浅析如何加强和改进新形势下档案管理工作

文·李敏

浅析如何加强和改进新形势下档案管理工作

文·李敏

引言

档案是依据、是资源、是财富，是一种潜在的生产要素和生产力发展的桥梁与纽带。档案管理工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想的一项崇高事业。重视档案工作对于维护机关和部门历史真实面貌，规范机关和部门管理，提高工作效率和工作质量，以及推动各项工作不断开拓创新都具有非常重要的现实意义。

现状分析

档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点，档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程，具有很强的程序、规范和权威性要求。虽然我们的档案管理工作已经取得了一定的成绩，但与形势发展、时代要求和现实工作需要还存在相当大的差距。主要表现：

（一）观念意识跟进不到位。一是领导重视和关注不够。档案工作相对于机关前沿业务是幕后服务性工作，容易被领导忽视，导致各项制度和机制不健全，人、财、物缺乏应有的保障，尤其是档案工作人员的能力培养和经济、政治待遇得不到应有的保障。二是工作因循守旧，不能与时俱进。面对迅猛发展的新形势，我们缺乏与时俱进、改革创新和拼搏进取的勇气，还停留在只注重管理公文、财务、执法类等业务档案的基础上，其他范畴如科技、文化、经济活动类等在现阶段发挥重要作用的档案管理不到位；有的存在应归档的材料未归档的现象或者档案资料不够完整甚至重要档案资料缺失；有的看不到大数据时代发展的趋势，主动与科学化、信息化和网络化接轨的改革意识欠缺；所有这些，都是档案管理工作的一大硬伤。三是档案工作宣传力度不强。相当一部分同志欠缺档案概念，自觉管理、依法收集和深度利用的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。

（二）软硬件建设不完善。一是档案管理组织网络不够健全。表现为：机关对基层档案工作实施监督指导的职能不到位，基层单位专职档案管理员没有落实到位，兼职人员的档案管理网络没有建立到具体科室和岗位，各级档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理员队伍整体素质亟待提升。目前，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，大多未经过专业培训或落实持证上岗，尤其是缺乏与适应形势发展的专家型、创新型管理人才；档案管理员很多是由内勤兼职，精力不足，经常发生移交材料不及时、不齐全或者归档材料丢失等问题。三是档案管理制度不够健全完善。省、市制订的许多专业档案管理规范、标准未能得到贯彻落实,有的档案收集、管理规范和标准还不够明细，有的缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，有的缺乏必要的岗位目标职责、监督制约和绩效考核机制。四是档案管理硬件建设还难以适应形势发展和工作需要。有的档案室建设不标准、不安全、不规范；有的没有专门的阅览室或者功能单一、“三室”不分、基础条件差；有的受办公条件限制，无法落实专用档案库室，甚至分散在各职能科室；有的馆(室)藏结构不合理,门类单一、载体单一、内容单一；有的馆（室）设施设备简陋，尤其是现代化档案装具和科技设施设备的配备明显滞后，远不能适应新时期档案事业发展的需要。

（三）信息和网络化管理滞后。一是档案信息化建设推进力度不够。加强新形势下档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，而目前在信息化改革迅猛的时代背景下，各级各部门的档案信息化程度不高，发展较为缓慢。二是基层档案信息始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。主要是缺乏主动、深入、系统的调查研究和编研工作，表现为：在日常工作中不重视和注意信息资料的有效开发，使档案信息处于封闭状态，传输功能低，共享性差，不能充分发挥档案在基层工作中的作用，形成档案利用的良性循环；只重视档案部门内部组织管理，轻视研究和预测机关及社会对馆藏信息的需求；只重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；只重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。三是积极应对和迅速适应大数据时代要求的能力差。随着电子政务的推广，以影像资料形式保存的非纸质档案也越来越多，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加强；为了应对持续快速增长的数据量和处理速度需求，需要积极调研和不断改进升级档案管理软件、档案管理设备和数据库系统，同时一并解决档案检索工具单一、繁琐等问题，进一步提高档案管理质量特别是档案利用效率；随着我国数字档案资源建设战略的不断推进，以大数据理念引领的档案管理模式必将成为发展趋势，如何利用这一创新思维，加强和改革档案管理工作，并使数据档案资源发挥其最大的利用价值，是我们今后很长一个时期需要聚力研究落实的问题。

思路探讨

档案工作看似一项默默无闻的工作，但并非“沉寂无声”。在现代化条件下，通过严抓档案源质量，不断改进、完善档案管理手段，大力开发、挖掘档案信息资源，可以全面提升档案管理“有为”的新形象，进而推动部门工作卓有成效地开展。

（一）从主观要素入手，全力提升档案工作的软实力。一是要加强领导。要积极争取上级政府支持，将档案事业的发展和档案软硬件建设列入国民经济和社会发展计划，摆上各级各部门的重要工作议程，要健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导，从人、财、物各方面给予充分保障。二是要转变观念。要主动适应新形势发展要求，从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理，从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，用改革的精神研究新情况, 解决新问题, 不断地把档案事业推向前进。三是要健全组织。要建立档案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层单位共同参与的管理网络；要逐步建立健全统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制；要尽力配齐配强档案管理专业人才，不断加强档案人员专业知识、计算机知识、大数据知识、应急处突能力与信息网络管理等相关的知识的继续教育，努力提升档案人员专业水准和保持档案队伍的持续稳定。四是要规范管理。要认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准规范，不断完善档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度；要进一步明确档案管理的基本工作要求和档案人员的岗位责任制度，规范日常档案管理；要把档案工作纳入年度目标管理考核范围，；进一步完善档案管理监督、检查、指导的相关制度，加大考核奖惩力度，调动档案工作人员积极性。五是要改革创新。要主动推进信息化建设，既要立足现有信息化设备对文件材料实行电子存档和对历年文件材料扫描录入系统管理，又要积极研发升级档案管理软件和网络管理系统，更新现代化管理和宣传技术，使档案管理更加科学化、网络化、简易化和高效化；要主动适应大数据时代要求，敢于向传统观念挑战，及时了解所涉及工作领域的现状及发展动态，学会运用网络管理和档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，做到既务实又创新；要切实加强对档案工作的宣传，着力提高全民档案意识，实现档案管理利用的最大效益化。

（二）从客观要素入手，全力提升档案工作的硬实力。一是加强硬件建设。对已建档案库（室）要严格落实“九防”要求，适时检查整改存在的安全隐患，必要时及时提出调整、修缮或改建意见，同时努力改善设备、整合资源，有效缓解现存库室紧张、保管条件差的问题；对新建档案库（室）要超前谋划、提前介入，切实做好规划建设工作，同时高标准配好适应形势发展要求的档案安全保护设施和现代化办公设备。二是推进信息化建设。根据形势发展和实际需要，配备和更新必要的信息化设备，进一步推进档案管理应用系统建设，实现档案信息化管理系统互通，资源共享；进一步提高档案库房和各种类型档案的智能化、规范化管理程度，特别要加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保存规范的研究探索，保障新型档案保存的长久性和安全性。三是探索“大数据平台”建设。大数据时代，一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物都将被视为档案，并以结构化数据为主向表格、网页、音视频、图像等非结构化数据倾斜。档案服务也将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展，实现以个性化的需求为导向提供网络化、智慧化服务。因此，档案大数据系统平台总体架构应按照实际内容的应用流程实现，即数据的采集、智能处理、数据挖掘与智能搜索应用平台。面对大数据的挑战，云计算为档案信息服务及档案管理注入了新的活力，即云计算为大数据提供了有力的工具和途径。云计算的应用，硬件将不再受限制，将来可能依靠浏览器就能满足用户的需要，这将产生多方面的成本效益，如节约使用面积、电源和制冷消耗，更大限度地打破封闭的格局，使档案资源达到更好的应用效果，但也存在规范性、可用性、安全性和保密性等方面制约，需要多方面努力探索和实践。

（三）从管理要素入手，全力提升规范创新的执行力。一是要把握材料收集的“三个结合”。即：理论与实践相结合，通过加强理论学习、完善收集制度等来指导材料收集，同时通过认真总结收集工作经验和教训来不断丰富完善理论知识和规章制度；广泛收集和重点收集相结合，千方百计地收集各种门类和载体的文件资料；把握时限与拓展范围相结合，既要树立“将事后搜集材料变为事前介入、事中参与”的新理念，做到规律性材料定时收集，重要材料即时收集，其他有价值的材料随时收集，又要做到不能仅局限于纸质载体，还应收集包括录音带、光盘、重要活动的摄影、摄像等特殊载体档案，以丰富档案内容。二是要增强材料归档的“三个意识”。即：保证文件、材料归档的及时意识，有效避免归档文件不到位给档案利用工作带来极大的不便；保证归档文件、材料齐全完整归档的全面意识，保证档案材料的有机关联和齐全有效，根除“事后打包材料”；增强文件、材料归档的质量意识 ，严把鉴定和保管关口，去除厚厚的“无用档案”，确保存档价值，避免资源重复浪费。三是要严把档案保管的“三个关口”。即：把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。四是要抓好档案开发利用的“三个创新”。即：走好“特色创新”之路，要实现所藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外还应着重反映本地区的“地方特色”，更要突出本机关、本部门的“本馆特色”，并在实践中将二者互为依托又互相补充；走好“精品创新”之路，既要安排专业档案工作人员严把进馆质量关，把重份文件立卷、保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前，又要定期对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷，同时又要不断学习借鉴先进的档案装订、归档和保管经验，实现档案工作简易化、人性化、规范化、科学化；同时，要探索走好“价值创新”之路，立足信息化、大数据时代背景下如何加强档案信息资源的开发利用，做好档案开放工作、编研工作和建立好科学检索体系，实现档案价值的最大利用化和效益化。

（四）从应用要素入手，全力发挥档案利用的生产力。一是要增强档案利用的意识。我们要改变档案利用观念，自觉强化档案意识，注重档案查阅利用，善于利用档案为工作服务，尤其是在信息化高度发达的今天，更要将网上信息系统、档案资料查询利用作为一项规定动作，提高工作效率。二是要增强档案开发意识。要积极做好档案的开发利用，积极挖掘档案资源，努力把“死档案”变成“活信息”，在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫，提高档案利用效果。同时，要充分开发现有档案，通过加工、处理，使其变成更有价值的优质“产品”。 三是要增强档案服务意识。档案工作的生命力在于服务，要围绕服务做文章，多方拓展服务方式和服务领域，一改“守摊看点、坐等上门”查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。四是要增强“大数据”意识。要结合信息化建设的推进。善于梳理整理不涉及机密的利用率高的档案信息并录入电子化档案管理系统，建立公布完善的档案检索系统，方便上网查询，提高档案的社会利用率；同时，大胆探索如何利用大数据思维，将档案部门掌握的大量的第一手数据，通过“加工”实现数据的“增值”，合理开放，使数据资源发挥其最大的利用价值，进一步扩大社会化影响。

（作者单位：招远市交通运输局）