规律性。未来研究在加大核电文档特点研究的同时，要深入研究核电文档管理内在规律，制定出符合核电文档管理内在规律的工作体制、政策、规划、体系、流程等。

三是加强对核电文档管理法规标准体系的研究。目前关于核电行业文档管理的法规标准数量较少，难以满足核电文档管理的现实需求。未来研究要通过文献调查与分析，收集和整理国际、国家和行业有关文档信息管理标准，梳理适用于核电文档信息管理的各项法律法规、规章制度及国际标准、国家标准和行业标准，推动核电文档管理法规标准不断完善，最终建立起信息化环境下文档信息管理标准体系总架构。

四是研究基于项目管理流程优化视角下核电文档管理体系的构建。目前核电文档研究主题较为分散，且关于核电文档管理的流程优化研究比较少。未来研究可借鉴ISO9001《质量管理体系要求》中对管理体系文件的要求，建立以质量为中心的文档管理体系，包括核电文档管理程序体系、流程体系、控制体系，促进核电文档案管理体系向规范化、程序化的方向发展，使核电项目资源得到优化配置、项目进度得以合理推进、项目目标达成更有效率。

五是研究个性化与共性化相结合的核电文档管理案例。由于每个核电站的具体情况不同，核电文档管理模式存在较大差别。目前研究主要侧重于对单个核电站文档管理经验的介绍以及核电文档管理某些方面的优化，但个案研究不够深入，不能成为严格意义上的个案研究素材。未来研究要持续深入个案追踪，可通过问卷调查、深度访谈，以及对核电文档案系统的调查与体验，了解具体个案当前核电文档信息管理工作的现状，剖析存在问题与原因，提出相应的改进对策。同时从宏观顶层设计视角探索我国核电文档管理的共性化问题，以个性化和共性化相结合构建核电文档管理案例库，为其他核电站的文档管理提供理论指导和实践借鉴。

六是研究信息资源管理、知识管理、大数据理念在核电文档管理中的应用。未来研究应结合云计算、大数据和移动网络技术，将先进的理念、技术、方法及模式应用到核电文档信息资源挖掘中，推动核电企业实现技术创新，提升风险管理水平，实现偏差检测、预警响应的智慧化管理。

七是推动理论与实践双向互动的核电文档管理联盟的建立。目前核电文档管理研究以核电公司的“实践派”为主，在开展研究的过程中他们与高等院校的“学院派”互动不足，致使研究缺乏理论深度。未来可由中国档案学会企业档案学术委员会和中国核能行业协会等组织牵头，推动理论与实践双向互动的核电文档管理联盟的建立，在优化“实践派”研究的同时，吸收更多优秀的“学院派”参与进来，实现理论与实践双向互动，推动核电文档管理深层次、纵深化的研究。此外，针对各个核电站之间核电文档管理各自为政、共享机制不足思维问题，可通过联盟进行协调，由联盟制定相关规范，在保护知识产权的同时，鼓励各个核电企业共享文档管理经验。

注释与参考文献：

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