浅谈文书档案的管理

沈立君

档案是记载一个单位的发展历史和优秀成果的重要文件，文书档案管理工作就是对过去所发生过的事件进行文字记录，并把记录的内容进行时间上的标记，将所有的历史记录按照一定的顺序进行分类管理。文章分析了现阶段我国文书档案管理工作中存在的问题，并提出优化方案，以此提高我国文书档案管理工作的技能。

文书档案管理信息化

近年来，我国经济突飞猛进，社会主义经济体制越发完善，各种行业的管理体系也日渐成熟，紧跟全球信息化发展的脚步。科学有效的文书档案管理不仅能够提高一个单位的整体管理水平，还能为经济发展和社会进步贡献一份力量。文书档案作为一个单位发展历程、文化沉淀、管理水平的重要依据，有很高的保存参考价值。它可以清晰地反映出一个单位各个历史时期各种工作与活动的情况，在单位工作中扮演着承前启后的角色。

一、文书档案管理的重要性和意义

（一）文书档案管理的重要性

随着我国各领域事业的迅猛发展以及社会主义经济体制改革的不断完善，各单位的文书档案管理工作也渐渐显示出了其重要的利用价值。事实上，现在许多人都没有意识到文书档案管理在一个单位正常运行中占有举足轻重的地位，但优秀的文书档案管理对于现代化单位制度的完善具有较强的推动作用。新时期档案的管理工作对科学性的要求更高，而且要跟住时代发展趋势。所以信息化和数字化成为文书档案管理未来的发展方向。

（二）文书档案管理的意义

做好文书档案管理工作是一个单位能够顺利发展的前提，档案管理工作作为单位管理工作中的重点，要科学规范的实行档案管理，这也是衡量一个单位业绩以及管理水平的重要标准。做好文书档案管理工作，一方面，能使单位高层管理人员及时并清楚了解单位运营情况，可作为经营决策的支持依据；另一方面，可为社会各方面提供准确的单位经营成果，为单位与有关方面实行的有益合作打好坚实的基础。基于我国经济全面发展的历史背景，更要做好文书档案管理工作，随时更新文书档案管理观念，勇于创造和尝试新型档案管理手段。

二、现阶段我国文书档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度有待进一步优化

传统的文书档案管理制度存在着一定问题。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。

（二）领导重视程度不够

一些单位领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻，没有充分重视文书档案工作的意义，甚至将文书档案管理工作认为是极为简单、可有可无的工作，难以创造可观的经济效益，只需要相关工作人员保存好文件，以备不时之需即可。

（三）管理人员专业素养不高

一部分档案管理工作者缺乏相关的专业知识，没有上岗证，没有掌握文书档案管理的精髓。还有一些单位没有专职文书档案管理员，由其他工作人员兼任，从而导致文书档案收集范围不明确、立卷不符合规范、材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失以及档案保管期限的划分混乱等问题。

三、如何提升文案管理的工作质效

（一）规范档案的基础工作

在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。

（二）促进档案信息化建设

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往使用者必须到档案室才能查阅，而网络化建成后，使用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。

（三）提高档案人员的档案信息化素质

档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

三、结语

随着我国经济的发展，国家对文书档案管理工作加大了经济上的支持，目的是为了完善我国文书档案管理工作内容，使文书档案更好的得到记录与整理，相信未来我国文书档案管理工作将得到很好的发展完善。