基于Excel的物资库存管理系统的设计与开发

王 春 华

(北京市南水北调南干渠管理处 运行维护所,北京 102600)

基于Excel的物资库存管理系统的设计与开发

王 春 华

(北京市南水北调南干渠管理处 运行维护所,北京 102600)

市面上商用物资库存管理系统功能复杂、价格昂贵，对中小企业来说性价比较低.利用Excel为物资管理员定做的库存管理系统包含出入库管理模块、库存结余模块、系统设置模块三大部分.使用时，采用下拉列表进行数据选择输入，保证信息的准确性；用冻结窗格功能保证信息输入的便捷性；用数学函数保证物资存量信息的实时更新；用单元格锁定功能保证历史记录的安全性；用筛选功能助力统计分析与查询.

库存管理系统； Excel；量身定做

对于大多数单位的物资管理员来说，要管理品种丰富、数量繁多的物资不是一件轻松的事.市面上商用的库存管理系统，大多功能复杂、价格昂贵，而利用现成的日常办公软件，打造属于自己的库存管理系统，不但能为企业节省成本，而且应用起来也更得心应手.

Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，也是微软办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计、金融等领域.库存管理系统主要用于库存管理，以入库、出库、查询为主要应用类型.系统要能实时显示每种货物的入库总量、出库总量以及目前的结余总量，即哪些货物需要采购，哪些货物库存量较大，以便于管理部门通过库存信息决定采购或销售计划.这样既可以保证日常生产不至于因为原材料不足而停产，确保生产顺利进行，也可以使企业不会因原材料的库存数量过多而积压流动资金，从而提高企业的经济效益.本文将利用Excel的几项功能来设计实现一款实用的物资库存管理系统.

1 物资库存管理系统设计

本物资库存管理系统主要分为3个模块：出入库管理模块、库存结余模块和系统设置模块.这3个模块由一个Excel工作簿中的3个不同的工作表来实现.

(1)出入库管理模块

其属性主要有序号、编号、名称、类别、品牌型号、数量、出/入库、日期、交接人员、出库理由、备注.

编号主要用于管理员区分库存物资的品牌和型号，但属于同名称的物品，同时也用在其他模块中进行物资的统计分析.管理员在这一个工作表中只需要按顺序完成所有物资的出库及入库操作即可.

(2)库存结余模块

其属性有序号、编号、名称、类别、品牌型号、入库总量、出库总量、结余、备注.本模块中的入库总量、出库总量、结余均随出入库管理模块中出入库的变化而实时更新，能反映当前最新的库存信息.

(3)系统管理模块

该模块中的数据主要是为前两个模块中的下拉菜单功能服务，即每一列的数据为一个下拉菜单中的选项.设置该模块的目的是为了方便管理员随时增加下拉菜单中的备选项.

2 基于Excel实现物资库存管理系统的开发

(1)采用下拉列表进行数据的选择、输入，保证信息的准确性

在物资出库或者入库时，需要用户输入物品的详细信息.如果物品名称和类别让用户随意输入,不但耗时费力，而且不便于后期的统计和分析，因此，本系统利用Excel中的下拉列表功能，如图1所示，在系统管理模块中为各属性设定了信息的可选项，如图2所示，如果下拉列表中没有用户需要的选项，用户随时可以在系统管理模块相应属性列中增加需要的选项，从而保证输入数据的准确性，这便于用户快捷迅速地输入信息，从而提高工作效率.

图2 在系统管理模块中类别列为图1中的类别属性设置可选项窗口

(2)冻结窗格功能保证信息输入的便捷性

Excel中的冻结窗口功能，一般用于固定标题.如果不固定标题，在进行滚动操作时，就不再显示原标题.本系统利用冻结功能达到固定模块属性的效果，见图3.当表内的出入库数据太多时，在进行入库操作、出库操作、查询以及统计数据时，如果不冻结就不知道输入的列或者查询到的数据对应着哪些属性，如果属性被固定，这时对应关系就比较清晰明了.

图3 出入库管理模块中第二行的各属性已被冻结固定截图

(3)用数学函数保证物资存量信息实时更新

Excel中的SUMIFS函数的主要作用是按多个条件对指定单元格求和.本系统利用Excel中SUMIFS函数[1]，将出入库管理模块中的各物资出库及入库情况进行实时数据统计，得出结余模块中的入库总量及出库总量数据，并对出库总量和入库总量做差即可得出物资的结余情况，如图4所示.

图4 利用SUMIFS函数实现实时统计库存状态信息截图

(4)单元格锁定功能保证历史记录的安全性

在Excel中，由于输入的数据所见即所得，且各单元格之间距离较近，用户容易不经意间造成历史数据的更改，为此系统采用了单元格锁定功能，并指定了解锁密码.每次输入的数据确认无误后要及时进行锁定，这样历史记录就具有了只读特性[2]，如图5，此时数据就无法随意更改.如果确实需要修改，在输入解锁密码后才能修改.

图5 锁定后再试图编辑历史记录将给出的警告信息截图

(5)利用筛选功能助力统计分析与查询

筛选是Excel中查找和处理区域中数据子集的快捷方法.筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定，与排序不同，筛选并不重排区域，只是暂时隐藏不必显示的行.本系统利用单列筛选或者多列组合筛选，查询出入库信息及特定时间、特定产品的流水信息，如图6所示.图7展示了利用图6筛选后得到的通讯设备在七月份的出入库流水情况.

图6 利用通讯设备七月份数据作为组合筛选条件截图

图7 七月份通讯设备出入库流水情况截图

利用Excel中以上几个功能就能轻松实现物资库存管理过程中用到的基本功能.

3 结语

物资库存管理系统开发主要是先进行需求分析，然后按需设计，最后实现功能.对于物资管理人员而言，利用常见的办公软件按照自己的需求设计系统，不但节省成本，而且使用起来方便、快捷.希望更多的管理人员能根据自己的需求，利用Excel的强大功能，开发出更好的软件.

[1] Excel Home编写组.Excel应用大全[M].北京：人民邮电出版社，2008：212-215.

[2] Excel Home编写组.Excel数据处理与分析实战技巧精粹[M].北京：人民邮电出版社，2008：26-27.

责任编辑：金 欣

Excel-based logistical inventory management

WANG Chun-hua

(Institute of Maintenance, Beijing South-to-North Water Transfer Administration at South Tunnel, Beijing 102600, China)

The commercial logistical inventory management is complicated and costly for a small and medium-sized enterprise. However, the Excel-based logistical inventory management that includes a storage management module, an inventory balance module and a system setting module is more applicable. By using the drop-down list for data input, freezing panes, mathematical functions, cell lock function and screening function, one may complete the statistical analysis and query.

inventory management system; Excel; fitting

2016-10-28

王春华(1978-)，女，北京人，北京市南水北调南干渠管理处工程师，硕士，主要研究方向: 软件技术、安全管理.

1009-4873(2016)06-0034-04

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