浅谈经济型的高校档案信息化建设模式

施秀平

【摘要】本文结合实际分析了高校档案信息化走经济型道路的可行性和建设模式，阐述了新形势下高校档案机构应如何顺应形势发展的需求，积极探寻一条适合自己的且经济实惠的信息化建设捷径，使之逐步迈向科学化和规范化。

【关键词】高校；档案信息化；经济型

开展档案信息化，建设数字档案馆已成为一个趋势、一个方向、一个目标。如何实践档案信息化是档案工作者所要去面对的首要问题之一。如今，档案信息化程度水平的高低从某种程度上反映了该单位档案工作的优劣程度。因此，如何結合实际走适合自己的信息化道路，这是各个高校目前必须要考虑的问题。然而，高校档案馆（室）在学校部门中所处的地位相对比较靠后，往往得不到校领导的直接关心与支持。很多高校还没有成立档案馆，档案部门处于校办或院办的机构部门之中，要有独立的发展空间一般比较难，档案管理的很多问题在现实面前显得很无奈。此外，在数字档案馆建设工程中，设备技术支持、后期维护以及专业人员配备等方面需要比较大的资金投入。目前，不是每所高校都具备建设数字档案馆的雄厚实力。在这种情况下，笔者认为走经济型的档案信息化道路也许是个不错的选择。

一、高校档案信息化走经济型路子的现实可行性

笔者认为，所谓经济型，就是指不必投入太多的资金，对高校档案进行有效的、必要的信息化过程，并且档案信息化效果能够适应高校现时代发展的需要。现阶段，有些单位在进行档案信息化过程中投入了大量的资金，取得了良好的效果。但是，这种大笔资金投入开发利用，在档案部门全面推广和运用的做法，似乎不太现实，很多高校也很难短期内就完成或者有能力做到。针对这种情况，走一条适合自己的有特色的并且经济实惠又能够与时俱进的方法，无疑是解决当前高校档案信息化建设问题的捷径，即走经济型的高校档案信息化路子。

（一）基础设施相对齐全。高校档案管理机构处于学校管理机构的“下游”，组织机构的建设与资金投入都没能够得到有效的保障，人员编制的设置也相对较为紧张等等，在这样的环境下，要全面实现高校档案的信息化工程，难度还是相当大的。走经济型高校档案信息化路子符合许多高校的校情。虽说是经济型的档案信息化工作，但毕竟前期一定的经济投入还是必要的。具体来讲，高校档案信息化建设的基础设施并不复杂，只需要一般的办公设备，如：计算机、扫描仪、服务器、硬盘及数据库管理系统等。此外，还包括档案信息化建设的网络和硬件平台。其中，网络是基础，软件是关键。这样看来，可操作性比较强，设备也不需要购置太多，但必须整合一下设备资源，发挥出它们的最大价值，从而实现高校经济型的档案信息化工作。

（二）人员和经费问题逐步改善。由于将有限的经费投入到教学、科研中了，因此，许多高校的档案信息化建设由于设备和技术条件不高、经费保障不力以及档案部门人员配备不足等诸多原因导致无法真正实现。但是，人员配备不足，我们可以借力。高校由于自身的特殊性，具有充足的计算机专业技术人员，可综合利用计算机技术对档案信息化建设中的数据中心进行日常的专业化管理，并且维护硬件和软件、防范病毒和各类网络的攻击等提供技术保障。由于领导越来越重视档案工作，将档案信息化工作纳入学校整体发展规划中，许多高校档案专项经费虽不足，但预算在逐年增加，并添置了计算机、管理系统和应用软件等，资金匮乏的窘况得到逐步改善。

（三）智慧校园的推进，提供了机遇。2010年提出的“智慧校园”应当说是信息化时代的产物。它是数字校园升级到一定阶段的表现， 其基础是数字校园的建设与发展，它不仅要有一个统一的基础设施平台，而且要有统一的数据共享平台和综合信息服务平台。可以说，智慧校园建设是一项基础性、长期性的工程，其推进过程中技术问题是核心和关键。近几年来，智慧校园建设在信息化教育中的成效有目共睹，许多高校利用物联网、云计算、大数据等信息技术手段大力推进智慧校园建设。智慧校园建设为高校档案的信息化建设提供了一个良好的环境，高校档案工作机构应抓住机遇，主动衔接并与学校教学、科研、管理等中心工作进行深度融合，将档案信息化建设工作纳入学校信息化建设的整体发展规划，作为高校数字化校园建设的一部分，结合校园网络、办公自动化系统建设同步进行、同步管理，以提高资金的使用效率。

二、经济型高校档案信息化的建设模式

（一）抓重点，分步实施。高校档案管理机构可根据实际情况对档案资源进行增量电子化、存量数字化，即对新进馆（室）的档案除纸质版以外还需接收电子文档，同时对现有的馆（室）藏档案进行数字化加工处理。1.构建信息档案数据库。在数据库中录入馆（室）藏档案的文件，如毕业生花名册、学士学位花名册、文书档案文件级目录等，利用数码相机、扫描仪等现代化传输设备，将那些“原生态”的信息进行数字化。2.分门别类，稳步推进。高校档案管理机构在档案信息化建设过程中应对馆（室）藏纸质档案有计划且分门别类地实现档案的数字化处理，而不要“一口吃成个胖子”。比如，对那些特别珍贵、容易受损以及利用率比较高的纸质档案材料优先进行数字化处理。笔者认为不必对全部的纸质档案进行数字化，那样太耗财力、物力、人力了。西方国家进行档案数字化也不是全部对纸质档案进行数字化处理，他们也是有选择地进行，分门别类地展开。因此，在进行数字化档案之前，我们要进行选择和分类。3.组成数字化评估小组，对纸质档案进行鉴定。高校要组织一个数字化档案评估小组，评估小组首先要对档案进行真实、客观的评估并鉴定评分，将达到学校规定的要求或标准的纸质档案列入数学化档案范围之中。这个评分标准的制定与要求，就需要档案工作者来完成，档案工作者应依据本校的实际情况，制定鉴定档案的标准，为数字化档案做前期的准备工作，以确保数字化的档案达到国家标准的要求。

（二）抓技术，确保安全。高校档案信息化建设完成之后，相关的档案资源就要提供给广大利用者查阅。高校档案管理机构可以充分利用现有的校园网络平台，架设服务器到教育技术中心，搭建统一的学校档案网站，融入学校的信息化建设平台，打造统一的、标准的、兼容的信息管理系统，同时做好资源的校内备份和分校区备份等。档案信息化建设不仅使高校档案管理工作显得更加透明，而且让档案信息资源的配置显得更加合理和高效，利用也更加公平，满足了社会资源共享的要求，这是档案信息化目标的价值体现。但是必须充分考虑到档案信息的安全问题。档案信息安全问题是档案信息化建设成败与否的关键。造成档案信息不安全的原因有很多，高校档案管理机构应事先应做好充分的准备，防患于未然。比如，为确保档案应用系统安全，将内部局域网与外网实行物理隔离，安装部署防篡改、IPS和入侵防护等系统，定期进行安全扫描，控制上网的信息范围，并加强身份认证等方面的管理。这就要求高校信息管理人员不仅要增强自己的保密意识，提高警惕性，而且必须具备过硬的计算机专业技术水平。新形势提出了新要求，高校档案管理人员应定期参加各级举办的计算机应用技能培训班和档案信息化培训班，努力提高掌握和运用现代化技术的能力。

（三）抓服务，提升形象。当今时代，人们的生活和工作方式发生了极大的变化，大家可以利用互联网随时随地进行信息交换和共享。大势所趋，高校档案必须改变原有的“重藏轻用”的传统模式，加快转型升级，主动融入时代的主流方向。充分运用“互联网+”的优势，积极应用互联网技术将档案信息资源进行存储、整合和激活，利用技术创新档案服务平台等措施开展线上线下更快速、便捷的服务，使其不受时间和空间的限制，进一步拓展档案信息化服务的新渠道。同时，档案信息资源是一种特殊的文化资源，每一所学校都有自己显著、持久发展的特色，有独特的风貌和办学成就，高校档案机构应充分挖掘能够反映学校特色的档案信息资源，彰显其优势，并积极探索“互联网+”背景下多元化的网络共享途径，多措并举，以满足师生对档案信息的需求，从而最大限度实现档案信息的价值，提升广大师生的满意度。

总之，高校档案管理机构应当结合自身实际、根据不同的需求努力探寻档案信息化建设的路径和模式，分步骤、有计划地进行。同时，也不能“一刀切”，认为纸质档案不重要，应以打好基础为主要工作目标，加强对档案多样性的管理，保障档案实体安全。只有在基础打牢的前期下，才能稳步向经济型的档案信息化路子前进，从而使高校档案信息化建设更加规范化和科学化。

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