新时期高校档案社会价值与功能浅析

何小萍

新时期高校档案社会价值与功能浅析

何小萍

高校档案管理是高校管理工作中重要的一部分。高校所有关于招生、教学、科研、人事管理等活动留下的各类档案是高校发展轨迹的真实记录，是高校历史的载体和高校文化记忆。高校档案具有独特的社会价值与功能，值得重视。

高校档案管理；特点；功能

高校作为国家的教育事业单位之一，是培养社会主义事业建设者、培育接班人、开展学术科学研究、创造科研成果的基地，是文化传承的阵地，而各种各样的档案材料和信息数据也就成为高校历史的忠实记载者。根据2008年教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》，高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。[1]自这一办法颁布以来，我国高校档案管理工作就迈上了法制化、规范化、科学化、现代化的轨道。高校档案是高校管理工作中重要的一部分，是高校形成和发展轨迹的真实记录，是高校历史的载体和高校的文化记忆。因此，本文关注的是高校档案社会价值与功能。

一、高校档案的特性分析

高校的档案管理工作是学校管理的一个重要的组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀以及办学特色等，都可以从学校的档案中反映出来。按照《高等学校档案管理办法》的规定，高校档案涉及的范围很广，共分为11类，包括党群、行政、学生、教学、科研、建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会诸类，可归纳总结为教学、科研、管理服务这三方面。高校档案除了具备档案的普遍特点外，它的形式和内容还具有自身独特的特点。

（一）社会性

学校是社会组织单位之一，它的活动与整个社会活动是紧密相连的。正如我们所知，学校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了学校与社会的广泛联系。很多学校尤其是高校，它们的科研课题、技术产品设计甚至学生的毕业论文等，无论题材还是内容，均选自社会，且是为了解决社会中的某些问题而提出来，最后的结果又都是服务于社会，而这些所有过程都会以各种恰当的载体形式被记录在册。另外，学校所招收的所有学生既来自于社会，在毕业后又都会走向社会，而且，所有与他们个人有关的档案一样会跟着他们走进社会。由此可见，学校与社会存在着客观广泛的联系，也说明了学校档案管理存在着社会性。

（二）私密性

在学校档案管理的内容当中，大部分是属于学生或者教职工的个人情况，包括家庭情况、奖惩情况、履职情况等等，这些信息均属于个人隐私，在一定的范围内都要进行严格保密。这样做不仅可以避免信息泄露之后引起不必要的麻烦，还是对个人隐私的基本尊重与保护。所以，在学校档案管理过程中，对档案材料进行保密管理是必不可少的。

（三）系统性

高校档案材料形成的部门众多，材料数量基数大，档案载体的种类多，而且档案管理的工作涉及到收集、整理、分类、保管、查阅等等环节，虽然工作量大且繁琐，但是却可以有条不紊地进行，有赖于学校整体工作的流程性和系统性。这个系统规定了统一的标准，规范整个文件管理的过程，包括传统的管理方式，即在生活中可用肉眼看得到的纸质档案、电子档案等，还包括虚拟形态的网络档案管理体系。

（四）综合性

对每一所高校而言，学校档案就是来自于各个不同的部门档案的汇总，反映各职能部门不同的业务范围，直接涵盖学校整体工作的各个环节。档案部门相对于学校内部的其他部门而言，工作涉及学校的各个层面，档案内容既包含领导指令，也有后勤服务，更多的是学校教育教学各项工作中产生的文件材料，是学校文化、办学成果、科学技术的最综合的反映。[2]随着我国教育事业的不断发展以及多种教育形式的推广，各类学校的在校生越来越多，档案的种类和科目也越来越复杂。从另外的角度看，高校档案主要有文书档案、教学档案、教师业务档案、学生学籍档案、科技档案、声像档案、会计档案、人事档案，以及文献资料等等，[3]需要进行分门别类的整理、归档、保存。

(五)载体形式多样性

随着现代科学技术的飞速发展，高校档案的载体形式也日益现代化、多样化。在出20世纪80年代以前，高校档案主要是以纸张为载体的纸质档案、图表档案。在80年代以后，随着科学技术的发展，档案的载体也出现了多样化。以磁盘、磁带、胶片、录音带、录像带为载体的声像档案、机读档案日益增多。不仅如此，随着科学技术的发展，将来还会有更多更易于操作且便于储存的载体出现。

（六）周期性

在我国范围内，高校活动的时间是以学年为单位安排的，学年是它的活动周期。高校在每个学年的活动是有规律的，其内容是大致相同的，呈现螺旋前进的状态。[4]学校管理的周期性指学校管理过程是由计划、实施、检查、总结四个环节组成并有序运转的。[5]高校档案管理的周期性特点是由于高校管理的周期性特点而产生的，尤以学籍管理最为明显。每年的9月份到次年的6月份为一个完整的学年，6月份为毕业季，会有不少学生从学校结束一个阶段的学习；9月份为新生入学季，即学生进入到一个新的学习阶段。在这些时间段内，档案的收集和移交最为频繁。高校每个学年的活动呈现螺旋前进的状态，由于这一特点，学校档案内容在时间上也呈现出对应的周期性。

二、新形势下高校档案的社会价值与功能分析

2016年12月，习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上发表重要讲话，高屋建瓴、振聋发聩，深刻回答了事关我国高等教育事业发展和高校思想政治工作的一系列重大问题，是指导我们做好新形势下高校工作的纲领性文献。作为高校管理工作的重要组成部分，高校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平高低的一个重要尺度。高校档案聚集了高校的大量教学科研信息、科研成果、人才资料，是高校发展过程中产生的宝贵信息资源，在知识传播、文化传承、科技创新方面具有非常重要的功能，也体现其优越的社会价值。

（一）促进校园文化建设，潜移默化塑造学生良好品德

习近平同志强调：“高校立身之本在于立德树人”，“必须坚持正确政治方向”。[6]校园文化是一个学校在长期育人过程中所形成的独特的价值观念、社会心理、审美情趣、思维模式、行为方式以及与此相关的校风、学风，是师生员工共同创造的具有校园特色的文化氛围。高校档案贯穿于学校的一切发展过程当中，是该校发展的历史记录，对校园文化的形成、发展都起着见证的作用。但是，校园文化并不是说有就有的，不是一朝一夕就可以形成的，而是要经过一定时间的积累、沉淀，在高校发展的过程中不断总结不断吸收优秀经验才形成的。也就是说，高校档案真实地记录学校发展过程中的点点滴滴，也不断地对校园文化进行归纳和梳理。通过这些档案资料的整理和价值判断，取其精华，根据学校发展战略和校园文化脉络，总结和凝练校园文化，一以贯之，持续而有内涵，可以对大学生起到一个很好的引导规范作用。

例如，在校史展览的过程中，通过形形色色的档案材料，展示学校辉煌业绩，让师生了解到学校发展历史，也让学生通过学校发展的各个阶段来透析时代的变迁缩影。这样，高校档案就可以变成优秀的历史课和爱国爱校的教育课的素材，也是进行社会主义核心价值观教育的良好机会。在校园先锋及英才英模事迹展览的基础上，师生们可以感受先进模范的风采及奉献奋斗精神，受到良好的榜样激励，提高思想认识，不断修正价值观和人生观，确立人生坐标，从而树立努力目标。又如，学生个人档案真实地记录了学生在校期间学习生活、参加各种活动的个人信息，包括学习情况、综合发展、贷款情况、奖惩情况等等，是他们在学校的全方位的展现，也是学生综合素质的体现，会对毕业就职乃至个人发展产生重要的影响。

（二）提供历史经验，大力推动高校教育改革

高校档案保存了高校自诞生和发展过程中各种活动的历史记录，其中就包含着在这一发展过程中的经验和智慧，它不仅可以让后人了解学校从事政务的经验和教训，还可以有效地保证高校决策的正确率，同时还是我们考察一个学校的渠道之一。学校教育评估是根据一定的教育目标和标准通过系统地搜集学校教学的主要信息，对学校办学水平和教学质量进行客观全面的评价。而评估的依据就是在高校招生、教育、科研、管理的过程中所形成的记录在案的材料档案，比如教学、科研、管理等等。

高校的院系设置、软硬件建设，教师在日常教学中准备的教案和相关课件、公开课中评课老师做的听课记录，教师们的科研活动及成果，每个学期的课程设置、教学计划安排等都属于高校档案材料，这些内容都将影响学校接下来的教学活动的开展。尤其是我国的高等教育正处在改革转型时期，各大高校将从体制、教学、行政管理等方面进行全方位的变化。不管改革具体从哪个方面着手，具体的改革计划开始前都离不开高校原有的教育教学方面的档案材料。教育部对学校之间进行教育评估或是学校内部开展自我教育评估，都离不开丰富、全面的档案资源，高校档案的准确性、全面性影响着教育评估工作的开展。通过各种评估，可以发现高校在教学管理、科学研究、行政管理等方面存在的问题，例如日常安排是否适宜、教育内容是否正确、教学程序是否规范、科研成果是否丰富等等，从而对学校未来的发展做出全面准确展望和规划。只有在总结历史经验的基础上，经过反复的论证和修改，才能确保高校教育改革顺利实施、稳步前进和取得最终成功。

反映各教师的教学质量及生源状况。随着教育体制改革、教学改革、教职工队伍管理改革的深入，学校通过对教学档案的整理研究，利用档案管理信息和档案数据，可为专业教师分析教学效果，提高教学方法。另外，还可以根据档案记录的内容对教师进行一个末位淘汰的激励机制，这不但可以有效地刺激教师的积极性，还可以不断地提升教学队伍的质量。

（三）提供师资考查依据，强化高校人才队伍建设

高校人事档案是人力资源管理工作的重要资源支撑，可以为高校有关领导部门分析、总结、部署、调度高校师资工作提供依据，也为构建符合高校需要的人才流动和调配机制提供基础信息与数据。如反映教职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料，反映教职工与学校之间关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动材料等等。在大数据时代，高校人事档案信息资源整合利用有着巨大应用前景。

（四）推动学校科研发展，激励科研成果创新

温故知新。开展科研工作是现在的学校尤其是高等教育学校为实现培养更多的社会主义事业接班人的伟大工作之一，科研水平的高低也是衡量一所高校教育质量的一项重要标准。在此方面，科研档案的存在就显得格外关键，其也有很大开发利用空间。从立项审批到每项课题结题，一般都要利用相关的档案作为依据或者参考。尤其是在以往科研中形成的相关的课题档案更是新开课题所需要利用的重点。同时，从科学技术交流的角度看，高校科研档案不仅可供本校的师生享用，已对外公布的还可以被校外人员查阅和利用。也就是说，高校的科研档案不仅促进本校的科研的发展，还可以对整个社会的科研都有较大的推动作用。我国目前各大高校的科研工作都是建立在原有教研成果的基础上。根据以往的科研档案可以为接下来的科研工作提供方向和建议，可以有的放矢地增强或减弱对某一方面的研究和探讨。这样不仅可以节约资源，还可以为整个社会提供最有用的产品和设计，促进社会的进步。

[1]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海:上海交通大学出版社,2009.

[2]高等学校档案管理办法[EB/OL].http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[3]党跃武.高校档案工作科学发展探索与实践[M].成都:四川大学出版社,2010.3.

[4]韩玉枚,张恩庆,黄坤坊.外国档案管理[M].北京:档案出版社,1987.299.

[5]王芝兰.高校档案规范化管理[M].长沙:湖南师范大学出版社,2012.5.

[6]习近平在全国高校思想政治工作会议上发表重要讲话[EB/OL].http://www.china.com.cn/newphoto/news/2016-12/08/content_39878764.htm.

（责任编辑 胡爱敏）

何小萍，广东舞蹈戏剧职业学院档案科科长（邮政编码 528231）

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1672-6359(2017)03-0092-04