新形势下对青岛市基层学校档案工作的调查与思考

文·宋晓彬

新形势下对青岛市基层学校档案工作的调查与思考

文·宋晓彬

为认真贯彻落实省委办公厅、省政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》和省档案局制定的《山东省档案工作科学化管理规范》等文件精神，青岛市档案局和青岛市教育局联合下发了《关于2016年度教育系统档案检查工作的通知》及检查标准。近日，青岛市教育局为全面了解和掌握教育系统档案工作现状，提升基层学校档案工作规范化管理水平，促进青岛市教育系统档案事业科学发展，更好地服务民生和教育教学工作，对局属学校档案工作进行了专项检查，并就基础档案业务等工作进行了调研测评。

此次调研采用听取汇报、现场查看、实地评分和开展座谈等办法对学校档案工作的组织领导、制度建设、设施配备、安全保障、队伍培养、基础业务开展、信息化以及服务利用等方面进行测评。笔者作为青岛市教育系统区片档案协作组组长，参与了此次检查和调研测评，现根据调查情况就基层学校档案管理工作谈几点浅见。

一、基层学校档案工作的现状与问题分析

青岛市教育局现有局属学校34所，包括学前教育、义务教育、高中教育、职业教育、特殊教育和继续教育等，融和了集团化管理、跨区域办学、中外合作、校企联合等多种办学形式。

近几年，先后有5家单位被评为山东省档案管理一级单位，多所基层学校被评为山东省档案管理二级单位。2016年，2所学校参加并通过了山东省档案工作科学化管理测评，3所学校报名并通过了青岛市企事业单位档案管理年度检查。

此次参与测评的学校除了在教学改革、办学特色和专业设置等方面各具优势外，还在档案管理方面非常具有代表性，集中反映了省内基层学校档案工作的现状和问题。

（一）基层学校档案管理工作基本情况

此次专项检查除青岛六中、青岛九中、青岛十五中、青岛十九中和青岛三十九中5所学校因外迁未列入调研范围，其余29所局属学校全部参与。青岛市档案局、青岛市教育局就检查结果下发了《关于局属学校近年档案工作开展情况的通报》（青教通字〔2016〕89号），其中优秀单位12个，合格单位17个。

调查研究显示，青岛市各基层学校认真贯彻《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》和《山东省档案工作科学化管理规范》，切实加强各校档案制度建设，认真做好各门类档案收集、整理、保护，充分发挥了档案作用，取得了较好的利用效果。

1.领导重视，责任明确。所有学校均配备专人分管档案工作，将档案工作列入学校工作计划和单位考核；管理机构完善，网络体系畅通，岗位职责明确。将档案工作纳入学校议事日程，档案经费能满足工作需要。青岛二中分校、青岛工贸职业学校和青岛电子学校等均购置高质量密集架十余列，极大的改善了库房硬件条件。

2.档案库房建设规范。各学校均设立综合档案室，大部分达到三室分开，能够满足当下工作需要。库房设立较为合理，在承重等方面均符合档案专业要求。库房设施配备较为完备，安全防范措施得当。各校均配备符合档案工作要求的消防器材、温湿度测量和调控设备，配备防光窗帘，对有害生物有防范措施。山东省轻工工程学校在改建过程中，在办公用房极度紧张的情况下，仍根据相关文件要求，在临时办公处所设立三室分开的综合档案室。

3.档案人员队伍稳定。档案人员配备齐全，相对稳定。以青岛市教育系统李沧区片为例，自2010年来，仅青岛财经职业学校和平度师范学校因档案人员退休而更换综合档案室管理人员。各校都非常重视档案队伍建设与培养，均设有分级专兼职档案员数名。档案工作人员上岗前根据工作需要，大部分参加过青岛市档案局、青岛市教育局或校内等各级档案培训。例如，青岛五十八中邀请青岛市档案局监督指导二处专家，到校为学校中层以上领导、各处室专兼职档案员进行业务培训。

4.档案制度建立健全。各校均有规范完整的收集、整理、保管、鉴定、销毁等制度，并及时公开公示。根据国家档案局第10令要求，各校均已修订《文件材料归档范围和档案保管期限表》。按照《青岛市中小学校档案分类办法》制定本校档案分类办法，大部分基层学校以正式文件形式将档案编号办法固定下来。在日常工作中，严格按照归档范围和编号办法，对档案进行收集整理。

5.档案收集整理及时规范。各校文书档案、教学档案、学籍档案、会计档案、校舍档案、声像档案、照片档案以及实物档案等门类齐全，归档完整及时，保管规范，无积压文件。在调研过程中，检查组根据各校归档范围和会议纪要、大事记、年度工作总结等现场抽取归档文件，各校均无出现重要文件未归档情况。部分基层学校能实现档案统一集中管理，定期清核统计，做到账物相符。

6.初步开展档案信息化建设。各基层学校档案室均配有计算机、扫描仪等档案数字化设备，大部分学校已完成上一年度永久和定期30年档案的数字化工作，对学校照片、声像档案等进行数字化，并对形成的各类电子档案的备份归档。目前，青岛二中、青岛商务学校、青岛十七中、青岛五十八中和山东省轻工工程学校等学校均已使用专业档案管理软件，进行学校档案目录数据库建设。

7.档案开发利用效果显著。各校均编制目录等检索工具，查阅利用方便，借阅登记及时。作为基层学校，全宗卷建设和编研利用等成果显著，极具行业特色。全宗指南、文书档案、学籍档案、照片档案、声像档案和实物档案等在学校校史馆建设、校友风采征集等活动中发挥了重要作用。青岛一中、青岛二中、青岛三中、青岛五十八中和青岛实验初级中学等在校庆或校史馆筹备筹建中，大量利用学校室藏档案，编研校史材料。此外平度师范学校利用学籍档案材料，为山东省内近五六十人出具人事档案学历证明材料。青岛五十八中利用教学档案，为往届毕业生出国留学出具高中成绩证明百余件，接受外国大使馆函调证明十余次。多位基层档案人员撰写的论文在国家、省级档案杂志上发表。

（二）问题分析

虽然基层学校的档案管理工作已经取得一定成绩，但与上级有关规定和现实要求还存在一定差距。

1.部分学校软硬件配备有待完善。部分学校档案室存在库房面积偏小，后续馆藏力量发展不足等情况。除个别学校采用档案管理专业软件外，大部分学校使用金宏办公系统作为档案管理依托平台，在分类整理、上传速度、附件容量、检索工具等方面均存在一定程度制约，不利于档案收集归档和开发利用。大部分学校均无专业消防报警设施，个别学校档案室未配备应急电源，不利于电子档案收集保存和档案信息化数据保护。

2.档案收集归档标准不一。个别基层学校归档范围存在历史性遗缺，档案管理集中统一性不强。文书档案多年来只重视红头文件的收集，而忽视学校其他重要活动衍生的相关资料，致使一些档案材料留存于各部门，存在档案丢失、损毁隐患。

3.档案业务素质有待提高。基层学校档案工作人员身兼数职，业务繁忙，常常对档案工作无暇顾及。校内档案交接缺少必要手续，特别是在学校迎检等档案利用高峰期间，档案清点不及时规范。自2012年后，教育系统学校档案工作人员未进行系统的业务培训，各区片协调组几乎形同虚设，各校档案队伍人员在交替过程中，业务指导仅限于继承传统，缺乏规范性、科学性指导。

4.数字化建设亟待提高整合。各校档案数字化工作均已开展，但距《山东省档案工作科学化管理规范》仍有很大差距。此项工作时间紧迫，数量庞大，任务繁重，仅靠各校专兼职档案员利用日常琐碎时间进行多年室藏档案的数字化工作，特别是年代久远档案的抢救、保护和数字化等一系列工作，工作难度大，成效低，也不利于后期档案的开发利用。

二、做好基层学校档案管理工作的思考和建议

1.争取领导支持，明确归档范围，加强督导检查。建议由青岛市教育局牵头、青岛市档案局协助，制定《青岛市教育系统文件材料归档范围和档案保管期限表》，供行业参考。各基层学校根据办学特点可在一定范围内修订本校归档范围及保管期限，每年年初将拟收集上一年度档案归档范围报上级审批备案，并将修改原因备注标明。本年年末根据上级备案清单，组成专人对学校档案进行督导检查，促进各校档案管理的规范化。

2.引进专业团队，推进数字化进程，早日实现“互联网+”。对各学校室藏档案进行数字化外包服务，引进专业化团队，对年代久远的档案进行抢救、保护和数字化工作。此项工作将大大缩短各个学校档案数字化进程，改变现有教育系统档案工作信息化滞后的情况，为基层学校档案科学化建设奠定基础，优化在“互联网+”时代档案开发环境，提高档案服务民生的利用效果。

3.重视继续教育，加强业务培训，提高专业素质。制定档案管理人员的“培训工作五年规划”，建议通过网络教学、集中培训、外出参观、区片交流和现场会议等多种业务工作培训形式，有针对性的对教育系统档案工作人员进行业务培训，及时引进先进的档案管理理念，每五年进行档案规章制度、基础知识、行业标准、编研利用等方面知识的循环培训，以避免人员交替、档案业务不熟等原因造成的档案工作损失。

4.加大经费投入，改进软硬件设施，营造档案利用新环境。积极推进档案信息化建设，在室藏档案外包数字化的同时，加强校内档案信息化建设，结合各校的OA办公系统，对基层学校后续产生的档案进行校内数字化，并通过校内档案专用端口实现档案调阅，在各类迎检评比中，发挥档案的编研利用价值。

（作者单位：山东省青岛第五十八中学）