文书档案管理的现有问题及对策

金 岚

（河北省地矿局第三地质大队，河北 张家口 056002）

文书档案管理的现有问题及对策

金 岚

（河北省地矿局第三地质大队，河北 张家口 056002）

文书档案管理工作在一个企业或者单位中的意义是非常重大的。文书档案管理工作主要包括企业发展历程等资料，因此文书档案管理水平的高低直接影响着档案资料的完整性。近年来随着我国社会的快速发展和科技的不断进步，文书档案管理工作的重要性越来越大。随着社会的不断发展，档案管理方式也随之不断更新，将新型档案管理方式应用于档案管理工作中，有利于工作人员更加科学有效地管理档案，完善档案的保留度和整理方式。现阶段虽然已经对档案管理方式进行了更新，但目前档案管理工作中仍然还有一些问题亟待解决。需要对其进行彻底的分析和研究，以便于对问题进行改进，提出有效的解决对策，使档案管理工作以后能够开展得越来越好。

文书档案管理；现有问题；解决对策

引言

文书档案记载着一个单位或者企业重大事情的全部情况，也记录着一个部门和单位的发展历史，文书档案管理工作的好坏直接影响着企业文书档案资料的完整度和保留度。文书档案记载一般以纸质记载方式为主，通常都是记载企业多年来开展的活动资料、单位的变革发展历史、人员调配情况、人员任职情况等等。随着科技的不断发展，文书档案记载方式发生了很大的转变，科技时代的到来也带动了信息的发展和电子设备的发展，因此传统的纸质记载方式被电子记载方式所代替。文书档案管理人员只要拥有专业的工作技术和认真负责的工作态度就能够很好地掌控这项工作，从而建立完善的档案管理机制，提升文书档案的利用率。

一、目前文书档案管理工作中存在的问题

在以往的文书档案管理中，由于管理方式的落后或者对管理人员的培训工作不到位，使文书档案管理工作常常出现档案丢失、档案资料不全、档案资料与事件描述不匹配等各种状况的发生，导致单位或者企业在调用档案时出现了一定的问题，影响了单位的发展进度。下面我们就来浅谈一下目前文书档案管理工作中存在的问题。

（一）对档案工作管理人员的培训工作做得不够完善

一些单位出现档案管理问题的主要原因就是档案管理人员的专业素质和工作水平达不到单位对应职人员的工作要求，这些没有经过专业培训的人员对于文书档案工作没有具体的了解，对工作缺乏接触与认知，管理工作的标准并不能达到专业标准。在一些单位中，虽然档案管理人员具有上岗证书，但其在后续的管理工作中并没有参加过档案培训的深造教育，不能及时地更新档案管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐。不论是上岗之前没有经过正式的上岗培训的档案管理人员，还是在后续工作中缺乏现代化档案管理培训的档案管理人员，由于缺乏对当下档案管理更新的了解，导致专业工作素质跟不上，从而阻碍了单位档案管理水平的提高，不利于文书档案管理工作的工作效率和工作质量的提高。

（二）档案管理工作不够现代化、科技化

随着我国社会的快速发展及科学技术的不断进步，文书档案管理工作已经更新了传统的纸质记录方式，采用现代化的技术手段来对文书档案进行归类整理与记载。将现代化的科技手段应用到文书档案管理工作中，不仅可以享受新科技带来的便利，还能提升工作效率。通常的纸质档案存档时间过长纸质容易发黄，纸质材料还极易因为外界环境遭到破坏，因此容易出现字迹模糊不清、纸张易受到破损的情况。而现代的档案管理工作采用数字化管理，利用数字档案管理系统软件对文书档案进行电子化管理，这不仅可以顺应科技化时代的要求，还能减轻工作负担、提高工作效率。简而言之，传统的档案管理方式已经显得有些掣肘，达不到新时期对单位文书档案管理的要求，档案的管理效率与管理质量都难以满足信息时代发展对档案管理工作的要求，传统而单一的档案管理方式不利于新时期企业的快速发展和企业资料的高效利用。

（三）文书与档案工作衔接有待改进

在对文书档案的管理工作中，文书制作部门与档案管理部门的工作衔接是非常重要的，良好的工作衔接不仅能够密切各部门之间的协作关系，还有利于拉近文书制作与归档管理等环节之间的距离，减小差异性。文书制作部门和档案管理部门如果加强协作，平时加强沟通，对文书的出版格式、文件之间的统一性等进行详细的沟通，对于档案管理人员来说有利于减小工作难度、提高文书档案管理的规范性。

二、完善文书档案管理工作的对策

固化而单一的文书档案管理工作对于企业进行内部资料的自我调整有一定的阻碍作用，档案管理并非是一劳永逸的工作，还需要对已归档的各类档案进行定期检查和梳理，确保文书档案资料的完整性和有序性，进而实现更加快捷准确的查阅使用档案，做到科学管理、合理利用，为单位、企业的稳定发展提供档案资料保障。完善文书档案管理工作，不仅需要管理人员具有足够的专业知识，在管理制度方面也要建立有效的管理机制做到纲举目张、有章可循，另外也要加强部门之间的合作，才能完善档案管理工作。

（一）建立有效的管理机制，促进档案管理工作的完善

文书档案管理工作是非常具有标准性和严格性的，这要求档案管理者在日常工作中除了要遵循相关的法律条文、规章制度外，还要根据所在企业或单位的工作性质和内容因地制宜地完善管理机制，区别于科技档案、财务档案等类别，使其更加符合文书档案管理的特性，从而减少在日常管理工作中出现的漏洞，提升档案管理的工作水平。优秀的档案管理者绝不是仓库保管员，对原始资料不仅要收集、整理、立卷、归档还要对已归档的文件进行甄别，做到去伪存真，对于文件中存在的不当的地方一定要严格按照规定进行修补，按照相应的程序开展工作，修改完毕后要对其进行认真的审核，在公文印刷过程中都要按照相应的标准对纸张、字体大小以及排版方式进行核查，充分利用各种工具，发挥其应有的作用。对于档案管理的规定和程序要尽可能地细化，并且具有可操作性，在公文正式引述之前认真审核签发的手续是否完整，文件格式是否正确等各种细节问题，以保障档案管理工作能够做到尽可能的完善，提升企业内部的文书档案管理水平。

（二）加强各部门之间的协作关系

在一个企业单位中，各部门之间的良好运行直接关系着企业的发展前途，企业的整体发展离不开各部门之间的良好衔接与合作，只有密切各部门之间的沟通，促进各部门成员的互相走动，使其积极了解到档案生成部门的主要业务和存在的新情况，加强业务交流，及时获取关键信息，从而达到快速、全面收集档案资料的目的，实现信息速享的效果，也能积极思考档案管理工作中出现的问题，并为之提供相应的解决对策。做好文书工作与档案工作的衔接交流，使两者之间能够达到有效的沟通，在文件格式、处理方法和签发、阅办手续等问题上达到协调一致，减小对方的工作负担，有利于文书档案管理工作的进一步开展。

（三）加强对档案管理人员的培训，提升其专业能力和综合素质

文书档案管理人员是直接接触档案资料的责任人，因此文书档案管理人员的专业素养在某种程度上来说对文书档案管理工作的好坏起着决定性作用。对管理人员进行专业的培训，加强管理人员的专业素质和管理技术，严格根据相关规定制定档案管理条例，加强对管理人员的工作态度和工作方式的规范，使其能够迅速适应新时期现代化的文书档案管理方式，充分发挥档案工作人员的主动性和积极性，培养文书档案管理人员的专业水平和综合素质，为其传授新科技时代计算机管理的方式方法，使其能够适应计算机操作的管理方式，提升企业的文书档案管理工作的工作效率，推动现代企业的科技化发展。

三、小结

文书档案管理工作对于一个企业的长期发展具有着不可或缺的作用，文书档案资料的完整程度反映着档案管理方式的合理与否。随着社会的不断进步，各行各业的企业管理方式也在发生着一定的变化，这时就越发凸显以往管理方式的不足。在文书档案管理工作中，因档案管理人员不够专业导致在工作中出现档案管理漏洞甚至闹笑话的情况比比皆是。由于档案管理制度不完善和单位内部之间的交流程度不够，引起的档案管理方面的失误也不乏先例。针对这些状况企业应做出相应的工作调整，在对档案管理的制度问题上加强完善，建立了有效的管理机制，对文件中可能出现的问题进行仔细的检查和审核，以此来促进档案管理工作的完善。另外也要加强各部门之间的联系，以此来获取有价值的信息，做好各个环节之间的衔接交流，在对档案管理人员的培训上，加强信息化数字管理方面的技术培训使其能够适应计算机操作的管理方式，以此提升管理人员的工作效率和档案使用效率。

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