云技术中档案资源共享与管理体系构建

李芳

【摘要】云技术具有计算能力强、成本低、安全性高等特点，并在社会领域产生深远影响。将云技术运用于档案服务领域，是档案信息资源共享与发展的必然之路。

【关键词】 云技术；档案；资源共享

云技术是一种新型的计算和服务模式，是网络计算、分布式计算、并行计算、虚拟化、网络存储等计算机和网络技术发展相融合的产物。它旨在通过计算机网络把分布的实体整合成功能强大的计算系统，并借助Saas、PssS、IaaS、MSP等先进的商业模式把强大的计算能力分布到终端用户手中。云计算作为IT产业发展的一个趋势，在众多行业得到广泛应用，已被人们广泛认可。用云技术实现档案资源共享是指以云理论为技术指导，通过云服务平台将档案信息资源整合起来，形成档案云，并借助云平台超强的计算能力和其本身所具有的安全性高、成本低等特性提高档案资源共享的效率。云技术的应用给档案馆资源管理和共享带来了很多启示。

一、云技术对档案资源共享和信息化的影响和启示

目前，我国各地都迅速扩展了档案信息化的投入，但基本都是以各档案馆为单位进行，需投入大量的人力、物力。为此，在档案信息化建设的同时，显出一些问题：档案信息资源整合不完整、没有合理统一的建设标准和评价指标、共享效率低、档案信息化建设的瓶颈问题显著等。为解决信息化建设中存在的这些实际问题，云技术给我们提供了崭新的思路，给我们以启迪。

（一）利用云技术所具有的资源共享、服务灵活、统一存储、标准规范等特点。档案馆可根据软硬件和网络设备条件，构建档案管理平台，实现档案云内档案信息的统一管理。实现档案资源共享最大化。

（二）档案用户可以快速、有效地利用档案资源。云技术为档案存储提供了无限的使用空间，避免了本地存储空间受限的困扰。档案云技术为用户提供的检索途径统一、方便，检索效率高、功能强，可同时解决多用户数据请求。

（三）采用云技术成本低，可靠性高。采用云技术存储档案信息，各地档案馆不必再分别购买服务器、网络设备、软件等，同时减少了设备维护和人员管理等工作，极大程度减少了投资成本。档案云技术的统一管理，有其严格的权限和保密制度，保证数据安全。

二、基于云技术构建档案资源共享与“档案云”管理体系

（一）云技术环境下档案资源共享的价值分析。档案云共享模式将分散的档案信息资源集中起来，节约成本、提高效率、优化资源，提高档案资源社会配置效率。加快档案资源融入社会体系的进程。通过云技术整合档案信息资源，可提升档案资源利用率，从而更好地实现档案服务利用最大效益。

（二）构建可靠、安全的档案云存储平台。档案云存储平台把档案数据交云存储统一管理，各地档案馆只需较少几台访问终端PC，无需配备更多软件和硬件设置，也不需专业档案员进行维护，可减少很多工作量。各地档案馆可根据本馆的实际需要申请云端的服务存储空间，节约了管理和运行成本，也提高了工作效率。

（三）构建档案资源共享与利用的服务云平台。服务云平台是档案资源共享与利用的核心和基础。目前，推进档案云技术的重点就在于服务平台的建设和管理。考虑到开展档案云技术处于起步阶段和一些档案需保密等情况，可建立一些基础性服务平台，方便档案资源的管理和维护，为档案共享与利用提供良好的后台保障。

（四）构建档案资源共享的软件平台。研究档案资源服务流程，遵照相关规范和标准，构建档案资源共享与管理的基础软件平台，从而把分散的、异地的档案资源集成起来实现档案集中管理。保证档案资源信息在组织、收集、开放利用等环节有效流转。

（五）制定云技术环境下，档案资源共享的政策与制度。将云技术运用于档案服务利用，给档案管理带来了无限的机遇与挑战。在运用的同时，不能缺少安全方面的考虑。从云技术上来说，档案云的应用是非常有优势的，但我们最担心、考虑最多的就是安全方面。为此，档案云的应用面临着科学管理、技术指导、政策与制度等多方面的问题。档案云技术必须要遵守国家法律法规和安全标准，要规划安全体系、安全管理、安全培训、安全战略、安全流程等。

三、档案云技术发展过程中面临的实际问题

（一）云技术存储档案，数据安全问题。云技术的应用给我们带来了巨大的便利，同时，由于档案的保密性和网络技术问题等使档案云存在安全方面的隐患。为确保信息安全有效，不仅需要网络技术的加强和改进，也需要档案法律法规的进一步约束。安全性方面包括数据安全、网络安全、系统安全、应用安全、应急安全等方面的措施与办法。云技术就要采用安全机制，增强云端档案存储平台的安全模式，基于其强大的核心处理能力，加强服务层安全体系，让使用者信任云端提供的档案信息资源。

（二）云技术存储档案，数据隐私问题。云技术给网络用户带来诸多方便的同时，也不可避免地存在一些不足，因而有可能对用户的隐私安全问题存在威胁。为保证存储在云端的数据不被非法利用，就需要有先进的网络技术和相关法律法规的约束。

（三）云技术存储档案，技术标准问题。云技术标准问题，一直以来都是信息化领域难解决的问题。近来，随着档案信息化的不断发展和应用，人们越来越意识到信息化建设技术标准制定的重要性。同时，云计算企业也开始关注技术标准问题，并提出相关管理策略。因此，企业和用户都要遵从国家制定的法律法规，保证数据和人员的可控制性，为档案云技术的安全运用保驾护航。

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