浅谈纸质档案数字化前整理中的问题及处理方法

文·张学干 刘虎 马学刚

浅谈纸质档案数字化前整理中的问题及处理方法

文·张学干 刘虎 马学刚

大数据时代，政府成为最大规模的信息发布集成者。档案馆作为信息的汇总地，拥有庞大的数据资源，对大数据的分析处理和增值应用，已成为档案开发利用的重要内容。随着电子政务的兴起和互联网+政务的发展，纸质档案要想在当前环境下发挥更大作用，必须对其进行数字化、信息化处理。而在档案数字化过程中，前整理工作直接决定了档案数字化工作的质量。档案前整理工作包括档案交接、档案拆订、编写页码、破损档案裱糊、目录比对、区分档案能否扫描等诸多环节，各环节须前后呼应、环环相扣，以确保数字化后续工作的顺利进行。笔者就档案前整理环节中经常遇到的一些问题及处理方法略作探讨，以期互鉴共勉。

一、档案前整理中常遇的问题

（一）纸质档案页码漏编、重编及页码不连续等情况

目前馆藏档案，尤其是五、六十年代的档案，页码存在问题较多。有的档案没有编页码，有的一张编有多个页码，还有部分档案页码不连续，整体混乱无序。页码不规范的问题，会造成扫描错误，导致质检人员工作速度下降、效率降低，从而增加劳动成本，增加劳动经费。

（二）卷内文件目录漏编、错编现象

目录缺失情况，主要有将内容上毫无关联的几个文件归为一个案卷，导致本应单独录入为几条目录的数据，却只有第一个文件的相关内容被录入到了目录数据库中，其余文件目录均被忽略。另外是档案目录数据著录项目与实体档案不吻合，表现为有的题名不能准确全面体现文件材料的内容，责任者、文号、成文时间等不准确。上述情况直接影响到档案检索的效率和准确性，导致档案查准率、查速率降低。

（三）纸质档案自身质量问题

一是有破损、霉变、虫蛀、字迹扩散等现象。早期档案受年代久远、保管条件不善以及所用纸张和书写笔不规范等因素的影响，导致档案受到损坏，有的损坏程度还比较严重，无法对其进行扫描。二是档案内容残缺。前整理时通过对页码、内容、目录等进行比对，发现部分档案内容有明显的缺失现象，导致档案内容不完整，不连贯。三是纸质档案内容混乱。在对档案进行装订时，由于未对档案进行正确排序，导致部分档案内容次序颠倒，这在单件档案排序中错误尤为严重，也有少量整卷排序出现混乱。四是纸质档案内容涉及敏感信息，比如敏感事件、个人隐私，甚至国家利益等。五是纸质档案内有订书钉、曲别针、大头针等金属氧化物。由于档案年代已久远，生锈的档案装订物对档案造成了明显损害。

二、对前整理中遇到问题的处理方法

（一）对页码问题的处理

前整理人员应先对整卷档案进行检查，如页码混乱是由于早期装订错误造成的，则按页码顺序对纸质档案重新整理排序。如确为档案页码编写错误，则依据《纸质档案数字化技术规范》的要求，对整卷档案重新编制新的页码。

（二）对卷内文件目录有漏编、错编的处理

1.卷内目录出现漏编情况时，前整理人员要根据档案内容，重新进行分件整理，并按照《档案著录规则》的要求编写目录，同时在机读目录中增加相应条目。

2.对卷内目录出现错编情况进行修改，应根据不同情况区别对待。

（1）题名最常见的问题是文字录入错误。一是录入时出现错别字，如“工业”录入“工叶”等；二是录入一些不规范的简化字，如“预算”录为“予算”，“副省长”录为“付省长”等。二是题名揭示的内容不准确或不全面。比如，部分档案文件材料题名笼统，只录入了“通知”“会议材料”“党组会议”等，名称，没有其他可识别的检索信息；人事任免文件、干部调动函等，只照原标题录入了一个人的名字，未将所涉及的全部人名录全；还有一些自拟题目不能准确概括全文意思，如一件档案中既有请示也有批复，而题名只显示请示，等等。在现有技术条件下，数字化副本以图像形式存储，无法使用全文检索方式，虽然现在数字化都要求OCR识别，但由于早期档案质量不高，导致识别不正确或识别不出来，特别是五、六十年代的档案很多都是手写，根本不可能进行文字识别，一旦出现错误，就可能导致档案成为“死档”。

针对上述情况，前整理人员要根据档案实际情况对目录的所有著录项进行检查，发现错误及时对卷内目录和机读目录进行修改完善。

（2）同一责任者名称不统一或不规范。按照著录规则的要求，责任者应录入全称或通用简称，并保持统一。但录入时经常出现有时用全称，有时用简称，简称也用的极不规范。比如，“山东省委宣传部”的规范全称，有时被录入为“山东省宣传部”“山东宣传部”，有时则直接录入为“宣传部”。还有的录入人员不管文件的实际责任者，直接把全宗单位名称作为每份文件的责任者，如农业厅全宗的案卷，卷内材料的责任者全部录为“XX农业厅”。针对上述情况，必须根据《档案著录规则》的要求进行修正。

（3）文号录入不全或错误。一是录入时不录入完整的文号，只录入文号中的年度和发文顺序号两部分。对联合发文的一文多文号情况，只录一个文号，而不录其他文号。二是一些文号录入时出现文字错误或年度错误。文号的录入应符合当时的实际文号格式，对此类问题的处理需根据《档案著录规则》，修改错误的文号，增添漏录的文号。

（4）成文时间标注错漏。此类问题的产生，一是由于档案本身有时间但未录入，或者录入时出现错误造成的；二是档案本身没有注明确切时间，但可以通过文件中的相关内容考证出来，却未认真考证造成的。对这些错误都要根据《档案著录规则》的要求进行修改。

（三）对纸质档案自身质量问题的处理

1.对纸质档案出现破损、霉变、虫蛀、字迹扩散等情况的处理。前整理人员首先要对档案进行检查，确认能否扫描。对破损不严重的，进行简单修复；对折皱不平影响图像质量，进行压平等相应处理后再进行扫描。对破损情况严重无法进行扫描的，则在机读目录附注项内注明“本件档案破损严重，未数字化”的字样。另外，前整理人员要把所有此类档案做好登记，并移交给具有档案修复职能的相关处室，由他们对档案进行修复处理。以纸质档案数字化为契机，把档案数字化前处理工作与破损档案的抢救修复工作结合起来，可以把档案的基础工作做的更加扎实。

2.对纸质档案出现缺失情况的处理。档案前整理人员要对整卷档案进行检查，若是由于装订错误而导致的档案放置顺序错了，应及时予以调整。如经过检查发现档案确实缺失，前整理人员要将实际情况在机读目录附注项中注明，如“第2件档案有缺失”。

3.对纸质档案内容排序混乱情况的处理。前整理人员要根据卷内目录和档案内容实际，对档案重新进行整理排序，并编制新的页码。

4.对纸质档案内容涉及敏感信息情况的处理。前整理人员应通过卷内目录和档案内容进行判断，如档案内容涉及敏感信息，则不扫描全文，并将原因记录到机读目录附注项中，如“此件档案内容涉及敏感信息，未扫描”。

5.对纸质档案内有订书钉、曲别针、大头针等金属氧化物情况的处理。从对档案保护的角度出发，在确保拆除装订物不会对档案实体造成伤害的情况下，应将此类装订物拆除。但如果除装订物后会破坏档案实体，则暂不拆除装订物，由前整理人员要做好登记，移交给档案部门相关处室，由专业人员处理，待拆除装订物后再进行数字化。

三、对今后如何做好档案数字化前整理工作的几点建议

（一）建立健全各项规章制度

为确保档案前整理工作的安全、高效，必须制定符合实际的各项规章制度，使前整理工作有章可循、有规可依。目前，涉及档案数字化前整理工作的规章主要有《档案数字化加工现场管理规定》《档案数字化加工安全保密规定》《数字化工作流程》《档案出入库房制度》《档案前整理技术规范》等。另外，针对最关键的也是问题最多的题名方面，还专门制定了《题名修改技术规范》。承担档案数字化工作的承包公司，为保证项目顺利完成，制定了包括数字化工作制度、人事管理制度、数字化现场管理制度、保密制度等规章制度。通过一系列规章制度的建立，保证了前整理工作的规范化、科学化、安全化。

（二）档案管理部门要全程跟踪管理

档案管理部门在数字化过程中，要采取各种有效措施和技术手段加强管理和监控。前处理过程中可能会遇到各种各样的问题，通过安排档案馆工作人员现场值班的方式，可以随时解决工作中出现的问题，指导工作正常开展，同时还能起到监督作用，既提高工作效率又能消除工作隐患。

（三）强化监理功能，提高工作效率

数字化工作是一项大的工程，由于档案管理部门人手紧张，许多工作不可能面面俱到，如项目监督、验收等环节单单依靠档案管理部门的人员很难完成。为此，通过购买社会服务，以招标方式引入了数字化监理公司，对数字化的各个环节进行全方位、全过程的管理、控制和协调，可以有效达到对项目的建设方案、工作流程、工作进度、技术培训等进行全面监理的目的。尤其在前整理环节上，监理人员一方面可对工作进行指导，另一方面对前整理工作开展监督检查，发现问题及时纠正。

“九层之台、起于累土”，前整理环节做为馆藏档案数字化的第一步，是最基础也是最重要的环节，它对于提高档案数字化的整体质量，深入挖掘档案信息资源，适应当前大数据时代的潮流，都具有十分重要的意义。因此，必须将其作为档案数字化工作的重中之重来抓好、做好，为档案数字化时代的到来奠定良好的基础。

（作者单位：山东省档案局）