大数据背景下医院档案管理的创新探讨

文·张涛 杨茜

大数据背景下医院档案管理的创新探讨

文·张涛 杨茜

随着计算机科学和互联网技术的快速发展，我们已经进入了一个大数据（BIGDATA）时代。大数据时代下的档案管理工作呈现出与以往明显的不同。就医院系统的档案管理而言，在大数据环境下愈加显现出综合性与复杂性的特征，不仅对硬件设施配备与管理人才队伍建设提出了新的更高要求，而且更是从制度层面对档案管理系统的规范化建设和制度设计提出了新的挑战。大数据的影响与应用，势必引起医院系统档案管理和服务方式的同步变革，这要求我们既要抓好“硬件”（设备设施）升级，又要重视“软件”（管理制度）创新，将大数据思维运用到医院档案管理的实际工作中去，以此为其他工作提供必要的支撑，促进医院医疗服务与管理水平的整体提升。

一、大数据的特征及其对医院档案管理的影响

所谓大数据，是指一种需要新的处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。如今，大数据已逐渐成为主流的信息来源和数据之源。大数据的挖掘和分析既能够帮助政府节约开支、提高公共服务能力和文化教育创新能力，也能为医院等企事业单位提供更科学的决策。

（一）大数据的“4V”特征

概括起来讲，大数据有四个典型特征，可以用4个以“V”开头的英文单词表述，我们可以简称为“4V”特征。一是Volume（体量），即数据体量巨大，从 TB级别，跃升到 PB 级别；二是Variety（种类），即数据类型繁多，既有网络日志、视频、图片、地理位置信息，又有跨学科的科研、军事侦察、医疗记录、档案和大规模的电子商务等；三是Velocity（速度），即处理速度快，可从各种类型的数据中快速获得高价值的信息，这一点也是和传统的数据挖掘技术有着本质的不同；四是Value（价值），即只要合理利用数据并对其进行正确、准确的分析，将会带来很高的价值回报。

档案管理是对档案的收集、整理、分类、存贮、统计、保管、检索、汇编加工、开发利用等的一系列系统化流程的聚合体。随着大数据的应用，利用其“4V”优势，能够更好地处理档案管理“全局”与“局部”“整体”与“个体”“开放”与“安全”间的关系，可以使档案管理流程得到有效地整合优化，缩短档案收集到利用的时间和空间，提高档案管理的效率和利用者的满意度。可以说，合理利用大数据的“4V”优势对提升档案管理水平至关重要。

（二）“4V”特征对档案管理的影响

在大数据背景下，尤其是其在“体量”“种类”“速度”“价值”这“4V”上的明显优势，对医院系统传统的档案管理模式产生深刻影响，在诸多方面提出了新的挑战和要求。

一是对医院档案分类的科学性提出新的要求。在医院档案管理中，档案资料主要可以分为基建档案、人事档案、病例档案和医疗技术档案等多种内容。随着档案体量的不断扩展，原有的粗放式的档案分类，已经不能适应新的发展形势。要想提高档案管理的实际效果，就必须要运用大数据“4V”优势中的“Variety”思维方式，指导档案分类管理，根据不同的档案资料的侧重点，进一步与细化、明确档案的类别。

二是对医院档案管理的全面性提出新的要求。医院档案管理涉及范围广，既包含医疗业务领域，如医疗器械、药品、病例、技术等方面，又包含管理服务领域，如基建、采购、人事等方面，内容很多，分类很细，信息量很大。对于如此庞大的档案数据，必须借鉴大数据思维中的整体思维模式，处理好档案管理“全局”与“局部”的关系，注重档案从收集整理到开发利用这一系列过程中的各个环节之间的关联性，提升档案管理工作的整体效能。

三是对医院档案管理的针对性提出新的要求。医院档案类型有其独特的特点，比如在医疗技术方面的档案，保密性与安全性要更高；特殊岗位多，职位设定、职称评定等方面的档案管理也与一般单位不同，等等。因此，在档案管理中，应当充分借鉴大数据思维中的“整体”与“个体”的思维模式，根据不同的档案内容采取不同的档案管理措施，保证医院的多种档案资料都能得到有效管理，提高档案管理的整体效果。

二、大数据背景下医院档案管理面临的挑战

大数据是时代发展的必然趋势，它作为一种技术、一种理念对医院档案管理提出了新的挑战。

（一）对医院档案管理的重视程度造成挑战

当前，各大医院在进行实际管理中，对于各项高新技术的运用以及医院业务的发展重视度越来越高。然而，对于档案信息资源的开发、管理与运用则缺乏充分的重视，导致医院的档案信息价值得不到充分的体现。对档案信息科学管理重要性的不认可，让医院档案信息难以为其他各项工作提供必要的辅助与支撑，也使得其所获得社会效益较低。因此，要想提高医院的档案管理质量，及时转变传统的档案管理理念必不可少。

（二）对医院档案信息资源收集造成挑战

新形势下的医院档案信息资源收集主要源于两个方面，一是人事档案，二是医疗业务档案。人事档案可以从人员类型上划分为在职医疗卫生人员档案、退休员工的档案，还有一些离职人员但还未提取的档案等；医疗业务档案可以包括医疗档案、设备档案、技术档案等。对于综合性医院而言，由于医院的专业、科室多，有些重点科室还在不断地发展，造成医院档案管理工作变得非常繁杂。以人事档案为例，档案管理人员需要进行归档的人事数据较多，形式多样，而大都以纸质档案为主，档案管理的信息化程度比较低，大大增加了档案管理人员的工作量和工作难度。传统型医院档案管理形式，主要方式是“收”，即各个医疗科室和单位向人事管理部门、档案信息管理部门递交相关信息。在大数据背景下，需要对其进行数字化管理，运用电脑信息化管理程序来取代传统的手工操作和纸质档案。为此，需要充分利用云平台储存对应的数据信息，并准确计算、分析、管理档案，使这些繁杂的档案管理变得程序化、规律化。

（三）对医院档案管理制度造成挑战

在医院的管理工作中，档案管理部门一般都隶属于院办，而在各个业务科室中，其所进行的档案管理工作则归属于各个业务科室自行管理。这样就会在很大程度上导致档案管理工作的分散性，对各种档案的综合分析与考量产生不好影响。我国的档案管理原则是“统一领导、分级管理”，医院的档案管理也不能例外。在大数据时代背景下，医院档案进行集中统一管理后，能够充分借助于大数据的优势，实现档案信息资源效能的叠加，然而目前这种不规范的管理制度，则导致其效益难以实现。

（四）对医院档案人才队伍建设造成挑战

在大数据背景下，各种相关技术都得到了迅猛的发展。要想进行医院档案的大数据管理，就必须要有一支高素质的档案人才队伍来为其提供支撑。就目前情况看，各医院档案管理队伍素质参差不齐，无论是管理人员的理论基础，还是实践技能，都不能与大数据时代相匹配，导致医院的档案管理工作难以真正有效地运用到大数据环境下。此外，随着社会的进步，我国的信息技术更迭也越来越迅速，大数据技术手段也在不断的发展与变化中。在新的社会需求背景下，档案管理人员对于网络知识的缺乏以及对现代科学技术运用技术的不足等，都将会导致其难以顺应档案管理工作的各项需求。

（五）对传统的档案管理思维造成挑战

医院系统档案管理长期以来采取的是“供给导向”模式，人事管理部门和档案管理部门往往从自身业务的角度出发，有什么样的内容就提供什么样的服务，利用者常常面临着“提供的服务不需要，需要的服务找不到”的尴尬境遇。随着大数据在其他领域应用优势的不断凸显，利用者对档案信息的需求逐渐增多，而且呈现多元化、个性化的趋势。因此，医院系统的档案管理部门要实现从供给导向到需求导向的观念转变，以需求为导向，充分挖掘和利用各方面的资源来满足新形势下医院档案工作的实际需要。

三、大数据背景下医院档案管理的对策

（一）积极改变人员的思想观念

从本质上来说，大数据档案管理工作的质量与程度，不仅直接取决于医院领导人员的重视与支持程度，同时也受到各个科室参与程度的影响。因此，在日后的医院档案管理过程中，要求相关的领导人员强化自身的档案工作思维意识，积极转变档案管理观念，充分认识到信息资源的重要性，并重视信息资源所具有的叠加效果，加快档案管理的信息化建设，更好的实现档案信息的共享，实现对信息情报的有效分析。让大数据档案工作细化能够真正的深入到制度中，加强对医院档案信息的管理。[3]

（二）强化软硬件设施建设工作

在大数据背景下，医院要想更好地实现档案信息化管理，就必须要一定的软硬件设备来为其提供支撑。就目前的实际情况来看，医院在进行档案信息管理中，软硬件设备的缺失，导致大数据处理技术或方法没有一个可依托的平台。因此，在日后的档案管理过程中，要求医院在资金预算合理的范围之内，进一步加强对档案库房与电脑硬件设施的建设工作，这是实现医院档案管理信息化建设的关键所在。

（三）建立专业化管理人才队伍

在大数据背景下，专业化的管理人才队伍，是医院档案管理工作的核心。没有专业的管理人才来使用医院档案管理的基础设施，大数据档案管理工作就会变成一张空头支票。所以，医院要想提高大数据背景下的档案管理质量，必须要为其配备专业的人才队伍。这要求医院加强对人才的培养力度，通过开展定期的业务培训工作，来强化管理人员的信息化水平，确保其能够更好的对大数据信息进行分析与利用，建立起高效稳健的医院档案管理人才队伍。

（四）整合各部门档案信息资源

在医院档案信息管理过程中，为能确保大数据应用落到实处，必须要有相应的规范制度对其进行约束管理，以此来确保各个科室部门能够依据规定，并结合自身的实际情况，进行定期的档案报送工作。之后，再由医院档案室，凭借大数据的方法手段与先进技术，进行深一步的数据分析与处理，实现对医院档案信息的资源整合。这样可以有效避免分散性档案管理现象的出现，强化医院档案管理的统一性和有效性。

总而言之，在长期的社会发展过程中，有云存储、云计算等各种新型服务模式所衍生的数字信息技术，正在快速不断的发展与增长。面对大量的文档信息，要想充分满足人们对于信息的个性化与多样化要求，我们就必须要加强对档案管理工作的优化与创新。在大数据时代背景下，应当及时发现医院管理所存在的管理问题，并对大数据档案所存在的巨大价值进行深入的挖掘，确保大数据背景下能够更好的进行医院的档案管理，提高管理质量，满足医院的发展的需求。

●

[1]李景． 大数据时代医院档案信息管理策略探究[J]． 办公室业务，2016，（19）：25．

[2]陈虹． 大数据时代医院档案信息管理策略探究[J]． 中国管理信息化，2016，（04）：185．

[3]唐洁． 大数据时代下医院档案信息管理对策及开发利用[J]．西藏医药，2014，（01）：54-55．

（ 作者单位：济南市第五人民医院）