浅谈地方高校文书工作与档案管理

李加佑

摘 要：文书档案是地方高校重要的档案材料之一，它是地方高校党群、行政、教学、科研活动的重要文件，体现了地方高校的发展经历和成长轨迹，是地方高校党群、行政、教学、科研活动的宝贵经验财富和信息资源，也是地方高校向社会提供服务的档案实体保障。

关键词：地方高校；文书工；档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）35-29-2

1 地方高校文书档案管理存在的问题

1.1 领导对档案工作重视程度低，管理意识不高

我国高等学校档案管理办法明确规定，高等学校档案工作实现校长负责制，可是高等学校档案工作真正实现校长负责制的又有几所呢？这充分说明了文书档案管理工作领导重视程度还是不够，档案管理工作仅仅停留在最初的管理水平，对档案管理部门要求不高，这种对文书档案管理不重视，直接影响到档案管理工作人员的积极性和创造性，导致档案工作管理粗放、质量不高，管理效益上不去。

1.2 文书工作与档案工作脱节

文书工作与档案工作的脱节，这无形中拉开了文书工作与档案工作两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，是两方面存在着脱节现象，档案部门工作人员没有做好公文形成的前端控制工作，对公文格式和前端处理方面做得不到位，导致公文格式、纸张质量、用墨要求等出现不规范情况，使现有的文件内容烦琐，形式多样，不利于档案的分类和保管。

1.3 文书部门与档案部门缺乏协作精神

各部门之间对档案工作缺乏配合和协作，文书材料形成后分散在各部门科室，这严重造成归档时人力、物力的浪费，需要耗费大量的精力去收集散落在各部门科室的文书档案，往往一些处室和科室不太配合、协作，这给归档工作部门专职档案员或兼职档案员带来了收集难度，导致一部分文书材料无法准确及时收集归档。

1.4 文书档案形成不规范，滞后档案收集整理工作

首先是收集的文书材料不规范，主要表现在我们文书工作人员在制作文书材料时没有按照公文规定进行公文制作，公文形成错误千姿百态，给档案工作管理带来了很大不便，直接影响到档案的质量和使用效果，也给专（兼）职档案员归档前期鉴定造成较大困难。要熟悉一个部门的各项业务，对一个专（兼）职档案员来说是非常困难的，特别是面对一个机构庞大的高校，要想熟悉各机构的业务，可以说这是根本不可能实现的事情。

1.5 重藏轻用，管理模式陈旧

许多单位对档案“重藏轻用”的习惯未得到根本改观，受传统思维习惯的管理模式影响，只重视档案的收集、整理、鉴定、保管和检索编辑等业务环节，而没有根据单位和社会的需求，将档案用活；换句话说无视了对档案资源的开发利用，使档案的价值未得到发挥，完全失去了档案的社会价值和凭证依据。

2 加强文书档案管理是顺应时代发展的需要

2014年中央、国务院两办出台了有关档案工作的《中共中央办公厅、国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》（中办发〔2014〕15号）文件，同年8月贵州省委办公厅、贵州省人民政府办公厅联合下发了2014年的31号文件《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等文件，文件涉及档案工作的具体工作思路和技术规范要求，这为我们今后档案工作的发展指明了方向和工作要求，《实施意见》明确肯定了档案工作的重要作用，这是档案社会价值的回归，充分肯定了档案原始属性的凭证依据和参考价值本真体现。

3 文书与档案的关系辨析

文书是指地方高校在行政事务管理活动中利用书面形式表达意愿，进行交流沟通，说明情况和留作凭证的一种文字记录材料，其本质属性是现行效用。档案是指学校或个人在社会活动中直接形成的，具有凭据价值和参考价值的各种形式的历史记录，其本质属性是原始记录性。文书的功能在于传播形成者的意图，实施形成者的目标活动；档案的功能则在于把处理完毕的文书经过区分保存价值鉴定后，并按照一定的形成规律、事由和时间的先后顺序集中整理归档，方便日后参考使用。[1] 从文书与档案的属性和功能上不难看出，他们两者间有千丝万缕、密不可分的有机联系。文书是现行工作中正在使用的文字材料，档案这则是已经失去现行效用并经文书管理员按照一定方法和规律整理归档后的文件。因此我们可以说，文书与档案实际上是同一事物在不同使用阶段的不同表现形式，二者的关系可以表述为文书是档案的前身，也是档案的重要来源之一；档案则是文书的延续，也是重要文书的最终归宿。[2]

4 文书档案实体的原始记录性是实现社会价值的途径

从个人层面上看，从国家开展干部人事档案专项审核工作以来，干部人事档案在专项审核中发现了很多问题，这些干部人事档案个人存在的问题，都是通过利用文书档案实体的原始性记录获得解决。就贵州省铜仁市铜仁学院在开展专项审核中，就学籍、党团材料、工作经历等审核事项发现的问题约两百多起，这些问题解决的途径绝大部分都是通过查阅高校文书档案，来完善人事档案存在的问题。近两年来，该校综合文书档案室也面向社会提供很多服务，其中向社会人士提供文书档案查阅解决人事档案存在的问题和社会纠纷问题利用次数达四百余次，这些问题都是通过查阅利用文书档案来解决的。

从社会和国家层面上看，利用档案实体的原始记录性可以维权。档案可以上升到维护国家利益的地位，可以上升到外交领域。2014年中央政治局常委领导曾对档案做过批示，这在历史上还是先例，因为档案部门公布了48个日本战犯的审判记录，公布了日本警备队遗留在华的档案，从这些档案证明了慰安妇、南京大屠杀的存在，在与日本进行外交斗争中起到了重大作用。这就是档案实体原始记录性的魅力所在。

5 地方高校文书档案管理改进办法

5.1 提高公文质量是基础

公文书写材料对档案质量的影响。公文书写材料质量不仅影响公文的阅读，而且决定着档案的保存寿命。公文用纸选择是基础，要选择质地坚韧、耐老化的纸张；墨质使用是关键，必须使用不易褪色的墨水，是保证档案字体清晰的前提条件；公文规格是国家的更性要求，不符合国家公文格式规定的文件，是需要及时清除，并重新制发文件，公文格式不规范，直接关系着档案的生命。

5.2 摆正观念认识，重视文档管理工作

要想提高文档管理工作效率，首先要做到的是摆正观念认识，重视文档管理工作。其次在工作上，要围绕工作重点、难点，寻找突破口，找准攻克的方向，才能事半功倍。

5.3 完善文书和档案工作的衔接

在文书档案管理中，文件质量的好坏决定着档案质量的高低。文书部门规范处理文件是文书工作和档案管理水平高低的基础，这就要求工作人员做好文书工作和档案工作的规范衔接，协调文书和档案工作，并最终实现文书、档案工作一体化管理。

5.4 顺应时代发展，提高员工素质

对员工进行统一的专业培训，为员工的交流和学习提供一个平台，此外，可以参考国外有效的管理经验和单位自身的实际情况结合起来，挖掘出员工最大潜力。而作为员工，必须好好把握单位提供的平台，努力的充实提升和完善自己。

5.5 加强各部门协调，做好文档收集工作

文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。高校各职能部门是高校档案形成前沿阵地，各学院是形成教学档案的责任者，教务处既是学校教学文书档案的形成责任者，又是教学档案归档的责任者，党政办是校级文件和外来文件归档的第一责任者，人事处、组织部是人事档案形成的主体，也是归档的第一责任者，财务处是会计档案形成的主体和责任者等。为此，积极主动与各部门处理好关系，是档案员工的一项重要工作。

6 结束语

作为一个单位、部门的秘书工作人员，必须正确掌握文书与档案之间的有机关系，正确处理好文书工作与档案工作的互相关系、互相渗透、互相影响，真正实现文书与档案工作的内部统一。不管是在文书工作岗位上的兼职档案员，还是在档案工作岗位上的专职档案员，都需要不断提升自己的综合素质，要本着高度负责和爱岗敬业的精神去做好我们应该做的每一件事，在工作中发挥出最大、最好潜能，最大限度地为社会、学校、师生服好务。

参 考 文 献

[1] 高金愚，唐明瑶.档案管理务实[M].北京：科学出版社，2010.

[2] 郭学利，武晓睿.秘书学档案管理[M].北京：清华大学出版社，2015.