试论公共信息资源视角下馆藏档案的开放鉴定

文·汪润琦

试论公共信息资源视角下馆藏档案的开放鉴定

文·汪润琦

公共档案馆建设的开展使档案馆馆藏的开放问题再次成为议论的焦点。馆藏档案开放鉴定工作滞后、开放程度低是目前我国的真实现状，究其原因，没有明确馆藏档案的公共信息属性是根本问题。馆藏档案是公共信息资源的重要组成部分，向公众开放提供利用是其最终的形态，开放鉴定是馆藏档案的公共信息价值的发挥起到决定性做用，加强档案开放鉴定工作势在必行。

档案开放 开放鉴定 公共信息资源

随着“五位一体”公共档案馆建设的开展，馆藏档案的开放问题成为焦点。然而，就目前来看，我国综合档案馆档案开放鉴定工作进展不容乐观。公共档案馆建设如火如荼，许多综合档案馆将美国、英国等发达国家的档案馆作为学习借鉴的目标，引进新兴技术开发各种档案服务利用工具，然而却选择性的忽视了国外公共档案馆高达90%的馆藏档案开放度。

究其原因，档案工作者对馆藏档案公共性认识的不足，对鉴定工作在档案公共性价值实现中的重要性的忽视，是造成目前档案开放鉴定工作效率低下的主要原因。明确馆藏档案的公共信息资源属性，肯定其开放的必然性，是做好开放鉴定工作，真正意义上的发挥馆藏档案公共性价值的基础。

一、从公共信息资源角度看档案开放的必然性

档案作为公共信息资源的组成部分，也必然满足公共信息资源对于公共性的要求。公共信息资源，即“所有公共部门生产、采集、加工、组织的，进入公共领域，为公众公开利用的，反应和维护公共利益活动的信息集合及其他相关要素。”[1]

（一）开放是档案作为公共信息主体的属性要求

公共信息资源与其他信息资源的本质区别，在于其明显的公共性特征。不论是具有纯粹公共物品属性的信息资源，还是准公共物品属性的信息资源，目的都是为了满足不同范围的公众信息需求。[2]档案馆内保存的档案，存在已经开放的部分，即公共信息资源，以及处于保密期的准公共信息资源。未开放的部分理论上自形成之日起满30年也将向社会开放，最终成为公共信息资源。因此，馆藏档案最终都将成为公共信息资源，具有公共性特质，面向公众开放，满足公众信息需求，维护公共利益。馆藏档案作为公共信息资源的重要组成部分，开放是其基本属性的要求。

（二）公开是档案馆作为公共信息管理主体的职责所在

公共信息资源管理的主体，应当代表公共利益，根据公众的信息需求，准确、及时、效率地开发并开放公共信息资源为公众提供服务。公共信息资源管理主体对公共信息资源的管理，其核心是合理配置资源，提高资源利用率，促进全社会的信息共享。档案馆的公共信息资源管理主体地位，是《档案法》规定的，“档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。因此档案馆需要履行作为管理主体的责任，即开放符合规定的馆藏档案信息资源，满足公众需求。[3]

（三）获取是公众作为公共信息所有者的基本权利

公共信息资源的公共性特征，决定了其所有权应归全体公民，即公众有权利无偿获得和使用公共信息资源。公民的知情权以及政府信息公开等都只是所有权的具体表现形式。[4]因此，馆藏档案的最终所有权应是属于全体公民的。公众有权力对满足开放条件的馆藏档案提出利用申请，档案馆也有义务将馆藏档案开放。开放是对公众权利的保证。

二、从公共信息资源管理角度看档案开放鉴定工作的重要性

档案开放鉴定，又叫做档案划控鉴定，是指档案馆馆藏档案对社会开放范围的鉴定，主要的任务是区分馆藏档案中那些可以开放，那些要控制使用。[5]档案开放鉴定工作，决定了馆藏档案的开放范围与程度，进而影响档案价值的发挥以及对于公众需求的满足程度。

（一）档案开放鉴定维系公共信息资源的系统完整

各类公共信息资源的全面收集和积累，是建立一个门类齐全、系统有序的公共信息资源库的前提条件。获取馆藏档案作为基础库藏将极大程度的丰富并充实公共信息资源库。其一，从信息内容来说，馆藏档案横向涉及包括政治、经济、文化、军事等各个领域的信息资源，纵向时间跨度可以有几千年；其二，在所有门类的公共信息资源中，政府信息资源是权重最大的组成部分，而馆藏档案则是政府这个强有力主体积极主动系统收集和管理的唯一门类的公共信息；其三，馆藏档案所遵守的全宗整理原则维护了政府机构形成的各类档案的系统性与完整性，进而扎实了整个公共信息资源库藏。[6]

然而，馆藏档案中存在处于保密期限的未公开档案，虽然其最终形态是开放的，但目前仍无法进入公共信息资源体系之中。档案的开放鉴定工作，就是将馆藏档案中的准公共信息资源转变为公共信息资源的过渡性工作，进而充实公共信息资源库藏，最终达到提供高效服务的效果，是公共信息资源管理的奠基性工作。

（二）档案开放鉴定奠基公共信息资源的管理基础

公共信息资源管理是“围绕公共信息资源的供给与需求而展开的信息收集、加工、存储以及发布、服务和沟通等活动的统称”，“最终目的是实现信息资源的合理配置，使公共信息资源得到充分的利用和妥善的保管”。[7]

从公共信息资源管理的定义描述中可以看出，公共信息的管理过程可以分为两部分，基于公共信息本身的内部管理以及面向社会公众的外部管理。档案的开放鉴定工作则是连接两个管理过程的桥梁。馆藏档案中未开放的部分，可以认为是完成了部分内部管理工作的公共信息资源，在保密期限到达之后，经过档案工作者对其内容的鉴定，判定是否可以向公众提供利用，换句话说，就是是否可以继续进行外部管理的工作。

（三）档案开放鉴定提高公共信息资源的服务质量

从概念定义、管理过程可以明确，为公众提供信息资源的利用，维护公共的权益是公共信息资源管理体系建设的根本因素。公共信息资源服务质量的高低，其一取决于系统库藏内信息的数量与质量。公共信息资源库中的信息种类越丰富、覆盖面越广泛、真实性越高，所能提供的服务质量和效率就越高；其二，取决于公共信息资源管理部门是否能够及时地、准确地开放信息资源。只有资源的提供与需求的产生之间相匹配，才能够说满足了公众的需求。

档案是“人们在各项社会活动中所形成的各种形式的具有保存价值的原实记录”，因此能够为公众了解真实情况、维护自身利益提供有效的凭证，是公众所需要的最为理想的信息。档案开放鉴定工作，成为馆藏档案与公众需求之间的纽带，使其能够获得所需要的档案信息，并能够通过这一最真实、权威的公共信息资源维护利益或满足需求，降低了被其他不确定的公共信息所误导的可能，从整体上提升了整个公共信息资源服务的质量。

三、从公共信息资源利用角度看档案开放鉴定工作的完善

档案的开放鉴定工作，是馆藏档案发挥公共信息资源价值的基础，是社会公共信息资源系统发展中重要的一环，档案工作者既要了解开放鉴定工作对于档案馆自身发展的重要性，更要明确其对于公共信息资源系统的构建、对于公众利益的维护的重要意义。观念决定思路，思路决定发展。在明确了馆藏档案的公共信心资源属性的前提下，档案工作者必须要提高档案开放鉴定的工作水平，加强监督管理，改变当前消极、滞后的工作现状。

（一）转变开放鉴定工作思路以优化机构“公共服务”

开展档案开放鉴定工作，要明确档案公共信息资源，是属于公众的财产，档案工作人员作为其管理主体要以公共信息资源管理主体的标准要求自身，要尽可能的开放档案利用服务满足公众的需求。

1.用户需求是导向

满足公众需求，为公众提供利用，是公共信息资源管理的要求，也是档案工作的最主要的目的。用户需求应是贯穿于档案各个阶段工作之中，档案开放鉴定也不例外。目前，我国各级综合档案馆到达年限的档案鉴定工作滞后，历史欠账过多，导致可提供利用的档案资源少之又少。因此，开展到期馆藏档案的开放鉴定工作“迫在眉睫”。但在实际工作中，面对大量的等待鉴定的该馆藏档案，在选择以何种顺序开展工作时，用户需求是提高工作效果的较为有效的标准。对于有公众需求的，或者是近期内公众关注度高的范围内的档案可以优先鉴定，缩短等待时间，提高鉴定效果。在面对无法依照鉴定标准明确判断的到期档案，工作者主观判断成为影响最终结果的因素时，公众需求应取代责任后果，作为工作者最主要的考虑因素。

2.档案公开是原则

公共性是公共信息资源的本质属性，公开是馆藏档案作为公共信息资源最基本的要求。档案鉴定工作，工作者应考虑其公共信息资源管理者的身份，转变以往的重管轻用，重藏轻鉴的思维定式，以“开放为原则，不开放为例外”为指导思想进行馆藏档案的开放鉴定，真正发挥开放鉴定的作用。公共信息资源只有开放了，才能够为公众所利用，才能够发挥信息服务的作用，发挥自身的价值。

3.时代发展是参照

信息技术的快速发展使得公众获取公共信息资源更加方便快捷，社会自我发育的不断成熟使得公众信息权力意识逐渐增强。时代的发展与公众意识的变革，促使档案开放鉴定工作的完善。因此，档案工作者不仅要加快到期馆藏档案的开放鉴定工作速度，还应跟随时代发展，对于鉴定规则进行相应调整，扩大或缩小开放范围，保证最佳的公共信息资源利用效果。

（二）完善开放鉴定工作制度以维护公众“公共利益”

档案的原始记录性决定了档案的凭证价值，相比于其他公共信息资源，档案能够更好地维护公众的利益。但目前馆藏档案的开放程度与用户需求存在较大的差距，公众无法获得所需要的信息维护自身利益，不仅降低了公共信息资源服务的质量，同时也抑制了公众的需求。

1.制定符合时代发展的开放鉴定规定

目前针对馆藏档案开放鉴定做出相应规定的规章制度，包括《档案法》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》《各级国家档案馆开放档案办法》等，但不论是《办法》还是《规定》，都存在鉴定依据过于模糊、可操作性差的弊端，导致实践上的无所适从以及执行上的混乱。

各级综合档案馆在实际工作当中，必须根据具体情况制定具体细则，包括方法、程序、步骤等都应进行详细地规定。例如青岛市档案馆基于《规定》《办法》所提出要求，结合馆藏档案特征制定的《青岛市档案馆档案等级鉴定办法》，为档案开放鉴定工作提供了有效的参考依据，提高了馆藏档案的开放质量。鉴定规则的笼统将增加档案开放鉴定工作中的主观因素，降低鉴定工作效果，影响馆藏档案的开放。

2.建立开放鉴定工作多主体鉴定方式

档案的开放鉴定工作长期以来都是档案工作者能独立承担的，但对馆藏档案涉及领域的扩大、社会环境的快速变化，使得档案开放鉴定工作的难度也越来越大。馆藏档案的开放鉴定受到政治、经济、法律等多方面因素的影响，一旦鉴定错误，将有可能造成严重后果，这也是导致开放鉴定工作效率低的原因之一。

档案馆在保密协议或其他行为约束条件下，与专业领域的专业人才合作，同时加入档案形成机关的判断，三方共同合作对到期馆藏档案进行开放鉴定，提高开放鉴定工作的效率以及准确程度，进而提高馆藏档案开放质量，优化公共信息资源服务。

（三）提高开放鉴定工作效率以归还档案“公共属性”

公共信息管理机构与公众之间存在的供需关系是影响公共信息资源的利用效果的最主要的因素。档案开放鉴定工作是馆藏档案进入供需体系的“通行证”，开放鉴定工作效率的提高是还原馆藏档案公共属性，满足公众需求的决定性环节。

1.到期档案的鉴定要及时

由于对开放鉴定工作的忽视、鉴定条款的低可执行性、开放鉴定工作的困难度上升等原因，目前各级综合档案馆中存留的未鉴定的到期馆藏档案数量巨大，如果不尽快进行开放鉴定工作，历史欠账将会成倍增加，工作开展也会愈发困难。档案馆的开放鉴定工作应“两条路”同时进行，既不能忽略新到期档案的开放鉴定，也不能减慢对于“遗留问题”的解决。

2.鉴定条款的执行要确实

对于制定并通过的开放鉴定条款应确实的履行，不能受到“收藏论”的影响而忽视规定要求。以1991年1月1日之前形成的有密级的档案来说，依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的要求，“各级国家档案馆保存的一九九一年一月一日后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密”。但在实际工作中，档案馆却并没有按照要求对这部分的历史档案进行解密，在实际工作中经常以保密等原因拒绝公众的利用申请，严重影响公共信息资源的利用效率，变相侵犯了公众的权力。

3.公众需求的获取要实时

公众需求是档案鉴定工作的思想导向，是鉴定工作的最终目标，是鉴定工作的评价标准。因此，应定期分析档案馆的档案利用数据，通过会议、报纸、网络等公共渠道获取实时信息，了解公众需求，并以此制定下阶段的鉴定工作计划和方案，尽可能减小供需之间的矛盾，提升档案鉴定工作的效率。

档案是公共信息资源重要的组成部分，公共性是档案的本质属性。档案工作者在进行开放鉴定工作时，要明确档案的公共信息资源特征，转变工作方式、提高工作效率，最终达到馆藏档案开放度的提高，满足公众的信息需求，维护公众利益。

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[1]傅荣校，叶鹰．公共信息资源管理[M]．北京：科学出版社，2011：17．

[2][3][4][7]夏义堃．公共信息资源的多元化管理体制研究[D]．武汉：武汉大学博士学位论文，2005：118，30，63，31．

[5]刘金霞．档案开放鉴定工作的困境与出路——从档案利用工作的视角[A]．创新：档案与文化强国建设——2014年全国档案工作者年会优秀论文集[C]．2014．

[6]陆阳．论馆藏档案的公共信息资源属性及功能定位[J]．北京档案，2014，（7）：19．

[7]杨玉麟，赵冰，谷秀洁．公共信息资源管理研究综述[J]．图书与情报，2009，（1）：10-16．

[8]王梦．基于信息共享空间理论视角的公共档案馆建设[J]．山西档案，2009，（3）：25-27．

[9]周林兴，王婷婷．基于公共文化服务体系建设的档案信息资源规划研究[J]．档案学通讯，2012，（2）：83-87．

[10]卜鉴民．政府信息公开背景下档案部门公共信息资源社会化共享研究[J]．档案与建设，2009，（9）：19-21．

（作者单位：上海大学图书情报档案系）