博物馆数字化档案管理之我见

王丽华

博物馆数字化档案管理之我见

王丽华

博物馆档案是再现博物馆发展历程的最原始资料。随着社会的发展，规范、合理管理档案的重要作用愈发明显，并且开始走上了数字化的道路。本文分析了博物馆档案的重要作用和不足，并就如何规范合理进行数字化档案管理提出建议。

博物馆 档案 规范 数字化

一、博物馆档案的重要作用

首先，博物馆档案是展示博物馆发展的最原始资料，记载了博物馆发展的大事记，是博物馆发展的真实缩影，体现了博物馆从无到有的成长历程，也体现了博物馆工作者的劳动成果。

其次，博物馆档案是进行人文教育的良好载体。博物馆档案除了记载博物馆发展的历程以外，在档案之中，还体现了许多人类文明发展的重要信息，是公众了解历史的重要工具。笔者自从事中国客家博物馆档案管理工作以来，通过日常翻阅档案资料，从中得到了许多有关客家历史、文化遗产等信息，对于客家民系的发展有了一个更全面深刻的理解。

再次，博物馆档案是博物馆开展其他业务的铺路石。博物馆档案包含着众多类型，如人事档案、藏品档案、行政档案、展陈档案等等，博物馆开展各项工作，往往需要借助档案资料，科学规范管理这些档案，为开展相关业务工作奠定了重要的基础，最大限度地为其他业务工作提供服务。

二、博物馆档案管理工作存在的不足

（一）博物馆数字化档案管理意识淡薄

博物馆的陈列展览、科学研究、馆藏管理等业务工作都得到了管理者的重视与肯定，并且取得了相应的发展，但在档案管理方面，难以引起重视，尤其是如何对档案进行数字化管理，更是缺乏意识。在一些县区博物馆，不仅是管理者，即使是档案管理工作人员，都认为档案管理工作无足轻重，没有从根本上意识到科学合理的数字化档案管理对于博物馆发展的重要作用。

（二）博物馆档案管理人员专业水平有待进一步提高

档案资料管理是一项较为琐碎、繁杂的工作，自从笔者从事博物馆档案管理工作以来，深觉除了高度的责任心和耐心细致的工作态度，还需要管理人员拥有系统的档案资料管理业务知识，才能对档案进行科学、系统的分类管理。但目前众多博物馆的档案管理人员专业技术能力参差不齐，非专业人员占了很大的比重，就梅州市国有博物馆系统，从事档案管理的人员90%以上为非专业人员，大都是兼顾管理，或者临时顶缺。因此，该类人员对档案管理工作没有明确的方向，更缺乏档案管理的基本知识和工作经验，严重阻碍了档案管理工作的进一步发展。

（三）档案管理方式传统落后

随着社会和科技的发展，档案管理的方式也开始走向数字化的道路，这是信息化时代发展的必然趋势；而博物馆的发展，也将导致档案资料的数量越来越多，类型越来越复杂，因此，数字化档案管理已成为博物馆发展的必然要求。大多数博物馆在档案管理方式上，依然沿用传统的方法。以中国客家博物馆为例，资料室的档案管理依然采用人工调阅、入库、整理的方法，自主借阅以及数字化入库分类、统计分析等方式远未能实现，同样的情况也出现在梅州市各县（市、区）博物馆的档案管理工作中。值得一提的是，中国客家博物馆文物档案管理近几年来开始慢慢摒弃了传统的管理方式，同时借助广东省第一次全国可移动文物普查的契机，建立起了文物管理数据化管理系统，该系统包含了文物的照片、尺寸、来源等等信息，为其他业务方面的档案管理提供了借鉴。

三、数字化档案管理方式的优势

传统的档案管理方式主要是管理人员根据自己的经验和判断，对档案资料进行归档保管，而数字化档案管理方式则能够通过先进的设备、仪器等对档案资料建立起信息数据系统。在进行科学的收集、保管、研究等方面，较于传统的档案管理方式，数字化档案管理有着巨大的优势。

（一）资源利用更加合理，提高经济效益

传统的档案管理方式，需要使用柜架、库房、资料室等等，占用空间大，并且常常以增加办公人员和办公经费来解决数量巨大的档案归档、保管问题，致使管理成本大幅上涨；而数字化档案管理则可以利用硬盘、磁盘等媒介，把传统的以纸质为载体的档案信息转化成数字档案，储存空间小，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员精力的浪费。

（二）对环境要求较低，所受限制小

传统的档案容易受到光照、温湿度、虫害等因素的影响，尤其是文物档案，对自然环境要求高；数字化档案管理则能够通过编程和信息技术，做到无损要求，更加安全。2013年，中国客家博物馆因受到洪涝灾害，采用传统方式管理的部分档案资料受到洪水浸泡而损害，因此，数字化档案管理迫在眉睫。

（三）操作更加高效快捷

目前，中国客家博物馆的档案资料在借阅和维护时，仍然需要人工查找，手工填写借阅表，费时费力，也出现因档案资料上架分类不科学，导致借阅档案难以查找的情况；而数字化档案管理把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，及时归档，以实现检索快捷方便，并能尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。而档案数字化管理可提供详细、即时的数据信息，为决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，档案库也基本从文件实体的保管变成了利用方便的信息控制中心。

（四）有效保护原纸质档案

纸质档案，尤其是珍贵的文物档案，记载着各地灿烂的文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，并要想方设法延长其保存期限。现行的纸质材料难以达到这一目的，数字化档案管理能有效地保护档案原件。通过数字化处理制作，以数字化的副本代替原件使用，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，更能避免在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到保护作用，从而从根本上做到保护原件、利用原件，真正发挥档案的作用。这一点在文物档案的管理上尤为显著，在中国客家博物馆的展厅里，虽然标识牌说明禁止触摸展品，但难免有游客会按捺不住好奇心触碰展品，这对展品来说伤害是非常大的，对纸质展品的损害尤为严重，但如果以数字化展品为主，辅以一件原件，加以通柜保护，则能够很好地保护展品文物；尤其是历史久远的档案材料，数字化处理后无疑能对其进行更好的保护；另外，通过数字化处理，能有效防止篡改档案的行为，这对于档案管理人员来说，能够很好地规避责任，同时对档案也起了很好的保护作用。

四、博物馆数字化档案管理的方向

（一）增强博物馆档案管理的意识

面对社会发展的新形势，作为博物馆档案管理人员，一定要意识到科学合理的博物馆档案管理是信息化时代的迫切需求；同时加强对档案管理工作的宣传，博物馆工作者对档案管理要有明确到位的认识，对档案管理工作要有足够的重视，使档案管理工作能够因地制宜高效快捷地开展，保障每一份档案资料都能规范登记、保管，充分发挥博物馆档案的功能。

（二）提高博物馆档案管理人员的专业素质

博物馆档案管理工作工作量大、周期长、繁琐枯燥，既需要我们拥有良好的职业道德，更需要我们具备过硬的专业知识，与时俱进学习数字化档案管理的相关知识，提高业务素养，把基本知识和操作流程贯穿到档案管理的各个环节，才能适应时代的发展。

（三）建立规范的数字化档案管理模式

博物馆数字化档案管理是智慧博物馆的重要表现，从管理工作的对象——档案来说，需要建立档案管理数据库，把档案的采集、归档、查阅、保管等，转变为数字化，给每一份档案一个“身份证”，并对入库的档案进行后续更新。目前，中国客家博物馆已着手建立数据库，将每个部室的业务层层分解，建立起梯状数据库模式。从管理的主体——管理人员来说，则需要建立数字化档案管理制度。科学合理的制度向来是保障工作顺利开展的基础，中国客家博物馆尚处在

数字化档案管理的摸索时期，在针对数字化档案管理的进程中，一定要有一套完善的统一的规范标准，对档案入库要求、分类标准，都应有一套规范的流程。

（四）加大资金投入，完善硬件设施

档案管理，从某种意义上来说，就是实现档案管理的无纸化办公，那么在博物馆数字化档案管理建设的过程中，博物馆就必须在各种电子计算机、先进的数字化设施设备以及系统软件上加大投入，这些都是数字化档案管理的基本条件。所以，要真正实现博物馆数字化档案管理，就要在硬件设施上完善和同步，为数字化建设提供有力的保障。

国家在“十三五”规划中，大力倡导博物馆科学可持续发展，博物馆事业也日益繁荣，同时也面临着一些不足，数字化档案管理就是一个方面。博物馆数字化档案管理是建立智慧博物馆1的基础，而这是一项漫长、系统的工作，需要我们着力分析博物馆数字化档案管理进程中的各类问题，并积极采取应对措施，克服不足，使博物馆数字化档案管理工作日益完善，把档案的潜在价值最大化，切实推动博物馆数字化档案管理的建设。

注释：

1智慧博物馆：智慧博物馆是近年来在数字博物馆的基础上发展起来的概念。狭义地说，智慧博物馆是基于博物馆核心业务需求的智能化系统；广义地讲，智慧博物馆是基于一个或多个实体博物馆（博物馆群），甚至是在文物尺度、建筑尺度、遗址尺度、城市尺度和无限尺度等不同尺度范围内，搭建的一个完整的博物馆智能生态系统。

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[3]李冬梅.浅析博物馆档案管理现状及解决对策[J].科技视界，2015(13):195.

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[5]张扬.信息时代对博物馆档案数字化管理工作的思考[J].城建档案，2017(02):21-22.

2016-12-3

王丽华，女，广东丰顺县人，任职于中国客家博物馆。研究方向为客家方言、档案管理。