关于房产档案信息化管理的几点探讨

高桂玲

（洛阳市住房保障和房产管理局，河南 洛阳 471000）

关于房产档案信息化管理的几点探讨

高桂玲

（洛阳市住房保障和房产管理局，河南 洛阳 471000）

现代社会和科技技术的迅速发展，促使房产档案管理必须跟上社会进步的步伐，以专业化、信息化的管理方式为现代城市的建设和发展提供完善的服务。根据我国房地产近几年发展的现状来看，不断加快的城市扩建和改建以及不断增加的城市房产交易，致使房产档案管理的工作量也日趋繁重。为了使房产档案管理的质量得到有效保障，房产档案管理工作的变革和创新迫在眉睫。

1  推动房产档案管理的数字化建设，建立房产档案信息归集系统

房产档案管理信息化建设的基础和前提是房产档案的数字化建设。把房产档案资料和信息进行数字化处理，然后通过计算机的检索功能将其整合编辑，这样就可以把房产资料信息中的每个组成要素如产权人的姓名、房屋面积和地址等分别作为检索点，同时生成检索工具，这种计算机自动化检索在很大程度上提高了检索的工作效率，为档案资料利用者的信息查询提供了便捷的服务。

为了能够全面、准确地收集房产信息和资料，应使在房产交易过程中产生的全部相关信息和资料自动归集到房产档案管理系统中，并将档案信息以文本的形式保存起来，从而实现房产档案信息系统与房产交易系统的有效结合。此外，房产档案信息管理部门还可以将房产信息资料处理成图像，然后将其归集到房产档案信息系统中，图像信息的形成可以利用扫描仪或数码照相机等技术设备进行。在计算机系统中录入原始数据之后，通过计算机的检索、分类、组合等功能将收集的房产档案资料整理成数据库。

2  完善房地产档案的信息归集和查询，实现物理件和电子件的协同发展

为了确保房地产信息的全面和准确，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合起来，一方面将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统形成文本信息加以保存；另一方面利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料加以处理成图像信息方式归集到房产档案信息系统中进行管理；原始档案数据进入计算机后再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产数据库。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋的坐落、产权人的姓名、房屋的面积、交易的时间、产权的状况等房屋产权管理中的每一个要素都作为查询点，从而减轻手工查询的工作量，提高查询工作效率，为广大市民、部门提供高效的信息查询服务。

3  努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络

数字化缓解了档案保护与利用的矛盾，提高了档案的完整性和安全性，提高了办事效率，方便了人民群众。相应的，房产档案数字化管理系统要对档案开放范围和权限设立相应的访问权限，对于公众可以开放的房产档案，公众可以在公共网上自行查询利用，而只可对内部开放的档案，只能经由房地产档案人员通过内部局域网进行查询利用。

我们房产交易工作要结合房地产管理部门的特点，制定并完善房产档案管理制度，修订本行业档案岗位责任制，做到职责分明，层层把关，提高房产档案的管理质量，全面建立档案一体化系统实现资源共享，使档案管理工作系统化、规范化、标准化，努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络，并逐渐走向现代化与世界接轨。

4  开发利用房地产档案的信息资源

归纳起来主要有四种方式。一是宣传开放式。这是最客观的开放利用方式。利用报纸、电视等新闻媒介增强全社会的档案意识，对房地产档案实例进行宣传，通过举办房地产产权实务展览，利用效益图片展览馆藏内容简介等，使房地产档案让社会知悉，扩大房地产档案人员的知名度，办好房地产期刊。二是咨询服务式。这是最通常的开发利用方式。设立专门的房地产档案室进行房地产资料的借阅，由专门的房地产档案人员负责接待查询，为利用者提供较好条件，提供电子档案在阅览室查询，采用多种检查工具，多探索、多渠道用户所需档案。三是开展编研。是对房地产档案信息资源更深层的开发利用。房地产档案编研即是将馆藏的房地产档案资料按照一定的形式，进行系统的加工和专门的汇集，使其更具有系统性和专业性。四是建立房地产档案信息资源平台，以网络化的方式相互提供利用，在更大范围内实现房地产档案信息的资源共享，这也是房地产档案信息管理利用的发展趋势。

5  建立档案的双套保存机制

档案双套制，是指一套签署完整的，具有法律效用的纸质档案加一套光盘或磁盘为介质的电子档案。对房地产档案进行双保险的管理，这就是在用电子计算机保存房地产档案的同时，还要做好纸张档案储存，这样才能尽可能的保证房地产档案的安全可靠。

既然双套制有其存在的必要，那么，可以在载体形式上有一些变动。因为基层单位在要求光盘归档的时候一般是两份，即正、副本归档制，这样归档的目的是为了确保归档以后的档案不会在被借出的时候被不遵守规定的人修改，等到图纸技术文件同步鉴定保证了图物一致以后，一套纸质档案与电子档案同时就归档了。在对房地产档案提供利用的过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的都应使用触屏、电脑查看等科学技术，对外提供利用的电子文件应为只读文件。这样也能避免房地产纸质档案过多的与外界环境接触，保证档案安全并提高纸质档案的寿命。

因此，房产档案管理的创新需要房产档案管理部门要对房产档案管理建设进行科学、系统的规划，借助当前信息科技的发展，利用先进的科技手段，借鉴传统的管理方式和经验，促进我国房产档案管理事业的快速发展，全面提高管理服务水平。

2017-07-13