浅谈Excel在会计工作中的应用

吴连香

【摘 要】计算机的发明改变了这个社会的生活，使人类的生活提高一个阶层。计算机对于人来说，提高了工作效率，也使工作变得简单。Excel得到了会计人员的喜欢。本人对Excel的应用范围、日常使用、应该注意的问题做了简述。

【关键词】Excel 会计 函数

中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2016.12.033

计算机的发明是人类的一项伟大工程，不仅改变了人类的生活，而且给人类的生活带来了巨大的改变。计算机给人类最大优点就是节省大量的劳动力，让很多复杂的工作变得简单。Excel作为专门处理数据的一款软件，很容易受到会计工作人员的喜欢，简单易学。那么，Excel这款软件都适用于会计的哪些范围？在会计工作中能解决什么样的实际问题？使用Excel对会计工作者有什么要求呢？在本文中将对以上问题进行一一陈述，做出详细的解答。

一、Excel的应用范围

Excel是微软公司开发的一款常用的办公软件，这款办公软件不仅仅具备计算、排列、筛选、标记等多种功能，而且可以处理一些日常生活中简单的数据。会计工作者就是每天都要跟大量的数据打交道，他们的主要工作的内容就是：处理大量的数据，包括每个月的工资核算，员工补助的核算，公司员工的报销、税收等等。Excel数据处理软件是对会计工作十分有用、易学易用的一个软件，可以帮助会计工作者快速对数据进行处理，并且处理起来比较方便、易懂。

二、Excel在会计日常工作中的使用

（一）基本的工资核算

会计人员的工作，最主要的一部分就是公司员工工资的核算，是最重要的内容，也是每个月必须完成的工作。工资不仅涉及到员工的利益，也涉及到公司的利益，如果出了差错，给员工和公司都会带来一些不必要的麻烦，也给自己的工作带来一些负担。因此，工资的核算一定要准确、明亮。员工利用Excel制作工资表，不仅仅可以达到方便浏览、尽量避免出现计算错误的主要目的，而且可以减少会计人员的工作量。由于Excel中已经设置好了一些基本的工资格式，会计工作人员可以根据自己的工作内容进行相应的调整。例如想在第一行输入了“****工资表”的字样，就可以将第一行表格进行选中，然后在常用工具栏中选择“合并居中”的按钮，这些单元格就可以合并为一个大的单元格，在里面敲上“****工资表”就可以了，这些字会自动居中。然后在下面的表格中可以按需要分别写上员工的相关信息，比如员工编号、员工性别、所在部门、工作天数、工资总额等。大多数的员工的工作天数是全勤的，但也会有一部分员工会有请假的情况，造成与别的员工的不同，为了便于查看，可以将这些请假员工的工作天数用“红色”来表明，具体步骤：将所要标记的单元格选中，然后在上面的工具栏中选择字体颜色为“红色”，就可以了。利用Excel，工资表的各项内容可以做出标记，利于会计核算，不会出现错误。

（二）报销单的核算

Excel的另一个强大功能就是对数据的核算，将数据输入之后，利用相应的操作工具进行操作，就能得出相应的结果，这种计算方法就避免了人工计算有可能多算一个或者少算一个的可能，达到准确无误。在员工进行报销的时候，会计人员都必须对报销的款项进行逐一的核算，这时就可以充分利用Excel的强大功能。将报销的各项名称按照相应的顺序输入之后，再输入各个报销项的相应金额，注意的是这几项所要报销的金额要输入在同一行或者同一列之中，将数据输入之后，用鼠标左键将这些数据全部选中，然后点击工具栏中的“求和”标志，在这些数据的下一个单元格中就会出现这些数据的和。利用Excel计算的数据时间快、准确度高。

三、会计工作者使用Excel的注意事项

Excel虽然操作简单，但是对于不熟悉计算机操作的人员而言，也是不那么容易的事情，使用Excel操作就会不那么容易了。像Excel中的一些输入规则、标记规则、计算方法、函数、公式等等，都需要一定的计算机操作基础，来保证使用的正确性和可行性。近些年毕业的会计专业人员在计算机上的操作水平都提高得非常快，在Excel上操作上一般不会出现大的问题。但是对年纪较大的老会计而言，对电脑不熟悉，对软件熟悉度为零，对Excel的操作技能基本为零。这些老会计使用起来就会觉得麻烦了。企业应该对这些老会计进行培训，让他们掌握Excel的基本操作和相应的操作技巧，多使用多操作。也可以采取集中培训的方式，聘请相关的专家进行Excel的操作讲解、应用；另外，还可以让企业中的一些优秀的年轻员工帮助老会计，在最短的时间里学会Excel的操作。这样不仅可以相应提高员工工作效率，同时还能够很好的改善员工之间的良好关系。

与此同时，计算机技术还在日新月异的发展，新技术、新发明不断的更新、强大，Excel的更新换代也很快，功能也会越来越完善，对员工的要求也会更高，新版的Excel会在原来基础上增加一些功能或者进行功能的改进，便于人们的操作，所以需要员工要不断的学习使用相应的操作，从会到熟练，最后到精通。所以会计人员应该及时更新自己的Excel版本，及时学习应用最新版本的Excel，让Excel为自己的工作服务，提高工作效率，提升工作质量。

最后，提醒使用Excel的会计人员也包括所以使用计算机的人员，一定要注意及时的进行文件的保存。在计算机的操作过程中，有时会出现电脑自动关机或者突然断电等情况，如果出现了意外情况，电脑中的文件就会消失，所做的努力就白费了。所以在进行Excel操作时，一定要及时保存，或者在电脑中设置自行保存，避免重要文件的丢失。

总之，社会在发展，科技在进步。计算机的出现、互联网的产生，都改变了我们的生活方式，让人们的生活、工作更便捷，也让我们的工作效率提高了，生活水平上升了。计算机的功能完善，强大的功能，不但可以快速处理各类的文字、数据、图片等等，还可以制作视频、动画等，并且广泛应用于工作中的各个领域。计算机中处理数据的软件也有很多，五花八门，功能齐全，其中也有很多专门的软件，比如超市处理数据会有专门的收银机，财务部门处理大量数据会有专门的财务软件。这些软件的发明和应用都缩短了人们的工作时间，提高了工作效率。目前，Excel广泛应用于中小企业的会计部门，为这些会计人员的工作提供了很多便利。当然，Excel并不能解决所有会计工作中的问题，也存在着一些操作上的弊端，但是随着科学技术的进步，计算机功能的不断完善，Excel的功能也会进一步的完善，为用户提供更好的服务。科学技术是第一生产力，科学的发展必将带来经济的发展，带来生活的改变。

参考文献

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