提高动物卫生监督档案管理水平

2017-01-15陶汝扩秦雪美云南省宣威市倘塘镇农业综合服务中心655418

中国畜禽种业 2017年1期

陶汝扩秦雪美（云南省宣威市倘塘镇农业综合服务中心 655418）

提高动物卫生监督档案管理水平

陶汝扩秦雪美（云南省宣威市倘塘镇农业综合服务中心 655418）

动物卫生监督档案主要是存储过往时期及当下时期该机构文化、经济及管理领域等方面信息，且信息内容对社会及机构均有一定的作用及价值。动物卫生监督档案的管理作用在于体现事业机构工作者的贡献与劳动成果，其能够将机构的历史事件和其他事件面貌进行完全呈现，属于一项资源存储工作。而该工作对管理部门普遍具有一定的管理要求，对管理单位的管理水平有一定的衡量标准，若管理部门的管理水平过低和缺乏专业性，极有可能使动物卫生监督档案管理出现漏洞及管理不当问题，这对动物卫生监督部门必然会带来不良影响。

卫生监督；档案；管理；水平；措施

按照常规的信息存储类型来说，档案的信息内容可分为声像型、图表型、材料型等，动物卫生监督部门通过对各种类型档案的存储来记录与保存机构部门的重要信息，使部门在未来发展中能够将其作为机构的历史记录，全面反映机构的过往发展面貌。但因该工作在管理上需牵涉多个文件信息，而不同的文件信息在管理方式上又存在一定差异，这使得档案管理在专业水平上具有一定要求。因此，动物卫生监督部门机构在对信息档案展开管理工作时，其需选择具备一定档案管理经验的人员进行操作，使档案得到更专业的管理。

1 提高动物卫生监督档案管理水平策略

1.1 档案管理前期准备

对动物卫生监督部门的信息资料进行整理与收集，档案收集类型可包括声音资料、图像资料、文书资料、传真资料、光盘资料及电子资料等。在收集所有信息资料后，需根据资料的类型及数量进行区分管理，对文件型资料进行分数、页数以及用途的了解和区分，并在文件中提出批复，对各个文件进行信息核对，确保每份文件无遗漏无差错。在文件的收集上，针对红头类型文件进行重点收集，同时还需对过往及当前动物卫生监督档案的每一个领域内容做到整体重视，并对各个内容如动物的调查、动物检疫、档案管理方式、档案信息收集培训等进行人员管理水平的提升，在档案完成某部分的收集、档案信息的收集成功与否或中途的移交事件等，在动物卫生监督档案完成一个阶段性工作时，都需对资料进行反复核对与查实，使动物卫生监督档案得到有效管理，能够全面反映出机构部门的历史事件及各个发展过程，为未来部门发展提供准确依据[1]。

1.2 动物卫生监督档案的管理方法

首先，管理部门需对动物卫生监督档案的信息类型及各项管理内容进行分类，分类方式主要包括：将单位机构及当地市局的外来文件作为红头文件类型，该文件属于管理档案中的重点档案，因此记为红头文件；对参考型文件及部门机构的各个所作出的成果作为业务文件类型；对部门单位的每月报表、每季报表、每年报表等归为报表类档案；另外，档案管理部门还需对动物卫生监督部门的各个设备仪器购买记录、人力资源岗位记录、单位印章等登记内容做好收集，为后期使用提供全面资料。

1.3 动物卫生监督档案的立卷

在档案立卷上需根据日期作出立卷划分，首先是年度立卷，此立卷需根据单位部门进行，按照年度期限将各个档案资料进行区分，并把某个时间段内的短期档案进行组合，将文件份数过多的可以以上卷和下卷的方式进行区分，使后期档案入库后能够快速查找所需立卷，提高档案的查询效率；在档案的目录编辑方式上，其目录编辑内容主要包括文件号码、文档的归属部门、文档内容的题目、文档总页数、文档入档时间等；在档案材料归档方式上，档案管理者需对国家级及商业隐私机密类文件进行区分管理和重点管理，对其以重点保存方式进行保管；在档案管理制度上，管理部门需根据动物卫生监督档案的流程设置管理步骤，对其他需要移交的档案做好严格的手续流程，并对档案各个资料进行核对，确保档案在归还时能够完整入档；在档案借阅上，动物卫生监督档案在后期运营中普遍需要进行一定的借阅与回顾，此时，管理部门需对档案内容的借阅制定一定制度，对档案的各个查阅也制定相应的规定，并对档案资料作出严格管理，确保其档案借阅流程能够按照规章制度走[2]。

1.4 根据档案管理建立相应的责任制度

动物卫生监督档案的管理普遍需经历前期档案收集过程，当各个档案材料完全收集后，管理者再对资料在进行归纳与整理，对各项数据档案进行统计与区分，再根据每个档案内容的时间作出排序，对各个档案做好序号编排，最终形成一个卷的文档。在档案完全形成后，需按照动物卫生监督档案管理部门的管理要求放入档案库中，由管理人员对其进行严格看管，同时也根据档案后期使用需求建立相应的登记制度。档案管理是一个不断变化的动态过程，在管理期间会有不同部门向档案库内提取资料，此时档案管理人员需协助借阅者查找档案，并对档案用途进行了解，将档案的借阅日期和归还日期进行登记，确保档案的顺利归还。另外，档案在管理过程中其管理者还需对文件资料做好防火、防潮措施，确保档案不受任何影响，对后期使用不会造成任何不便，使其能够为动物卫生监督部门提供有效资料[3]。

1.5 加强档案维护

动物卫生监督档案虽是一项基础工作内容，但其在单位机构中占据着重要地位，关系着单位机构的未来发展，也反映单位机构的过往成就，因此，管理部门在针对档案实施管理工作时，不仅需对档案进行严格看管，还需定期对各档案内容进行维护，对档案内容进行核对检查，使遗漏的档案能够及时找回，并对其进行定期查阅检查，使档案能够完整保存。同时，管理部门也许根据档案的维护需求制定相应的维护制度，完善日常档案的管理缺陷，加强人员投入，对档案信息过于庞大的部门也可采取电子信息管理方式进行保管，使档案得到更妥善的管理。