婚姻登记档案管理工作存在的问题与措施

2017-01-28张正义山东省鄄城县民政局

科学中国人 2017年18期

张正义山东省鄄城县民政局

婚姻登记档案管理工作存在的问题与措施

张正义
山东省鄄城县民政局

婚姻登记档案的管理是我国民生档案管理的重要组成，规范化的婚姻登记档案管理，能够使之更好的服务于婚姻管理相关工作中，是民政档案部门的重要职责。本文分析并阐述了婚姻档案管理工作中存在的问题，提出针对性的婚姻登记档案管理工作的优化措施，旨在提升婚姻档案管理处的为民服务水平。

婚姻登记；档案管理；问题；措施

随着我国经济的不断发展和城乡人口的大批量流动，婚姻登记档案的利用与查询工作开始被人们重视起来。婚姻档案的使用频率开始增多，国民离婚率的大幅度增长、再婚、社会保险以及出国打工等多方面工作，都需要婚姻证明材料。档案的利用率不断升高，再加上档案管理本身存在的一些弊端，传统的档案管理模式显然无法适应新形势的需求，因此，加强对婚姻登记档案的有效管理工作，是民生部门为人民服务，保障国民合法权益的重要民生工程之一。

一、婚姻档案管理工作中存在的问题

1、婚姻登记档案中有损毁、遗失等现象

由于婚姻档案管理工作在初期的不到位，没有一个科学系统的管理模式，因此不同年代的婚姻档案存在着不同程度的虫蛀、水尽和破损情况，在乡镇地区甚至还存在档案资料丢失的情况。

2、档案利用的不规范

档案储存相关部门在提供相关服务的时候，虽然存在着档案利用相关制度，但工作人员的不重视，并未按照规定程度进行严格办理，对来访者身份的审查相对不严格，保密措施不到位，对其利用情况未做出及时、有效的的登记，同时工作人员没有做好档案利用的统计工作[1]，造成档案在借出之后内容的泄密，甚至出现原件意识的情况，严重损害了当事人的合法权益，对社会造成一定影响。

3、在提供档案服务上，检索的效率偏低

随着近几年来，婚姻档案的高利用率，阅档和服务的人数在不断增多，而多数档案利用者对原登记地点与时间的不明确，使得档案检索工作存在较大难度。在及上我国档案系统的整体庞大性，依然使用传统的人工检索方式，其查阅的范围和难度都相当大，甚至出现查询不到的情况。

二、婚姻登记档案管理工作的优化措施

1、严格贯彻《婚姻登记档案管理办法》，依法办事

我国在2006年颁布了《婚姻登记档案管理办法》，加强了对各地区婚姻档案的管理、监督和指导，这一制度的颁布促使着我国档案管理朝着制度化与规范化方向大步迈进[2]。因此，婚姻登记的相关工作人员必须要严格的、全面的掌握《办法》中各种制度和规定，严格将其执行在工作的方方面面中，重点对档案的归档、整理以及查询做好监督，保证档案的科学性管理。将婚姻档案大致分为四类，结婚类、离婚类、补发类以及撤销类。在每一类别上按照当事人为单位进行整理和装订，档案的排列严格按照年份和月份等进行，并配备严密的流水账号，方便后期查找。

2、提升婚姻登记档案的管理水平

民政局和相关的答案管理部门应当将为民服务的原则谨记在心，通过定期教育与培训工作，不断提升档案管理人员的专业素质和责任心。通过保证档案管理室的科学布置，保证其具备防潮、防火和防盗的基本性条件，同时还需要加快档案管理的信息化水平，通过纸质档案与电子档案的并存，实现婚姻档案的“双套机制”[3]，确保档案管理的绝对安全。

3、提升档案管理的信息化水平

为确保档案调档程度的简化，从而更好的为利用者提供高效服务，相关部门应当积极的将档案进行数字化处理，实现微机管理与检索，以现代的计算机相关技术作为依托，对档案的服务空间进行最大程度的开发，以不断提升档案查询服务层次的提升。计算机技术的进步极大的促进了档案储存的方式，因此，相关部门应当积极的研发档案管理新技术，通过微机、光盘、磁介质等工具进行档案的有效管理[4]。根据云计算相关技术进行档案信息资源的整合与细化，从而建立一种较为完备的档案管理技术和模式，对离婚档案、结婚答案、补办和撤销档案等进行细化分类，在计算机设备上进行细化标注，方便后期的档案查询与利用。

4、完善婚姻登记档案管理制度

随着我国《新婚姻法》以及《办法》的出台，对婚姻资料的等级、审查、入库、查阅、保密管理等工作都做出了细化规定，并对当事人在初期填写的表格、证件以及写字墨水等都做出了统一的规定，保证每一各环节的绝对严密。档案的归档工作中，必须保证材料的完备和准确，按照不同种类进行细化装订与存放。同时，在档案的查询工作中，还需要实行查询登记制度，对查档人的身份、介绍和用途等作出详细说明，并加盖公章，实现档案管理与使用一系列的规范化。

5、强化政务公开，提升档案管理的依法行政水平

在档案管理相关工作中，人员必须要严格的按照制度进行档案利用、借阅以及管理等分析。同时，对档案的登记条件、工作原则、工作电话、办公时间、收费标准以及监督机构等都需向社会各界公开，接受社会大众的广泛性监督，以正视工作的实际水平，勇敢的接受社会大众对部门工作的实施监督，提升本部门依法行政的水平。

6、加强婚姻登记档案工作的队伍建设

针对人员建立起完备的管理体系，需要认识到人才队伍管理的重要性，加大力度进行专业性人才的聘用与开发，促进婚姻档案相关人员对理论知识的更新，以不断提升其工作专业水平与道德素质。同时应当建立一套科学的竞争机制，以促进人员对自身软素质的提升。