基层综合档案馆公共服务制约因素分析研究

文·姜梅

基层综合档案馆公共服务制约因素分析研究

文·姜梅

客观地说，进入到二十一世纪，特别是最近几年，我国各级综合档案馆从服务态度、服务水平、服务方式以及服务内容等方面都有了明显的提高，特别是地处经济发达地区的北京、上海、深圳等一线城市档案馆做得是相当不错的。但是，从笔者调查情况来看，我国大部分地区的档案馆公共服务还存在着很多制约因素，特别是市级以下的基层综合档案馆公共服务机制急需改善。

一、服务机制因素

服务机制就是指服务系统的内在联系、功能及运行原理。而档案馆的公共服务机制就是指服务理念、服务形式和服务效率相互作用于查档利用这一综合服务体系中。但在目前，档案馆的查档利用服务工作还带有明显的“行政”色彩，阻碍了这一综合服务体系的良好运行。

（一）服务理念陈旧

长期以来，在为“社会主义建设服务”“党和国家各项工作服务”“服务大局”的影响下，我国档案馆的提供利用服务一直是跟随着党和国家不同时期中心工作的变化而进行相应调整的。再加上基层档案馆多建在政府大院里面，普通老百姓进入保密性和安全性很强的档案馆困难等因素，使针对百姓的查档利用服务也变得相对困难。档案馆工作人员日常的服务接触不到百姓，为广大人民群众服务的理念也就难以树立起来。因此，缺乏“以民为本，想群众所想，急群众所急”全心全意为人民服务的理念，这是目前制约基层档案馆公共服务能力提升的主要因素。

（二）服务形式单调

在档案馆服务理念陈旧的影响下，一些档案工作人员存有“官本位”思想，常以行政管理者的身份自居，认为只要保管好档案，服务好政府机关就可以了。对于服务民众，则是被动、简单地提供档案阅览、档案复印、档案咨询、档案证明，且程序繁琐，还有许多条条框框限制，极大地挫伤了查档者的积极性，也在一定程度上造成了档案馆“门难进，脸难看”的不好印象。再加上电视传媒技术、网络信息技术等现代信息技术没有得到充分地运用，这就严重阻碍了基层档案馆公共服务职能的实现。

（三）服务效率低下

据笔者调查发现，在网络逐渐成为普通民众搜集信息的主要途径的情况下，大多数基层档案馆仍然采用手工操作，依据来馆查档者所登记查询内容，工作人员先由全宗卷目录找出所查内容所在的全宗，再由案卷级目录找出相关的卷，再由全引目录找出相应的文件（专题、人名卡片）目录，再由文件级目录（专题目录、人名卡片）找出相关的文件，再由工作人员进入库房区按照目录进行调档，最终找出具体文件呈现给查档者。这种实时实地的档案服务做法费时费力，效率极低。有时反反复复跑来跑去，最终还是查不到所需档案，查档者的不理解和不认可也由此而起。

二、馆藏档案资源因素

当前，一些地方的基层综合档案馆仍然扮演着“党和政府档案仓库”的角色，馆藏中绝大多数档案资料是机关事业单位移交过来的公务性活动中形成的文书档案。而伴随着社会的发展和人民生活水平的不断提高，档案馆现有的馆藏资源已经远远不能够完全满足人们的各种服务需求了。

（一）馆藏档案资源欠丰富

结构合理、内容丰富、特色突出的档案资源是提高档案馆公共服务能力的先决条件。但目前我国基层综合档案馆馆藏资源不丰富的现状普遍存在。

一是馆藏结构单一。馆库内反映党和政府在公务活动时形成的文书档案占绝大部分，科技、专业、部门等档案所占比例较少，而有关房屋拆迁、婚姻登记、个人档案、公证、司法、家族历史等与民众切身利益密切相关的民生档案更是占极少部分。馆藏中建国后档案占绝大多数，历史档案数量则较少，有的基层档案馆几乎没有历史档案。实体纸质档案极多，而电子档案、照片档案、声像档案等则很少。

二是馆藏内容失衡。馆藏信息资源是海量的信息资源系统的一个组成部分，而馆藏内容则是馆藏信息资源的核心要素。最近几年，基层档案馆的馆藏档案总量成倍增长，但大多数还是行政机关在运行过程中形成的意见、通知、总结、汇报和破产企业、改制企业的文书档案，反映公众精神文化需求的地方档案、名人档案、历史档案甚少，涉及公众切身利益的医疗保险、养老保险、婚姻登记、家谱、族谱、财产登记等则是少之又少。

三是馆藏特色不明显。基层档案馆的馆藏中，与当地社会相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺，反映当地历史、文化、风土人情、名人、名品、地方特色的档案资料少，面临失传的当地民俗、风俗、民间曲艺、工艺等档案资料则更是稀少。这就导致了档案公共服务缺乏特点，无地方性特色而言。

（二）开发馆藏档案资源不足

支链2对应的约束方程建立方式和支链1相同；支链3和支链4为单一驱动支链，其主驱动方向为z方向，x,y随动，根据空间矢量链原理：

开发馆藏资源是为了更好地服务于广大民众，档案被开发得好，利用服务才会更好。在这方面，基层档案馆已经做了很多工作，也取得了一定的成效。但与档案馆公共服务的要求相比，馆藏资源的开发在一些方面还存在着不足。

一是馆藏资源开发需求不足。从笔者调查来看，目前对档案资源开发利用有需求的用户，大部分还集中在党政机关、事业单位、科研院所等部门，而普通老百姓、社会组织、群众团体对馆藏资源开发需求热度并不高。再加上馆藏资源的开发对普通老百姓的需求没有进行过实际调查，对他们的利用需求情况并不了解，于是花费了大量人力、物力、财力开发出来的档案资源，除了满足学术研究、职称评定以外，便“束之高阁”无人问津了，导致开发成果远远不能满足公民的需要。

二是馆藏资源开发能力不足。馆藏开发需要人力物力。开发人员要具备较高的文字、编撰、排版水平，还要拥有一定的古文化、历史、民族、政治等知识，才能把馆藏档案开发成为对社会有益、为公民所需的信息资源。同时，馆藏开发还需要财力支持，这对市、县两级的档案馆来说有一定的困难。特别是县级档案馆，相应的开发人才和财力经费都很缺失，对档案资源开发的影响就是有着大量的馆藏资源却无法进行开发利用，大量的档案沉寂在库房里，不能发挥其应有的作用。

三是馆藏资源开发场所不足。档案馆库的优劣，直接决定着档案工作科学发展和公共服务的能力。据笔者调查，目前，全国各地的许多县（市、区）级地方档案馆还是“无房馆”“无独立房馆”“危房馆”；而许多市县级档案馆建造于七八十年代，管道、线路等都已耗损老化，功能设施不完善。馆藏开发的场所都不符合要求，公共服务也只能大打“折扣”了。

（三）馆藏档案资源开放与共享欠缺

一是档案开放程度不足。馆藏档案的开放与共享，存在着泄密档案信息、加剧档案磨损、档案开放鉴定标准难把握、会产生不安定因素等诸多问题，许多基层档案馆对馆藏档案资源的开放与共享一直都比较谨慎。尽管“档案开放”早已写入《档案法》和《档案法实施办法》，但绝大多数基层档案馆为了维护国家利益和规避责任风险，还是理性地选择了“保密优先”的“限制性”开放原则。因此，基层档案馆的馆藏资源一直是处于“半遮半掩”的开放状态，这与经济发达国家档案开放比率普遍在90%以上相比，显然是相当不足的。

三、档案馆工作人员因素

档案馆工作人员素质是影响基层档案馆提升公共服务能力的重要因素，由于受体制、编制等因素影响，急需的科技、外语、历史等专业人才无法进入到基层档案馆，造成专业人才紧缺，年龄结构老化，不能适应档案工作信息化、数字化建设的需要，这种现状在全国的县级综合档案馆尤其突出。

（一）观念有待更新

首先是基层综合档案馆的领导队伍中许多人是来自其他行业，面对不熟悉的业务和相对清闲的工作，多半会选择维持档案馆以往的工作作风，少有改革的冲动与热情。其次是由于受到历史因素的影响，基层档案馆基本处在一种“封闭”“半封闭”的状态中。档案工作人员在一种与外界接触不多的环境中自成体系地工作着，自然容易形成一种因循守旧、墨守成规的工作方法和不求有功、但求无过的工作态度，这也阻碍了基层档案馆公共服务能力的提升。

（二）文化程度有待提高

目前，我国基层档案馆工作人员的文化程度还存在着不合理现象。据笔者调查，本市2015年度14个综合档案馆的工作人员总计157人，硕士研究生只有3人，只占到总人数的1.91%。档案馆作为一个具有文化性质的公益性服务机构，以这样的人员文化层次很难去提升文化服务的水平和公共服务的能力。因此，提高我国基层档案馆工作人员的文化程度是一个非常紧迫的问题。

（三）专业化程度有待提高

我国基层档案馆工作人员毕业于档案学专业的人员比例一直比较偏低。以笔者所在的市级档案馆为例，现定编32个人，真正受过正规档案学专业教育的工作人员只有2名，1名是本科，另1名是专科，占总人数的6.25%。这就说明从全国40多所高校培养出来的档案专业化人才，绝大部分都没有充实到最需要他们的基层档案馆去，而基层从事档案工作的人员也绝大部分都是非档案专业人才。市级以下档案馆目前的这种档案专业人才缺失现象，严重影响了基层档案馆公共服务工作的开展。

四、新技术应用因素

当前，新技术的应用需要足够的资金、规范的技术标准和大量的专业技术人才，三者缺一不可，这就给新技术是否能够很好地应用于基层综合档案馆公共服务中带来了不小的障碍。

（一）资金投入不足

目前，我国新技术应用的开支，主要是用于购买扫描仪、刻录机、计算机、光盘、网络设备及铺设网络线路等基础设施，支付数字档案馆运行时所需要的数据库更新、软硬件开发及维修升级、人员培训费用以及数字化档案馆信息资源建设中对纸质档案进行数字化扫描著录时所需的外聘、外包等费用。而我国基层综合档案馆经费来源全部是靠国家财政拨付，有些地方财政不足，根本不可能满足档案馆这种高成本开支，这也就阻碍了新技术在基层档案馆公共服务中的应用。

（二）缺乏统一技术标准

新技术应用到我国的基层综合档案馆比较晚，进入21世纪才迅速发展起来，档案计算机管理系统的标准、规范都相对滞后。另外，我国基层综合档案馆档案数字化建设的时间前后有20多年的时间跨度，也就造成了在数字化软件开发过程中“各自为政”“各行其是”的状况，而且大多是依据本馆财力情况来设计开发软件的，其结果就是软件的应用效果参次不齐，可拓展性、兼容性、通用性不理想，无法进行馆际、馆室之间的信息共享。以笔者所在市档案馆所用的数字化软件为例，10多年之间，相继用过柯兰德软件、杰瑞软件、八九数码软件，这三者之间根本达不到完全的兼容性，给档案馆的服务工作带来了不小的被动性。

（三）缺乏新技术应用人才

基层档案馆公共服务涉及到的信息化技术应用，主要有软件的开发与应用、网络页面的设计、网站的建设与维护、档案数字化等。而在应用过程中急需能熟练运用档案数字化软件、能及时更新网页、能及时维护或维修网站的技术人员；在数字档案馆的建设过程中经常需要外包、外聘，难免会有档案泄密的隐患，这就需要懂法律的专业人才。目前，这种既懂技术又懂法律的人才在市级以下档案馆是奇缺的，而培养这样的人才既需时间又需经费，如果直接调入或选入，又会因不懂档案知识而无法正常开展档案工作。因此，既懂新技术又懂法律的复合型档案人才的缺乏阻碍了新技术应用。

总之，我国的基层档案馆，尤其是市级以下的综合档案馆开展公共服务还存在着许多制约因素，解决掉这些阻碍性的因素，使我国的基层综合档案馆真正发展成为公共服务型的档案馆，是目前基层档案馆必须关注的一个重要课题。

（作者单位：烟台市档案局）