规范合同管理 促进企业发展

□ 赵晓慧

规范合同管理 促进企业发展

□ 赵晓慧

随着市场经济化和法制化的进程不断加快，经济纠纷越来越倾向于采用法律手段来解决，国有企业要适应这一变化，采取措施加强合同管理，规范企业行为，防控法律风险。

加强合同管理体系建设

对于国有企业来说，建立一套完善的合同管理体系对于规范企业的合同管理、提高企业的管理水平、防范风险都是必不可少的。完善的合同管理体系要从制度、机构及人员等方面着手。

制定和完善合同管理制度。国有企业应根据自身经营发展的需要制定一系列的合同管理办法、规章制度，且必须履行法律部门会签手续，法律部门对规章制度的合法性进行把关。要从操作层面对合同管理的各环节进行规定，还要制定详细的附件，包括企业常用合同标准文本目录、各种审核表、各种工作底稿、尽职调查指引、合同管理检查和奖惩办法等内容，以便更好地指导有关单位和人员做好合同管理，使合同管理工作有章可循，规范操作。

设置合同管理机构，加强合同管理人员队伍建设。国有企业应组建专、兼职合同管理员队伍，加强对专、兼职合同管理员的管理。专职合同管理员在法律部门应具有相应资格证书，负责合同管理工作；兼职合同管理员在业务部门应具有相应资格证书，兼职从事合同管理工作。还应定期开展对专、兼职合同管理员任职资格的培训工作。

建立信息化平台 加强合同规范化管理

目前合同管理中常常存在“合同信息孤岛”现象，即无法实现合同审查、签订、履行、归档全过程控制管理，内部部门之间缺乏协作，无法实现资源共享、流程集成。为此，应全面建立企业合同管理信息系统，实现合同生命周期的全过程信息化管理，加强对合同薄弱环节和关键点控制，真正实现合同动态监控、动态管理、动态审查的信息化管理。将合同签订、送审、履行等情况全过程放在信息系统上，在提高合同管理效率的同时，提高合同管理的透明度与公开度。

在应用合同管理信息系统的过程中，需要将业务流程更好地予以规范并执行。严格落实合同主办部门负责制。合同主办部门应坚持“先审批、后签约，再实施”的原则，杜绝应签未签、合同倒签、不在合同审批系统而在线下签约、不按照约定条款履行合同等行为。优化、简化合同审查审批流程，制定各类合同在各审查审批环节的办理时限，缩短合同审查审批时间，提高合同办理效率。加强对标准合同示范文本在合同管理信息系统使用情况的监控和分析，重点关注使用频率高的合同文本，每年定期进行更新、完善，提高标准合同示范文本的实用性和使用率。制定合同管理信息系统故障和网络中断等突发情况的应急预案，明确特殊情况下线下办理合同的流程，确保在系统恢复正常后立即在合同管理信息系统中补录、补办。

加强监督检查 建立约束机制

国有企业法律部门应加强对合同主办部门的监督检查，督促经办人及时在合同管理信息系统中进行合同备案、合同履行、合同终结操作，提高合同各运行环节的及时性，客观真实地反映合同状态和分布。

加强合同管理的工作不能仅仅依靠法律部门，需要建立齐抓共管的合同监督管理约束机制。企业法律事务部可根据需要集中组织对合同主办部门的合同管理情况进行检查或进行抽查。企业合同主办部门开展自查和法律部门组织检查相结合的合同监督和检查制度。

（作者单位：辽宁石油）