现场采购代表与总部及现场各部门的接口关系

王志炜　翟新娜　高婧宇

摘 要：福清1、2#项目是中国核电工程有限公司作为EPC总承包的首个核电项目，同时也为了适应福清1～6#机组连续建设的要求，公司根据标准化组织机构，结合福清项目实际情况，重新组织并优化了福清项目部。在此背景下本着服务项目、立足现场的要求，采购部成立了派驻现场采购代表办公室（文中简称采代），拟作为现场的独立部门，处理甲供物项在现场的各类问题。文章是从接口关系角度所编写，将通过对采代在现场各项工作中与其他部门的接口关系进行梳理，旨在界定采代办公室和各部门的工作职责和边界。

关键词：采购代表；采代；采代办公室；接口；接口关系

根据现场组织机构设置，原则上现场采代办公室属于采购部计划处派驻各核电现场的分支机构，作为总部采购部在现场工作的延伸，设立在现场项目部下，受总部采购部直接管理。文章对采代在现场各项工作中与其他部门的接口关系进行梳理，旨在界定采代办公室和各部门的工作职责和边界。

1 甲供物项到货跟踪

1.1 一般物项到货流程

1.1.1 到货计划发布和审查。在采购部发布或升版设备采购三级进度计划、年度到货计划、3个月滚动到货计划等计划时，采代通过对工程现场实际进展情况、施工逻辑顺序、现场库存情况等进行了解和综合分析，向总部采购部反馈现场各部门及安装单位提出需求的合理性和可行性，并提出关于到货合理建议。

1.1.2 一般物项到货催交。在设备按计划执行到货的过程中，关于到货通知、接货检查、开箱检验、移交入库、出库等环节，主要由现场采购仓储部负责，采代办公室主要与现场采购仓储部进行接口，同时与总部采购部沟通，协调并反馈未按计划到货设备的情况和进展，可直接与供应商进行联络和催交。

1.2 紧急采购物项流程

1.2.1 紧急采购的提出审查。紧急采购是指安装单位或现场其他部门由于遗失、损坏、安装需求等原因，提出甲供物项补供需求，由采购部进行物项的紧急增补采购工作。

物项紧急采购需求部门负责编制现场紧急采购委托申请单，经项目总经理或联合调试队主任批准后，转发现场采代办公室执行。

现场采代办公室接收经批准的现场紧急采购委托申请单后，需判断紧急采购方式：（1）总部采购部合同变更；（2）集成供应商的紧急采购；（3）其它采购方式。

1.2.2 总部采购部合同变更。对于需总部采购部进行采购的物项，采代将委托单进行登记后传回总部计划工程师，由计划工程师正式下达采购计划，由专业处、合同处执行。

专业处和合同处接收采购计划后，由专业处负责具体执行该采购委托，并及时向SAP系统中录入设备到货信息等数据。采代定期查看SAP中紧急采购设备的进展状态及预计到货时间，并定期通报现场紧急采购需求提出部门采购进展。

1.2.3 集成供应商的紧急采购。委托集成供应商供货的原则为：市场上可以买到的标准产品、消耗品；集成供应商供货渠道比委托总部采购更加快捷；或单批次价值较低（5万元以下）。

现场采购经理根据集成供应商的供货原则进行初步判断，对于符合原则的急需物项，请集成供应商进行报价和工期反馈，接受反馈后下达明确的采购信息。

2 现场消缺

现场甲供物项缺陷发生后，由采购仓储部负责收集缺陷相关信息，并组织现场相关部门及安装单位、供应商、运输分包商等确定责任主体。根据责任主体分为下述两种情况：

2.1 供应商和运输分包商为责任主体

由采代负责将缺陷信息发送给供应商，并督促其制定消缺方案，按照消缺方案确定消缺主体，如供应商自行消缺，采代仅需进行跟踪并参与见证最终消缺验证工作。

如供应商无法进行消缺工作，应发送甲供物项消缺委托，由采代办公室正式向安装单位或其他消缺主体发送消缺委托函，并参与见证最终消缺验证。采代负责收集现场合同部提供的消缺追偿费用资料，并定期报送总部采购部，由总部采购部负责相关追偿工作。当供应商支付相关追偿费用后，采代将相关支付证明材料提交现场合同部，以便对消缺主体进行相关支付。

2.2 安装单位和现场其他部门为责任主体

对于非供应商责任主体时，如安装单位具备消缺能力，由现场施工部作为主要接口部门与安装单位进行接口负责全部消缺工作。

当安装单位不具备消缺能力时，由安装单位提出消缺委托，施工部将消缺委托函发采代，由采代经总部采购部或直接协调厂家进行消缺工作。最终消缺验证后，由施工部负责相关消缺费用追偿工作。

3 现场I类CR单

现场采代办公室成立后，对现场I类CR单流程进行了重新梳理和优化，简化了部分环节，如下图所示：

3.1 I类CR单处理流程

安装单位发起CR单后，由现场施工部进行判断，如属I类CR单，从现场施工管理系统中点选现场采购经理主办，现场采购经理安排相关专业采代负责处理。采代应联络施工部、安装单位等部门对问题进行确认，必要时应赴现场进行核实、取证。对于非设备、供应商原因的CR单，应及时联系施工部等部门将CR单回退，并协助其他部门解决。

I类CR单本着立足于现场解决的立场，如采代可自行解决则直接回复；如需发厂家解决，现场采代可直接发函给供应商（抄送总部采购部项目负责人），并督促其在规定日期内回复。收到供应商反馈后，及时将CR单进行回复，最终由施工部验证关闭。

3.2 I类CR单台账管理和汇报

采代应将现场I类CR单在现场问题跟踪表中进行及时记录和更新，并由采代计划主管负责清单的维护，对于长期未能关闭的CR单进行预警，定期将清单发总部采购部，同时将现场无法解决的CR单提请总部专业处处理，并上报采购经理和采购部相关领导。

4 结语

通过现场采购代表办公室的成立，各部门力求通过采购代表在现场的工作，可以更高效、快捷的解决甲供物项在现场的各种问题。希望通过文章的阐述，使大家能够更加深入的了解采代工作职责和接口关系。

参考文献

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