浙江省档案局贯彻落实《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》的实施意见

为贯彻落实《浙江省人民政府办公厅关于印发浙江政务服务网电子文件管理暂行办法的通知》（浙政办发〔2017〕4号，以下简称《办法》）和我省深化“互联网+政务”建设有关要求，服务我省“最多跑一次”改革目标，规范和优化政务服务办理及电子化归档工作，落实好《办法》对档案部门提出的职责任务和工作要求，现提出以下意见：

一、充分认识做好政务服务网电子文件归档管理工作的重要意义

政务服务网建设是浙江省各级政府转变职能、简政放权、优化服务的重要平台和抓手。随着浙江政务服务网平台在全省的推广应用，在平台上形成积累了大量电子文件。这些电子文件是国家信息资源的重要组成部分，具有重要凭证和长久查考价值，是行政机关依法履职、依法行政的重要基础，对于维护企业和群众合法权益具有十分重要的意义。同时，与传统文件材料相比，政务服务网上形成的电子文件具有易改、易损毁、环境依赖性等特点，这些海量电子文件如不及时归档保存，随着数据不断积累、平台升级更新，其真实、完整、可读和长久保存将面临挑战，对各行政机关业务开展和政务服务网可靠、持续运行造成影响。做好政务服务网电子文件归档管理和共享利用工作，也是推动政府部门开展行政权利和服务事项网上办理，简化手续、优化流程，变“人跑腿”为“数据跑腿”，推进“最多跑一次”改革的重要基础。各级档案部门要从对历史负责和为大局服务的高度，充分认识做好政务服务网电子文件归档管理工作的重要意义，切实从思想和行动上统一到服务省委、省政府这项重要工作部署上来。

二、将政务服务网电子文件的归档管理工作纳入各行政机关业务办理和档案管理的职责要求

政务服务网上办结归档的电子文件是各行政机关依法履行职能的重要依据性材料。各行政机关应按照档案法律法规和《办法》等规定，依法履行好政务服务网电子文件归档管理的主体责任，将政务服务网电子文件归档管理工作纳入各行政机关的业务办理和档案管理要求，加强组织领导，明确电子文件和电子档案管理职责。各行政机关在政务服务网上形成、办理、归档、接收、保管、利用电子文件的过程中，应当采用符合标准规范的文件格式，采取电子印章、时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施，确保电子文件的真实、完整、有效、安全。各行政机关应当按照国家有关文件材料归档范围和保管期限的规定，制定本单位在政务服务网及自建政务平台上文件材料的归档范围和保管期限要求，报同级档案行政主管部门审核确定，并做好政务平台的电子文件归档范围配置工作。对属于归档范围的电子文件，各行政机关应当及时在政务服务网或自建政务平台上进行办结归档，定期导入本单位自行开发或国家综合档案馆统一建设的电子文件管理系统，并由本单位档案部门负责管理。对于属于国家综合档案馆接收范围的政务服务网归档电子文件，各行政机关应当按照《电子档案移交与接收办法》的要求，自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交；对于暂不具备电子档案安全保管条件的单位，经国家综合档案馆同意，各行政机关可在电子文件向本单位档案部门归档的同时，开展移交进馆工作，并及时办理移交进馆手续。做好政务服务网归档电子文件的开放鉴定、共享利用等工作，按照办理事项进行逐项梳理，按照省有关规定明确其共享利用的范围和条件。

对于行政机关在浙江政务服务网外自行建设的、与浙江政务服务网以数据交换方式连接的电子政务系统，其电子文件可从电子政务系统直接归档至电子文件管理系统，或汇交到政务服务网后进行统一归档。对于行政机关自行开发的电子文件归档管理系统，功能需求应符合档案行政管理部门的标准规范，并与国家综合档案馆的电子文件归档移交统一平台做好技术对接工作。

三、加强对政务服务网电子文件归档管理工作的组织领导和监督指导

各级档案行政管理部门要结合智慧档案和大数据建设工作，积极争取同级党委、政府重视和支持，完善档案信息化顶层设计，加强对政务服务网电子文件归档管理工作的组织领导和监督指导。要根据国家和省有关统一要求，加快制定和完善政务服务网电子文件归档接收、移交进馆等配套业务技术规范和工作制度。要督促指导各行政机关按照国家和省有关规定，积极借鉴省级业务主管部门的做法，以各行政机关的权力清单和责任清单为基础，明确行政许可等业务文件材料的归档范围、保管期限和共享利用要求，并做好审核确认工作。要完善工作推进机制，将政务服务网电子文件归档接收、保管利用等工作纳入同级政府对各行政机关考核要求，并会同有关部门加强督促检查。要积极组织开展本级政务电子文件归档管理工作试点，推进本地区政务服务网电子文件归档和电子档案接收工作。今年各地要在调研基础上，选择2-3家信息化基础较好、行政许可职能相对较多的行政机关开展政务服务网电子文件归档和电子档案接收试点工作。要切实做好《办法》实施的宣贯培训工作，分层次、分批开展政务服务网电子文件归档管理相关业务技术培训。

四、加快推进各地政务服务网电子文件管理统一平台建设

各级国家档案馆是电子档案的长久保管机构。根据《办法》规定，各级国家综合档案馆负责建设本级政务服务网电子文件统一平台，促进电子文件接收归档、长久保存和共享利用。各级国家综合档案馆要结合大数据示范工程实施、数字档案馆建设和馆室一体化等工作，积极争取公共数据和电子政务工作机构支持，加强与政务服务网平台的项目对接和技术衔接，做好政务服务网电子文件归档接收、长久保存和共享利用等统一平台项目的申报、实施工作，加快建设电子文件归档接收系统、虚拟档案室平台、电子档案长久保存系统、电子档案共享利用和数据交换平台、电子档案登记备份系统等政务服务网电子文件管理配套项目，确保本地区政务服务网电子文件管理工作的顺利实施。对于自身技术力量不足、不具备统一平台研发能力的县区国家综合档案馆，可采取在省市已有软件基础上二次开发等方式进行建设。今年省档案局将选择在衢州等市开展统一平台建设和归档应用试点；其他市县区也要加快统一平台建设步伐，做好统一平台项目建设的前期对接和立项准备工作。