做好医院招标档案科学管理的探讨

杨亦军

青岛大学附属医院,山东青岛 266003

医院招标档案是在医院招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录。科学规范地管理招标档案,是现代医院行政工作的一项重要内容。近年来,医政管理工作日臻完善、透明公开,而医院招标档案作为见证医院招标过程的最原始记录,有着非同小可的作用。它不仅可以客观真实地反映招标过程,而且是降低招标风险,监督招标是否规范的依据。但是,在部分医院的招标工作中,存在对招标工作认识不足,招标工作档案管理松散,职责不清,招标科室工作人员流动性大,招标档案材料收集不及时等现象。如何解决存在的问题,推动招标档案的科学规范发展,为医院的管理和决策工作提供依据,是摆在医院档案工作者面前的一项艰巨的任务。因此,寻求科学有效的医院招标档案管理是医院档案工作的重点。

1 医院招标档案的形成

形成一卷招标档案从招标项目开始提出,经过招标项目委托、开标及评标等一系列活动到招标活动结束中间需经过多个环节,每个招标环节都对招标活动产生重要影响,都会产生一系列书面文件,这些文件是对招标过程的真实、客观反映,是招标行为是否合理合法的直接书面证据,也是监督招标工作是否规范化的重要环节[1]。所以做好招标档案管理对完成招标工作起着不可替代的作用。以青岛大学附属医院为例,为科学管理招标工作,医院专门成立招标管理部,负责组织协调全院各类招标工作。医院每年有上百个招标项目,其中包含医疗设备招标、后勤物资招标、基建工程类招标以及其他类招标。按照招标管理规定,本着公平、公开、公正的原则,每次招标工作由招标管理部门负责组织,参加招标的院方人员由招标管理部门、设备使用部门、纪检监察部门、审计部门、计财等部门的人员组成,招标工作完成会产生招标申请表、评委签到表、投标单位登记表、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、报价一览表、最终报价单、纪委监察部门审核记录表以及办公会纪要等相关文书,由负责档案收集的专人将这些文书按照形成时间进行排列整理,并将每份卷内文件打印成卷内目录,附备考表后,形成一卷完整的招标档案并移交至医院档案科,由档案科进行编号、整理、录入、上架。医院招标档案是检验招标过程是否规范的重要依据。

2 招标档案管理存在的问题

2.1 职责不清沟通不畅 造成招标档案管理困难

在行政工作中,上传下达,沟通便利、相互协作是高效工作的基础,招标工作同样如此。但在实际工作中,不少医院常常存在招标管理部门与档案管理部门职责界定不清,信息沟通不畅的现象,这样大大制约了医院各项管理工作的开展和办事效率。在不少医院的招标档案收集过程中,存在这样一种现象[2],医院档案科不清楚招标管理部门在收集整理归档过程中困难或瓶颈问题,而招标管理部门又不知道如何破解招标档案收集难,如何达到准确规范整理招标档案的问题,沟通不畅,影响着招标档案收集及管理。此外,还存在招标管理部门与其他职能部门职责划分不清的现象,各自为营的工作作风造成档案规范管理的困难。总的来说,医院招标过程涉及多个部门,职责界定不清,要么都管和要么都不管现象,对招标档案的科学规范的管理带来不利影响,加大招标档案科学高效管理的难度。

2.2 归档材料随意散乱无序 造成招标档案管理困难

《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》都对各类档案的管理有着具体要求。招标档案的收集不同于一般文书档案,文书档案通常是在次年上半年收集前1年度档案,通过1年的归纳整理,比较有条理,顺序清楚。招标档案不同于其他档案,往往是在招标后招标材料短时间内汇集在一起,并且通常是多个招标项目同时进行,这样就会出现大量材料堆积在一起的现象,一旦不及时整理,就会大批堆积,使人焦头烂额。此外,不少医院招标档案在收集整理过程中还存在档案资料随意无序的现象,譬如不按规定使用标准纸张、档案排列顺序颠倒、材料页码标识不准、提交材料不全、档案材料迟迟不归档等多种问题。这样的问题档案,汇集到档案科后需要档案科工作人员比对卷内目录一一查对,给档案收集整理工作带来很大麻烦,严重影响档案收集速度,造成立卷归档速度慢,档案收集质量低的现象。也势必会造成日后查阅困难,给档案收集整理开发利用带来重重障碍。

2.3 招标档案管理硬件不足 影响招标档案科学规范管理

提高医院医疗技术,树立学科优秀人才,提升科技创新水平是医院工作重点,而档案工作往往是医院管理工作的边缘。许多医院档案管理配套设备远远落后于医院医疗水平的发展,档案库房不足、设备落后,严重制约着档案科学规范管理水平。单就招标档案来说,每卷招标档案少则近百页,多则几百上千页,占地空间大给医院档案库房带来很大压力。为缓解档案库房紧张,有的医院对招标档案能不收尽量不收,再不然对收集的招标档案进行集中简单堆砌,这种不负责任的粗放式管理方式,最终导致招标档案资源的浪费。

3 科学管理招标档案的途径

3.1 建立健全相关的招标档案管理制度

招标档案具有可追溯性,它可以为医院工作提供查考依据,使医院管理工作有据可循。因此,医院应建立从收集整理到借查阅使用一系列档案管理制度,并制定相应的档案考评管理机制,将档案管理工作作为年终工作考核的一项内容,形成领导重视,分级管理,责权清晰的管理模式。做到应归尽归、应收尽收。同时鉴于招标档案的分散、涉及面广的特点,由招标管理部门进行招标前及招标后的集中统一收集,在规定时间内完成招标档案的归档,防止招标材料散乱无序现象的发生,最大限度保证招标档案的收集质量。此外,为更好地做到管理有序,在招标档案的借查阅过程中,应严格遵守借阅登记制度及保密制度,通常是由招标管理部借查阅,对招标管理职能部门之外需要借查阅档案的部门,需在征得招标管理部知情同意的情况下方可借阅,杜绝档案管理的随意性。

3.2 加强招标档案的信息化管理 提高招标档案的电子化管理水平

随着档案管理信息化建设不断增强,将招标档案进行信息化管理不仅可以缩短查阅时间,而且可以通过信息分级管理,实现不同权限人员通过网络即时查阅档案的目标。这样可以大大提高招标档案使用率和查阅的准确率,是招标档案科学管理有效途径。以青岛大学附属医院为例,医院领导高度重视档案管理工作,从长远发展及科学化管理的角度考虑,为保证招标档案的科学有效管理,医院在档案库房安装数字化档案管理系统,并在档案管理系统内增添招标档案模块,由医院档案科对招标档案进行统一管理。招标档案归档后,档案科对收集的档案从医疗设备、后勤物资、基建工程以及其他类几方面进行分类立卷,专职档案工作人员编号后将档案按年度、分类、卷号、招标编号、中标单位、案卷题名、申购科室等信息进行录入,并在建立招标档案基本信息的基础上,完善卷内目录,最终形成一份“含金量”高、利用价值高的招标档案。事实证明,通过科学的信息化管理,医院招标档案不仅管理有序,查阅方便,而且最大程度的提高了招标档案管理和使用效率。

3.3 加强招标档案硬件设施建设 推进档案管理规范化。

医院的快速发展,不仅仅是大型医疗设备的上等级和医院医疗技术上水平,更需要与之匹配的相关管理水平上层次。按照相关档案管理规定,不同种类档案,应划区域进行不同种类档案的存放[2]。招标档案同样应按照防火、防潮、防晒、防虫、防尘等要求,定期进行整理。设立专门的招标档案库房或专柜,收集整理录入后单独进行上架存放。青大附院在医疗用房十分紧张的情况下,仍然留出足够的档案库房,医院在档案库房安装了密集架,并配备自动灭火装置、档案消毒灭菌机、档案库房自动除湿机、加湿机、扫描仪、复印机等先进的办公设备,各种硬件设备的齐备,保证了档案工作的顺利开展,进一步推动档案设备自动化管理进程。

3.4 提高相关人员档案管理业务素养

随着医院各类高科技医疗设备不断引进,医院建设维修工程开展,后勤物资使用量的增加,招标档案的数量也在逐年上升。医院各类档案的收集与整理,单靠几个专职档案管理人员是力不能及的,许多前期收集整理工作需要各科室兼职档案员协助完成。而兼职档案员的档案业务素养、对档案材料的敏感程度,也决定了档案收集的质量。因此,明确责任,增强兼职档案员法律意识、档案收集意识,提高兼职档案员的素养,是提供质量有保证的档案的前提[4]。为此,医院档案主管部门应定期对兼职档案员进行法律及档案知识培训,增强兼职档案员档案法律意识及归档意识。医院档案科既可以面向全体兼职档案员进行档案收集整理的基本常识培训,同时还可以针对不同档案类型进行档案收集专题培训。同时档案科工作人员还可以定期深入到职能科室对档案收集过程中遇到的问题可以进行面对面具体指导,最大限度保证档案收集质量。此外建议相关部门兼职档案员做到相对固定,不要频繁更换,从而保证档案的收集质量,最终实现招标档案从收集整理到开发利用的高效统一。

[1]吴锋霞.招标档案管理中存在的问题及对策[J].企业改革与管理,2016(9):37-38.

[2]黄燕.医疗设备政府采购招标档案管理初探[J].中国卫生标准管理,2017,8(2):12-13.

[3]韩冰,沈铁峰,周璇.科学管理医院招标档案管理的认识与思考[J].财经界,2016(24):355 .

[4]欧丰霞,王健智,席凤梅.科学管理招标档案为医院建设和发展服务[J].中医药管理杂志,2013,3(9):310-311.