兰台如医

文·海燕

兰台如医

文·海燕

大学毕业到档案局工作，一晃就是20年，20年来一直从事档案接待利用工作。干的时间越长，越觉得这份工作跟医生很相近。因为档案的接待利用也要像中医诊断病人一样“望闻问切”，也要有医者仁心和精湛的技术。

首先，档案的接待利用工作要有“望闻问切”的基本功。所谓“望”就是从查档者衣着、形象、神态等，初步判断出他们查找哪方面的档案，是学籍，还是职级，还是工作查考？一般工作查考是单位的档案员或者工作人员，查阅职级问题一般是中年以上，遇到提拔或者职称晋升才会用到，而查阅学籍或招工、下乡之类的档案，一般是为解决自己的学历、工龄问题的个人……如此等等，有了初步判断，下一步到哪个全宗去查找，自己先有个谱。“闻”，就是要耐心地倾听查档者的诉求，通过初步的交流弄清楚他们想要查找的问题，进行初步的判断。然后是“问”，就要问清楚查档者没有说到提到的一些线索，像医生一样，问得越清楚，对病情的判断越有利，越利于下一步的查找调卷。“切”就是把握以上情况和线索，综合判断他们要查找的档案资料到底去哪个全宗、用什么检索方式查找。就像医生该开处方了，需要用什么仪器去检查、做什么治疗、开什么药一样。

其次，档案的接待利用工作要有如医者的仁心。到档案馆来查阅档案资料，一般都是遇到了需要解决的问题，不论是个人待遇问题，或者是职级问题，或者是学历证明、工龄续接问题，还是学术论文写作中需要补充资料，都是来寻求我们帮助的。所以，我们要用如医者的仁心，耐心、细心、诚心地为每位利用者查找所需的档案资料，尽量满足他们的需求。

耐心，就是尽可能做到在工作中不与所查的档案资料擦肩。曾有县区的两个年轻人，想帮他们的祖父查找1998年左右填写的享受劳模待遇的审批表，要求查阅1994年其祖父被评为“优秀拔尖人才”的有关表彰文件。我在目录数据库中输入“拔尖人才”作为关键词，并未查找到表彰文件。但我注意到审批表上三个不起眼的手写的小字“地劳模”，便以“劳模”、“劳动模范”为关键词搜索，只查到会议记录中“审定地区职工劳动模范名单”的一条记录，确实有其祖父的姓名，但不是正式表彰文件，不能作为享受劳模待遇的依据。我便顺着“职工劳动模范”的线索，查找到地区工会档案中的“地区职工劳动模范审批表”，但当时填报的名字和现在身份证上的名字不一致。最后终于从行署文件中查到“关于表彰地区职工劳动模范的决定”，并为其出具证明。他们被我们的耐心细致、不厌其烦而深深感动，一直说我们比他们还耐心。我告诉他们，这对我们来说很平常，因为这是我们的职责。

细心，就是不放过每一个细小的线索，也不被假象所迷惑。有一次，一个单位的工作人员带着文号来查找他们的机构编制文件，通过计算机检索文件编号，找到文件却不是他要查找的。他说文号没错，是从另外一个文件上抄下来的。我又换了关键词检索，查到了他所需要的文件，但文号与他提供的差了一个数字。所以，在平时的利用中，我们还要细心地去拨开迷雾、去伪存真，留下有用的线索，多方查找，才能查找到真正有用的文件。

诚心，就是像对待自己的亲人朋友般对待每位利用者，如医者以人道主义精神抢救病人一样，竭尽全力去为利用者查找。有一分希望，则百分努力，而不是简单地就回复“没保存”、“查不到”。要从相关的全宗、或者职能相近的全宗、上级主管部门查找，自己多跑些腿，多费些时间，锲而不舍地顺着蛛丝马迹深入查找，有时确实能找到所需档案。即便是自己馆内没有，也要耐心细致地解释清楚，必要时建议“转院”，到有关部门去查找。这样，即使查找不到，利用者也会心存感激。曾经有几位被精简下放的老同志来查阅有关资料，我们尽心竭力为他们查找，虽然最终没有找到他们需要的登记表，但他们被我们的热情服务所感动，一直说“我们跑了那么多部门，没有一个部门像你们档案馆一样热情的。”纵使我们不能帮助他们，也要给与温暖。

最后，接待利用工作要有如医者的精湛技术。接待利用工作，看似简单，貌似中学生都会做，其实，真的沉下心去做，却有好多学问，有干好和干不好之分，犹如有良医也有庸医。良医者，药到病除。接待利用做得好，也能快速准确地检索到所需的档案资料，使利用者满意而归。庸医者，则是马马虎虎，甚至加重病情。档案利用如是，如果只是寥寥草草地查找，找不到所需资料又没有耐心地解释清楚，难免使利用者满腹怨言而去。所以，平时练好基本功非常重要，熟悉掌握馆藏情况和检索工具情况，哪个全宗有什么职能，有什么检索工具，在哪个库房存放，用什么检索工具能最快最准确地查到档案。并且随着时代的发展，计算机技术的普及和在档案管理中的应用，还要熟练使用计算机和档案管理软件，以便建立目录数据库及数字档案馆，从而及时快速精准地查找档案。基本功扎实，就能在最短的时间里调阅档案，节约利用者的宝贵时间，提高我们服务的满意度。

这就是我们，在档案系统像医者一样尽心尽力帮助需要帮助的人。当然，我们的付出也终会有收获。当我们看着留言簿上一句句感谢的话语，接到一个个反馈的电话，看着一个个满意而去的背影，我们也会涌起“帮助别人，快乐自己”的成就感，如医者看着一个个治愈出院的病人而欣慰。记忆特别深刻的是泰安的一位80多岁的老年妇女，解放前参加革命，因找不到相关佐证材料，相关待遇一直得不到落实，抱着试试看的心情来到菏泽市档案馆。我们经过耐心的查找，从革命历史档案中找到了一份“工作人员登记表”，其中有她的名字，记载了其参加革命的时间。老太太激动地说：“这可解决了我的大难题了。要不是看你年轻，我就给你跪下谢谢你了”。看她如此激动，我也为能帮助她而感到由衷的高兴。

兰台如医，有苦有乐。我们或许不会惊天动地，但有些人却可因我们小小的帮助而解决大问题，纵使苦累，无怨无悔！

（作者单位：菏泽市档案局）