浅析高校办公室管理

胡鹰 武涛 周建平

摘 要：本文立足于高校办公室管理，分析现阶段存在的问题并提出相应的解决方案，希望能为高校办公室管理给予一些参考性意见。

关键词：高校办公室 管理 解决方法

高校作为培养人才，传承文化，求是求新，载文载道的大本营，在弘扬中国精神，凝聚中国力量，实现中国梦的道路上有着不可忽视的重要作用。高校办公室作为学校的综合性办事部门，在管理高校繁琐复杂的日常事务、协调学校其他各部门之间的交流学习方面起着关键性作用，高校办公室的管理工作在一定程度上反映了高校的办事效率和综合实力，但是目前高校办公室管理还存在些许问题，所以，如何管理好高校办公室，使办公室职能充分发挥成为了办公室领导必须思考的问题。

一、高校办公室职能

高校办公室作为学校的中枢机构，主要负责学校党委和行政日常工作，虽然各高校办公室职能有细小的差别，但总体可以概括为服务、协调、参谋和督查四项职能。

（一）服务职能

高校办公室众多职能中，服务职能是最基本也是最繁琐的职能。不管是学校老师的教学问题，还是学生的学习问题，或是学校教职员工的事情，以及关系友好的兄弟院校所有事情都是高校办公室的服务对象；有些事情看起来简单但是很繁琐，只有将这些看似微小的事情办好，才能保障学校其他工作的正常进行。

（二）督查职能

为了促进学校的发展，提升学校的综合办学能力，学校几乎每天都会有新的指令下达，但这些决策是否落实到位就不得而知了，此时就需要高校办公室履行其督查职能了。高校办公室需要监督学校是否按时按质的完成了教育部等上级领导机构颁布的各项方针政策，同时也需要确保校领导下达的各项指令得到了落实，学校师生在学习生活上的意见和建议的完善情况也是高校办公室的督查范围之一。

二、现阶段高校办公室存在的问题

（一）机制体制的问题

学校是一个大熔炉，存在各种各样的突发事情，同时学校日常事务繁琐复杂，这就需要高校办公室工作人员将这些细小的事情处理好，但是就目前来看，高校办公室在这方面仍然有所欠缺。

1、现在高校办公室的办公人员很多都只是依赖自身以往的经验来解决问题，而且有的事情是治标不治本，从事情的表面上来看这件事是解决了，但是深挖其内在，发现还是一个大窟窿，一些办公人员目光短浅，只着眼于当下，觉得只要把这个问题解决了就行了，没有用长远的眼光去预想以后类似事件的发生。

2、很多高校办公室缺乏相应的培训课程，高校办公室每天要处理大量的信息数据，但是办公人员的素质却普遍偏差，不能及时有效的应对各项突发事件，學校还不给开办相关培训。学校将大量的精力放在办学上，对后勤的关注却很少，没有统一的岗位培训，导致日常事务堆积如山，对突发事件慌手慌脚，不能灵活处理。

（二）高校办公室工作人员素质的问题

高校办公室繁琐的日常工作说到底是由办公室员工来完成的，要求办公人员需要有正确的政治理念和精神指导，而目前高校办公室人员素质却存在很大的问题。

1.某些办公室人员把握不住自身的政治倾向，越来越摒弃起初的理想信念，经不住外界形形色色的诱惑，沉迷于过红灯就绿的生活，有实权却不做实事，过度关注自身利益，将学校众多师生的利益抛之脑后。

2、高校办公室工作还要求办公人员要有良好的沟通能力，协商各部门的工作，但很多都达不到标准，同时对高校办公室办公设备运用不熟练，利用率低，不仅造成资源浪费，而且导致办公效率低。

三、改善高校办公室管理问题的方法

（一）完善高校办公室管理机制

1、高校办公室人员应该将自己的目光放长远，转变思想，社会是不断进步的，而自身也应该不断学习来加强办公能力，不要只局限于自己过去的经验，学习新技术新方法，广泛听取他人意见，摒弃旧思想，走创新发展道路，关注事物的本质而不是表面现象。

2、随着改革开放的深化，社会在不断地进步，高校办公室办公人员理应紧跟时代潮流，依据当下真实情况制定一套合理合法的新制度，严格实施奖惩方法，不趋炎附势，端正思想，紧跟党的方针政策。

（二）提高高校办公室人员素质

高校办公室办公人员应当端正自己的政治倾向，坚守自己最初的理想和信念，不要被外界各种各样的诱惑所迷惑，坚持多干实事，服务他人，将校师生的权益放在首位，不要贪图金钱和权利。帮助自己完成工作，在繁琐事务的处理中，工作人员应当管理好自己的情绪，不能将在工作中的怨气带到学校师生的身上，面对服务对象应当耐心为其解决困难，这样学校师生遇到困难才敢来寻求帮助，不然事情得不到解决，就会造成更大的事情。

（三）加强高校办公室职能发挥

高校办公室的四项职能都得充分发挥。首先，作为最基础的职能，高校办公室应该更用心的服务校师生及教职员工，不能区别对待，更加不能对一些自认为可以缓一缓的问题视而不见，长久的搁置在一旁，对于不是自己管辖范围的问题也应当热心的给予帮助，不仅要积极的解决好当下问题，还要着眼于未来，提前做好准备，主动去服务，这样才能在突发事件来临之际妥善的将其解决好；其次，作为学校上通下达协调内外的中枢部门，高校办公室不仅要协调好校领导与上级领导的关系，还要协调好校领导和师生之间，学校和其他院校之间的关系.同时还要公正公平的将校师生的意见和建议呈递上报，拓宽资料收集渠道；最后，高校办公室应该严格履行自己督查职能，确保校领导及上级领导下达的指令都顺利完成。

四、结语

随着科学技术的不断发展，高校办公室应该紧跟时代的步伐，摒弃旧思想旧制度，坚持创新发展，完善管理体制中的不足，加强办公人员的素质，端正思想，只有这样才能保证高校办公室职能的发挥，从而加强学校建设，提高学校的综合实力。

参考文献

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[2] 傅丽滨.高校办公室管理工作难点解析[J].人力资源管理，2014（12）：192-194.

[3] 李妍.关于办公室管理工作的几点思考[J].福建教育学院学报，2009（01）：34-37.

作者简介：胡鹰（1969-），女，汉族，重庆人，本科，职员，研究方向信息化办公管理；武涛（1971-），女，汉族，专科，助理馆员，研究方向图书信息管理；周建平（1975-），男，汉族，硕士，工程师，研究方向：计算机网络。