农业科研档案管理实践与对策

李 影，高 岩

（1． 中国农业科学院农业资源与农业区划研究所，北京 100081；2． 英国布里斯托大学）

农业科研档案是在农业科研活动中长期积累所形成的信息资源，是农业科学研究的伴生物。农业科研档案的显著特点是实践性，主要来源于农业科研生产第一线，它是农业科技工作者长期实践经验的结晶，反映了农业科研动态及发展规律。农业科研档案可以指导农业科技发展，在保持农业科学技术研究的系统性、连续性、准确性方面起着重要作用。搞好农业档案管理以及信息资源开发利用，促进知识创新及农业科技发展等方面，具有深远的影响。

农业科学研究是一项复杂的科学劳动，其档案是农业科研工作的重要组成部分。档案是农业科研活动中形成的具有保存价值的原始记录，档案的内容及载体形式多种多样，有文字、公文、图表、数据、影像、电子等各种文件材料。完整规范的农业科研档案对后续的农业科学研究、农业生产发展具有查考和支撑作用，并可为农业科研项目选题、立项、结题及科研成果转化等提供可靠、完整的技术资料，同时也为单位领导和管理部门科学决策提供有力的凭证依据。

1 农业科研档案管理特点

档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，档案管理工作服务的对象是档案利用者。档案管理工作具有管理性、服务性、政治性和保密性。农业档案管理是农业科研管理的重要组成部分，是农业科研活动的重要环节，对农业科研项目管理活动的延续，其历史性和创新性有其自身特殊的重要作用。

2 农业科研档案管理重要性

2.1 农业科研工作决策依据

农业科研档案记载了农业科学研究工作的进展情况，是农业科研团队在从事科研工作活动中形成的以文字、图表、声像、文件等各种形式，保存和考察各类科研项目的原始记录，记载着科研机构的研究历史和科研人员的研究进程，具有系统性和权威性。规范的农业科研档案对于决策者来说，是不可或缺的重要资料，决策者可根据档案记载的科研工作进展等信息，进行决策、总结工作和制订计划，确定发展方向和研究进程，制定总体发展目标和规划。

2.2 农业科研工作发展依据

农业科研工作者在工作的同时会形成研究情况记录、工作进展情况等综合性材料，这些材料经过整理形成农业科技研档案，对科学研究的后续研究有很大作用。可以保证研究的连贯性，避免不必要的重复研究，原始数据可以充分利用，促进农业科研工作多出研究成果、快速发展。

2.3 农业科研工作涉密保密性

任何档案都存在涉密保密的问题，其保密工作直接关系到国家的安全问题。就农业科研档案而言，它是农业科研工作者多年心血和集体智慧的结晶，是关系国家农业科技工作发展进程和高尖端研究进展的关键材料，反映了国家农业科学研究的情况，因此在档案管理过程中必须给予高度重视。在实际工作中，要使档案信息资源得到充分利用，并根据不同密级和开放时间对档案采取有效的保护措施。

3 农业科研档案分类

3.1 科学研究准备阶段

科研项目在获准资助前，项目申请人都会做些必要的前期准备工作，如查阅有关文献或做一些简单的预备试验，在此基础上再提出项目申请。这时查阅检索资料及积累的有关资料、项目申请书、重点项目建议书、项目可行性报告、项目申请简表、合作意向书，以及项目获准后的计划任务书、项目合同等都属于这个阶段形成的材料。

3.2 科学研究试验阶段

是记载项目执行的具体过程，记载内容包括：项目实施方案，试验过程中的各种原始记录，包括各种媒体（录像带、照片、录音带、光盘）材料、试验报告、阶段总结、技术文件、年度进展及执行情况报告等，若申请专利的项目还必须提供专利申请文件。

3.3 科学研究总结验收阶段

农业科学研究主要记载课题结题所做的工作，包括科研项目的工作报告、研究报告、已发表或待发表的论文、专著、技术鉴定材料、科研投资和经费使用情况等材料，以及课题完成后由项目主管部门组织验收的一整套材料（包括验收报告、验收证书、验收评价表等）。

3.4 科研成果鉴定和申报奖励阶段

根据不同评价方法有科技成果鉴定申请表、科技成果鉴定证书、科技成果评审证书、科技成果评定证书、科技成果验收证书、科技成果登记申请表，成果应用的经济效益和社会效益证明等一套申报成果的材料，以及成果获准后的奖励证书。这些材料在鉴定和申报成果时都有明确规定，一般由科研管理人员办妥后统一交档案室归档。

3.5 科研成果推广应用阶段

主要对科学技术研究成果推广后的经济及社会效益进行记载，包括：推广应用方案、总结、成果、专题综述、转让合同、技术应用情况及社会经济效益等。

4 农业科研档案管理措施

重视农业科研档案凭证文件的收集及技术文件归档，重视材料的系统性和完整性。档案管理人员要了解课题或项目的研究技术方案、技术路线，懂得课题项目各种技术文件的内在联系与因果关系，切实为科研人员提供归档指导。使归档文件材料能够完整地反映科研人员的思路和实现意图，并能够客观、全面地反映出项目的主要内容，按照技术专业体系形成归档文件体系，确保归档技术文件材料的系统性和完整性。

努力提升档案管理水平，农业科研档案管理涉及多方面的农业知识，档案管理人员需要对农业科学所有学科有一定的了解。因此，农业科研档案管理人员要学习大农业的知识，使档案工作者有充分的档案管理工作技能及完善的农业专业知识结构，保证对农业专业领域材料进行正确的鉴定、整理及归档。

5 农业科研档案管理建议对策

5.1 健全档案管理制度

农业科研档案管理工作发展历史悠久，大部分科研单位都更新了档案管理制度，特别是在现代科技和办公手段飞速发展的今天，档案管理要跟上时代发展的步伐，要健全管理制度，加强管理职责，部门负责监督、管理文件材料的归档过程，督促农业科研档案的形成。

5.2 增强档案管理意识

农业科研档案是农业科学研究中形成的科技文件材料，特别是科研人员要加强档案管理意识。档案管理人员要加强监督意识，对档案管理工作进行定期督促，重视定期更新档案管理设施设备，在农业科研档案工作中投入资金，确保农业科研档案工作的开展。

5.3 档案为农业科研服务

做好农业科研档案管理工作，要增强农业科研档案的管理意识，建立健全档案管理及保密制度，明确档案管理的职责，确保对农业科研档案工作各个环节的有效管理。加强对农业科研档案管理人员的综合素质教育和专业知识水平要求，使其能够根据不同需求及时编撰有价值的资料。加强档案管理设施更新，全面提升农业科研档案管理工作，发挥农业科研档案的作用，为农业科技知识创新工程，为农业科学研究服务。

[1] 王磊．论档案工作创新与现代化管理的途径．办公室业务，2013，（9）：62

[2] 冯家富．浅析档案管理现状及对策．办公室业务，2013，（9）：80～81

[3] 吕园芳．实现档案信息化管理的方法与对策思考．办公室业务，2013，（9）：9

[4] 陈嘉男．对中国当代档案学研究的建议．办公室业务，2015，（1）：62