医院档案现代化管理问题及对策分析

2017-01-20李晓燕

中国卫生产业 2017年15期

关键词：档案资料现代化档案管理

李晓燕

济南市中心医院，山东济南 250011

医院档案现代化管理问题及对策分析

李晓燕

济南市中心医院，山东济南 250011

随着科技的不断发展，档案管理工作方式和手段也发生了较大的变化，为档案管理工作创新发展提供了新的机遇，同时也带来了新的挑战。由于方方面面因素的影响，医院档案管理中出现了不少的问题，特别是归档不完整、档案管理效率不高、档案资料价值利用不高等问题较为明显，迫切需要推动医院管理现代化改革，进一步提升医院档案管理工作的质量水平。该文针对医院档案管理现代化，首先分析了医院档案管理现代化的重要作用，以及目前我国医院档案管理工作中出现的问题，并就推进医院档案现代化管理，进行了论述分析。

医院档案；现代化；管理

档案管理对于医院医疗业务以及科研工作的开展具有重要作用，是指导医院改进管理、提高医疗服务水平的重要信息资源。随着档案管理工作理念的更新以及现代网络技术信息技术的发展，对于医院档案管理工作也提出了新的要求，医院在自身的内部管理过程中，应该高度重视档案管理的重要性，积极推进档案管理现代化，以档案管理服务医疗管理，促进医院发展水平的改进提升。

1 医院现代化档案管理重要作用分析

1.1 现代化档案管理是医院内部管理创新的基本要求

随着医疗技术的不断发展，医院档案管理工作方面，无论是档案的内容还是档案工作的开展方式等都有了新的变化。特别是档案工作内容中，既有各种各样的病历文件，也有医院日常管理的行政、会议文件以及财务报表等等，这些对医院的经营发展有着非常重要的影响，加强医院档案的现代化管理，将这些档案资料进行分类整理、安全保存，对于医院管理现代化进程推进也具有重要意义。

1.2 现代化档案管理是提高医院医疗服务水平，促进医疗科技发展的重要手段

推进档案现代化管理，能够更好地实现档案资料的有效开发利用，特别是由于病历档案中详细记录了临床治疗资料，对医院医疗服务过程中病历档案信息的有效开发利用，无论是对于有针对性地开展医疗服务，还是进行医疗科学研究等，都有着重要的参考价值。

1.3 现代化档案管理是医院档案管理发展的趋势方向

现代化的档案管理，最突出的特点就是利用各种信息技术、智能分析技术等，对于减轻档案管理工作任务，提高档案管理效率具有非常重要的作用。医院加强档案管理工作，提高档案管理规范化水平，势必需要转变传统的人工档案管理模式，因此推进档案现代化管理，提高档案管理技术水平，也是档案管理工作的必然走向，对于推动医院整体管理水平的提升也具有非常重要的作用。

2 医院档案现代化管理存在的薄弱环节

2.1 现代化的档案管理规章制度体系建设有待优化

档案管理工作是一项系统性专业性相对较强的工作，特别是医院档案管理工作，涉及内容较多，做好档案管理工作，必须建立规范完善的档案管理制度。但是很多医院在内部管理过程中，对档案管理工作重视不够，档案管理方面还没有建立规范的档案工作制度，档案工作部门对于各类医疗业务科室的调度力度不足，造成医院的档案管理工作出现了较多的问题。

2.2 档案管理工作流程标准化程度不高

由于医院内部普遍存在着重医疗业务、轻档案管理的问题，因此档案管理工作的基础非常薄弱，档案管理工作业务流程也存在着较多的问题。特别是很多医院内部的档案管理信息化水平不高，档案管理工作还缺少基本的档案管理信息系统，档案部门与医院内部的各个医疗业务科室、行政部门、药品部门、耗材部门等之间还没有直接的联系，大量分散的档案资料得不到及时的归集整理，不利于档案管理工作的规范开展。

2.3 档案管理工作专业技术人员缺乏

现代化的档案管理工作，早已经不是传统简单的档案归集整理保存，档案资料的编研利用以及信息化管理等，对于档案管理工作人员的能力水平也提出了非常高的要求。但是目前，很多医院在内部职工的培养上，更加侧重于临床科室人员的再教育、再培训，而对于档案管理工作人员缺少专业化系统化的教育培训，造成了医院档案管理工作人员能力水平提升不高，影响了档案管理工作的质量和效率。

3 医院档案现代化管理实施推进措施

新时期的医院档案现代化管理工作特征非常鲜明，在档案管理工作体系上，主要是按照现代档案管理工作理念要求，加强医院档案管理领导力量和制度建设，为档案管理工作提供良好组织基础。在工作方式上，主要是应该坚持推进医院档案管理的数字化信息化智能化，创新医院档案管理工作的整体流程，重点提高医院档案管理工作效率。在工作方向上，应该朝着进一步提高医院档案资料的开发利用上努力，不断提升医院档案资料的利用水平，真正发挥好档案资料服务医院管理以及医疗、科研的内在价值。具体来说，应该坚持在以下几方面加强管理。

3.1 突出信息化建设，为医院档案现代化管理提供良好基础保障

医院档案现代化管理，最主要的途径还是依靠医院档案管理信息化建设来实现，在医院的档案管理工作开展过程中，应该将档案管理信息系统的建设作为重点。目前，较为成熟的医院档案管理信息系统建设主要包括以下几方面的内容：①注重完善医院电子病历的管理，利用电子病历在数据统计、检索、分析、存储以及共享方面的优势，及时将有关的病历信息数据录入医院的档案管理信息系统之中，通过电子病历的设计使用，可以准确全面地将有关的病历数据保存，实现病历资料保存管理的高效便捷。②加强对医院内部临床信息资料的管理，将医院内部的档案管理信息系统与临床科室管理系统进行直接的联接，将诊疗、病房、医技等方面有关的临床信息记录，及时与档案管理部门进行资料的共享，对有保存价值的档案资料进行全面的归档保存，提高档案资料归集整理的及时性。③应该注重加强医院档案管理信息系统与医院行政管理部门以及财务管理部门的对接，特别是加强档案管理信息系统与财务管理信息系统之间的数据共享，将医院经营活动有关财务报表数据以及医院的经营活动管理资料等，及时进行归集整理，交由医院的档案管理部门进行归档保存，为医院经营管理提供全面的参考依据。

3.2 突出重点环节，对医院档案现代化管理各项工作进行规范提升

推进医院现代化档案管理，①医院管理层应该高度重视档案管理的重要性，积极支持医院档案管理工作的规范有序开展，特别是为了便于对医院的档案进行统一管理，应该完善医院档案库的建设，对医院内部的所有档案资料进行归口管理。②按照档案法以及各地医疗卫生机构对档案管理工作的基本要求，完善医院档案管理规章制度设计，重点是对医院内部档案资料的归集整理、借阅参考、保密存储等进行详细的规定，确保医院档案管理工作严格按照规章制度规范有序进行。③高度重视提高医院档案资料的开发利用率。档案现代化管理对医院的档案开发利用与服务也提出了新的要求。在医院的档案管理过程中，应该高度重视档案资料价值的开发利用，组织档案管理工作人员根据档案信息进行更深层次的编研工作，更加深度地挖掘档案资料中的价值。④完善档案管理信息系统中有关档案资料检索查阅的有关设定，尽可能提高检索效率，为有档案资料需求的群体提供最全面的档案资料参考服务，实现档案资料价值的共享利用。

3.3 突出安全可靠，加强医院档案管理信息系统的安全设计

现代化的医院档案管理工作主要依赖于档案管理信息系统，但对于档案管理信息系统来说，最关键的是应该提高档案管理保存的安全保障水平。在医院档案信息系统安全管理方面，重点针对医院档案的具体应用领域、内外部环境等，完善安全管理技术。特别是在医院档案管理工作的开展过程中，应该注重综合运用网络防火墙、安全漏洞扫描、数据加密、资料数据认证及数据签名等多种技术手段，构建多层次的医院信息安全解决方案。同时，在医院档案信息系统安全管理方面，还应该完善档案安全管理制度，对医院档案管理工作人员以及医院内部医务人员在档案安全管理方面的责任进行明确，最大程度地确保档案管理过程中有关信息资料的安全可靠。

3.4 突出专业高效，提高医院电子档案管理人员的综合素质水平

医院档案管理工作人员的素质能力水平直接关系到医院档案管理的整体水平和质量，推进医院档案管理现代化，必须重视医院档案管理工作人员的培训教育。①应该加强对档案管理工作人员档案管理业务方面的系统培训教育，特别是档案资料的归集整理、开发利用等方面加强专业化的培训，确保档案管理工作人员在档案管理过程中提高工作精细化程度，提升档案资料的真实性、准确性，促进档案服务水平的提升。②应该针对档案管理信息系统的使用操作等方面，提高医院档案管理工作人员对档案信息系统的管理水平，尤其是强化对电子档案数据的分析处理以及实际运用能力，不断改进提高以奥运电子档案工作水平。