水利工程档案管理工作探析

汪福学，孙宝珍，周昌兵

（1.水利部办公厅，100053，北京；2.水利部太湖流域管理局，200434，上海；3.水利部长江水利委员会网信中心，430010，武汉）

水利工程档案管理工作探析

汪福学1，孙宝珍2，周昌兵3

（1.水利部办公厅，100053，北京；2.水利部太湖流域管理局，200434，上海；3.水利部长江水利委员会网信中心，430010，武汉）

水利工程档案作为水利工程建设、管理的真实记录,贯穿于水利工程立项、设计、施工、竣工验收等工程项目建设的全过程。一套完整、准确、系统的工程档案，将在工程运行管理及维护工作中发挥重要作用。就水利工程档案管理普遍存在的问题进行了深入分析，并就加强和改进水利工程档案管理工作提出了相关建议。

水利工程；档案管理；探析

档案工作作为水利工程建设与管理的重要组成部分，贯穿于工程建设各个阶段，档案专项验收更是工程竣工验收的重要内容和前置必要条件。做好重大水利工程档案工作，责任重大，使命光荣。

一、充分认识做好水利工程档案管理工作的重要意义

近年，各级水利部门坚决贯彻落实党中央、国务院兴水惠民决策部署，立足当前着眼长远，补齐水利基础设施短板，采取有力措施持续推动水利建设，节水供水重大水利工程已累计开工建设119项，在建投资规模超过9 000亿元。

正在建设中的各项水利工程项目涉及面广、投资巨大，工程建设完成后的最终成果除了工程建筑实体之外，留下的只有与之对应的工程档案。特别是水利工程的特性决定许多隐蔽工程或者水下工程，待工程建设完成后几乎难以显现，只有相关档案才能见证工程施工建设过程，这些档案具有不可替代的唯一性和权威性，其重要性不言而喻。因此工程建设完工后，形成一套完整、准确、系统的工程档案，对日后各类工程运行管理及维护工作具有重要意义。

档案工作贯穿于水利工程立项、设计、施工、竣工验收等整个工程项目建设的全过程。在建设过程中，档案事关工程质量评定、事故原因分析、阶段验收与竣工验收等各项工作的顺利开展；在建设完成后，档案将是工程正常运行管理的基本保障，完善的工程档案能让相关管理人员迅速熟悉整个工程的状况，为工程维护以及维修改造提供重要的参考和依据。工程档案工作开展得好坏直接关系工程质量的评定结果，关系工程阶段验收能否顺利开展，也关系工程档案验收是否能够通过，更关系工程竣工验收能否顺利进行。各级水利部门要从全局和长远的高度，充分认识做好工程档案工作的重要意义，把档案工作作为一项重要的基础工作来抓，切实加强工程档案管理的各项工作，为水利工程顺利完成各阶段任务保驾护航。

二、水利工程档案管理中存在的问题

总体上，在大规模水利建设过程中，各地水利工程档案管理工作得到了明显加强，普遍制定了水利工程档案管理规章制度，落实了档案管理工作责任。各地积极做好在建水利工程档案收集、整理、归档、保管和利用工作，有效保障了工程档案的完整、准确、系统及安全，有力地支持和保障了各项水利工程建设。但应该看到，当前的水利工程档案工作与规范化管理要求相比还有较大差距，存在一些不容忽视的问题，主要有以下几个方面：

1.对工程档案工作重视不够，同步管理要求执行存在差距

一是对档案工作重视不够。工程档案作为工程建设的重要内容，一些单位对此不够重视，虽然项目法人对工程档案管理工作都有部署、有相关制度，但因疏于管理，不能很好地落实。部分单位只重视工程施工，忽视档案管理，导致档案管理混乱、不规范。一旦项目法人不重视工程档案工作，那么施工单位的具体工作人员对档案工作往往是应付了事，使得整个工程档案管理出现进度滞后、工作混乱、不够规范的状况。

二是同步管理的要求落实不到位。实行“档案工作与工程建设同步开展”是水利工程档案管理工作的基本要求，同步管理的目的就是要在工程建设的全过程中，更好地完成工程档案的收集、整理工作。但很多单位在开展工程进度、质量、安全等检查工作时，没有将档案工作纳入同步检查的范畴，对项目参建单位档案工作监督、检查力度不够；在项目合同签订、工程建设及项目验收等阶段针对 “档案工作与工程建设同步开展”缺乏行之有效的保障措施，对档案整理质量及移交等缺乏相应的制约措施，使得部分施工单位在工程建设档案收集、整理以及归档工作方面开展不力，造成文件材料收集不全,影响工程档案归档的完整性。一旦施工单位离场，发现档案有缺漏而再想收集相关文件材料则基本已不可能。

2.工程档案分类方案和整理细则不规范，影响文件材料归档质量

一是制度规定缺乏可操作性。部分项目法人在工程项目建设初期阶段，虽然制定了一些档案管理制度，但很多制度属于照抄照搬，没有根据项目实际情况制订符合工程建设内容、特点的档案分类方案和整理细则，影响了项目文件材料的全面收集与规范整理，容易造成应归档文件材料的遗漏或散失。不同的工程类型建设内容有很大差别，其档案分类方案、整理细则也应有所不同，如水利枢纽工程和水库工程类似，但与江河湖泊治理工程相差较大，在档案分类、整理细则上就有很大不同，不能生搬硬套，需要根据实际情况制定可操作性强的相关制度规定，以指导工作实践。

二是档案日常收集整理意识不强。部分参建单位档案管理意识淡薄，工程建设过程中疏于文件材料收集和整理，不注重日常积累，而是到项目验收阶段时突击收集和整理，其档案收集整理工作远远滞后于项目建设进度。这样一方面极易造成档案材料的散失，另一方面对档案材料的真实性、准确性缺乏及时鉴定把关，既影响应归档文件材料的完整性，也影响档案材料的形成质量。有的施工单位参建工程建设工期长，施工过程中稍有疏忽，就会发生档案材料遗漏情况；有的施工单位在工程任务完成后即解散，如果档案材料未能及时收集整理，则档案完整性很难保障；有的施工单位在工程建设过程中形成的相关文件材料，由档案员“一支笔”填写，档案质量难以保证。

三是对声像档案等收集重视不够。部分项目参建单位对音视频、照片等声像材料重视程度不够，有的根本没有收集，有的虽开展了收集，但收集得很不完整，工程重大事件、关键节点、重要部位、隐蔽工程、质量缺陷处理、质量监测等声像材料不全，且整理也不够规范。部分单位对收集的声像文件的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素注释不完整。

3.工程项目档案管理人员业务素质不高，影响档案整编质量

一是参建单位档案员专业知识欠缺。水利工程项目建设规模大、参建单位多，文件材料涉及面广、牵涉部门较多，工程档案的形成和来源复杂且种类也较多，要求档案管理人员具备较高的业务素养和综合知识储备。大部分施工、监理等参建单位均较少配备专职档案员，一般是由新参加工作的同志担任或由工程技术员兼任档案员。从档案员的专业综合技能方面来说，项目法人单位专职档案员熟悉档案整编业务，但在工程技术专业知识方面有所欠缺，对水利工程建设管理等业务不熟悉；参建单位兼职档案员熟悉工程建设工作，但对工程档案比较陌生、专业知识欠缺，对规范整编档案业务不熟悉。特别是在工程项目建设后期开始集中档案整编工作时，档案员不仅要熟悉工程建设过程、懂得工程建设内容和各环节的相互关系，还要具备档案整编的专业技能，专业知识的欠缺将直接影响对各类应归档文件材料的科学分类、合理组卷和规范整编。

二是参建单位档案员流动性大、变动频繁。在工程建设过程中，参建单位人员变化相对较为频繁，工程技术人员可能会在多个施工现场中轮换，特别是施工、监理单位的兼职档案人员流动性大、变动频繁，造成工程项目文件材料交接断档或移交不完整，工作不连续，影响了档案收集、整理进度和档案整编质量。

4.监理单位对文件材料审核把关作用发挥不够

监理单位对施工单位文件材料收集、整理的质量负责审核把关，但由于水利工程各类施工项目较多，施工、监理等参建单位行业来源不同，层级参差不齐，各参建单位对水利工程相关规范、行业表格及工程项目文件整理的做法不一致，导致档案的形成材料、格式及整理要求不统一，在后期文件整理中很难形成统一规范的归档材料。部分监理单位对水利工程建设项目档案规范管理不够熟悉，对档案管理工作重视程度不够，监理工程师对参建单位档案收集是否完整、整理是否规范等工作审核把关不严，未尽到应有的责任。

5.档案安全方面存在一定隐患

一是部分涉密工程项目法人及相关参建单位保密意识不强，工程建设文件材料存放未按照保密管理要求配备保密柜等相应设备设施，保密管理制度缺失，涉密文件利用审批手续不完备。

二是大部分参建单位特别是施工单位档案保管条件差，档案资料临时存放在工地搭建的办公室中，在防火、防盗等防护方面存在一定安全隐患。

三、有关工作建议

1.增强档案意识，落实工作责任

一是落实项目法人主体责任，进一步强化档案主体责任意识，加强对工程档案工作的领导，在签订项目有关合同协议时要对工程档案的收集、整理和移交、归档工作提出明确要求。

二是落实工程档案与工程项目建设的同步管理要求，在研究推进水利工程建设时，要同步研究布置档案工作；在检查项目进度、安全与施工质量时，要同时检查档案收集、整理情况。

三是将工程档案纳入水利部门工程稽察、检查内容，以引起项目法人和参建单位的重视，并对发现的问题进行及时整改；在组织开展水利工程项目稽察时，增加对工程档案管理相关内容的检查。

2.重视人员管理，加强业务监督指导

一是要加强对参建单位档案工作人员的指导监督，明确工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，参建单位档案人员应保持相对固定，并将档案管理工作开展情况列为项目检查与考核的内容。

二是要增加档案专业人员或聘请档案专业服务机构开展档案业务指导、分类整理等工作，充分发挥专业人员在水利工程档案工作方面的知识优势和技术保障作用。

三是从水利工程项目建设程序和工程档案规范化管理两个方面加大档案业务培训力度，要组织参建单位档案人员相互学习，提高各参建单位档案管理人员复合管理能力。

3.健全管理制度，强化执行力度

一是工程初期建立健全档案管理制度。项目法人在工程建设之初，根据水利工程建设项目档案管理相关规定，即组织制定符合本工程项目实际情况的档案管理细则、档案分类方案、文件材料归档范围及保管期限等制度，签订合同时即下发给各参建单位，并要求各参建单位严格执行。在制定档案管理细则、档案分类方案时，各级水利部门的档案部门要主动发挥指导作用。

二是建立档案“预立卷”管理制度。项目法人应要求各参建单位在工程建设初期就根据分类方案，将同步收集的各类应归档文件材料进行初步分类，按照文件材料形成的自然规律组卷，并严格按照水利建设项目档案管理标准进行整编，确保案卷质量。

三是积极开展工程档案数字化工作。工程档案信息化建设是大势所趋，势在必行。要将传统的档案实体保管转变为档案信息的数字化存储，充分利用计算机和网络技术,做到资源共享,不断提高水利工程档案的管理和利用水平。

4.加强档案验收，严把质量关

一是充分发挥监理单位对施工等其他参建单位档案收集、整理、归档等工作的监督职责。监理单位未予审核签字确认的，档案不得向项目法人移交，项目不得开展验收。

二是建立档案“预验收”制度。分部工程、合同工程完工验收前，由项目法人、监理单位档案人员对相应档案进行预验收，重点检查档案材料的完整性、准确性和系统性，档案预验收未通过的不得进行分部工程或合同工程完工验收。

三是各级水利部门要严格按规定程序组织工程档案专项验收。依据 《水利工程建设项目档案验收管理办法》，凡档案专项验收不合格的，不得进行工程竣工验收；对有一定问题但已经通过档案专项验收的，要按照专项验收意见的要求，完成相关整改工作后才能申请工程竣工验收。

5.强化保密意识，重视档案安全

一是建立健全保密管理制度。涉密工程项目法人要加强对参建单位人员的保密意识教育，相关文件材料管理人员要签订保密承诺书，参建单位要按照保密要求加强文件材料保管硬件环境建设，配备必要的保密设备设施，消除安全隐患。

二是加强对档案资料利用审核把关。严格履行档案借阅审批手续，确保档案安全；加强档案库房防火、防盗等相关防护设备设施的配备，满足档案防护要求。

三是严格执行《水利部关于加强重大水利工程图纸资料管理的通知》。要落实管理责任，明确管理要求，防止重大水利工程敏感图纸资料泄露情况发生。

[1]水利部办公厅.水利工程档案管理手册[M].北京：中国水利水电出版社，2001.

[2]水利部办公厅.水利档案工作指南[M].北京：国防工业出版社，2014.

Discussions and evaluation on file management of water project//

Wang Fuxue,Sun Baozhen,Zhou Changbing

Project files run through entire process of proposal,designing,construction and check and acceptance of water project construction as the real record of construction and management.A set of project files which is completed,accurate and systematic will play an important role in operation and maintenance of the project.An in-depth analysis has been made on common issues related to file management of water project and suggestions are made concerning to strengthening and improvement file management during project construction.

water project;file management;discussion and analysis

TV+G271

B

1000-1123（2017）23-0052-03

2017-10-30

汪福学，档案处处长。

责任编辑 张金慧