基于人事档案审核工作的思考

陈慰

【摘要】干部人事档案是考察和了解干部的重要依据，是维护干部合法权益的重要凭证，是研究组织干部工作规律的重要史料，是党和国家的宝贵财富。因此，做好干部人事档案管理工作至关重要。认真做好档案专项审核工作，才能确保人事档案的准确性、完整性和可靠性。

【关键词】干部人事档案专项审核；发现问题；解决问题

为深入贯彻落实省质监局苏质监党发〔2015〕12号（关于印发《省质监局干部人事档案专项审核工作实施方案》的通知）文件精神，根据省院工作部署，苏州分院于2015年4月开始着手干部人事档案专项审核工作，至目前为止已基本完成。在此期间，本人作为主管人事工作的分管领导，受省院人事部门委托，曾多次对其它多个分院的人事档案进行了审核和抽查。现结合本次审核工作，就如何做好人事档案管理工作谈一些做法和个人想法。

一、高度重视，组织实施

为做好本次专项审核工作，分院领导班子高度重视，制定了干部人事档案专项审核工作方案，做到组织到位，分工明确，责任到人。采取两人一组审核并由主管领导审定的方法进行。即先由档案员初审、由档案部门负责人复审，再由分管领导和相关专家审定，逐卷逐页查问题，认真排查风险点。审档人员经相关部门专业培训后，严格按照有关政策，本着尊重历史、尊重事实的原则，重点审核了“三龄二历一身份”等信息，以及档案材料是否涂改造假、重要原始材料是否规范完整，是否存在以不实信息获取利益等现象。审核完成后，对存在的问题进行了集中，再请有关专家进行确认并请示上级有关部门最终审定。

二、审核到位，完善补充

我们针对材料不齐全、不规范的，按规定进行补充或说明；干部重要信息记载不一致的，严格按照相关政策规定进行认定。根据认定结果，规范填写，形成了每名干部的《干部任免审批表（档案审核专用）》，认定有问题的，形成了《干部人事档案专项审核认定表》，由所在单位党组织进行反馈，与干部本人见面，进行签字确认。对于干部职工信息认定有变动的，耐心向他们讲清政策规定、利害关系和纪律要求，力争消除误解、打消顾虑。与此同时收集整理了学历、学位材料、年度考核登记表、评聘专业技术职务材料、党团材料、奖励材料、工资材料、干部任免材料等进行归档整理。在本次专项审核中，本人共审核76名在职干部职工档案，其中发现问题110处，收集、补充、整理入档65份。材料整理入档后，添加新的档案目录，再按省院要求定做最新档案装具，并全部进行了更换。我们还借此次档案审核的契机，专门设置了人事档案工作室，配备了专门的电脑等办公设备，进一步提高了工作的规范化和管理效率，更进一步推进了干部档案信息化进程。

三、慎重对待，解决问题

对于审核中出现的问题，我们严格按政策和文件规定，尊重历史的原则，对出现较多的问题，我们是这么解决的：

1.鉴于有的干部档案中记载出生日期的材料比较多，散见于各个类别的材料中，比如履历、自传、学历学位、工资调整表、任免等材料，我们依据档案里最早出现年龄的那份材料（一般是《入团志愿书》），同时还通过逻辑推理来核定其出生年月。

2.对姓名中出现多音字或多名字的，请其“出示更改证明”。比如我们单位有一名职工，在档案中出现了两个名字，一个是*东东，另外一个*东，虽然从档案中我们能推断其为同一人，我们还是要求派出所出具了两名字为同一人的证明。

3.早期材料具备真实性，但是没有盖章，认定为事实依据。

4.最早期材料仅记载出生年份，没有记载月份的。按照时间顺序，如果第二早的材料记载的年份相同，则把该份材料的月份作为认定依据；如果年份不同，就不作为认定依据。

5.对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习经历、培训经历、任职经历，反向倒查之前的学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料是否齐全，相互印证。

6.首份工作的时间和工资定级表时间不一致的，以定级表时间为准。

7.参加工作时间不一致，以定级表的起薪日为准，定级表上有两个时间，一个是表上写的参加工作时间，一个是批准的起薪时间，以起薪时间为准，前后对比，综合研判。

8.未满18周岁参军入伍的，参加工作时间从批准参军入伍时间算起。

9.对于因特殊原因没有及时归档的档案材料，根据材料内容和性质的不同，可以分别采取补充收集、复制和重新制作填写等不同方式来整改。

四、认真梳理，分析原因

1.出生日期的前后不一致，有公历与农历、采用虚岁等不同习惯造成的，也有笔误，也有个别人为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意所为。

2.姓名出现多音字或多名字，是历史原因造成的，在没有居民证的年代，人们对自己的名字随意换用与其他同音的字，总之没有确定名字的意识。

3.对于干部履历表、鉴定表、奖励人员登记表、干部任免审批表、学历材料、年度考核表、职称等材料的缺失主要原因在于人事档案管理部门没有及时组织填写、收集归档，还有干部职工本人档案管理意识薄弱，未及时上交档案管理部门而造成的。

然而，目前的现状是，各单位人事档案管理人员都是兼职，没有时间精力来做好这项工作，也没更多的时间去从个人手上收集，以致造成对应的材料不能及时、完整归档。

五、多方着手，提高水平

通过这次人事档案专项审核，针对存在这么多问题及目前人事档案工作状况，为不断提高人事档案管理水平，我有以下粗略的想法和建议：

（一）严格日常管理，严把材料审核关。要严格按照中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》的要求，严把档案管理关键环节，对新纳入管理范围的干部档案进行审核，对拟存档的档案材料进行认真鉴别，确保材料真实性，严格遵守干部人事档案有关管理规定。

（二）加强信息利用，提供保障。1.严格执行干部任前档案审核制度。要将干部任前档案审核作为干部选拔任用的必经程序和干部监督的有力手段，对所有拟选拔任用干部、新进干部的档案，均进行严格审核。任前审核中发现存在问题的，立即查核，未核准前一律暂缓考察并停止任职、录用程序。2.做好相关信息的利用。在此次专项审核中，审档人员严格按照相关政策规定，将每一名干部的基本信息予以审核确认，规范填写了《干部任免审批表》。在下一步工作中，要及时更新人员数据信息，为组织决策提供有价值的参考依据。

（三）提高管理水平，完善制度。对单位人员达到一定数量的设置专岗，设专人负责人事档案管理工作，制定、完善档案的各项规章制度。

（四）开展专题培训，打下基础。经常组织员工、干部开展讲座，提高大家的归档意识和专业水平，变被动为主动，同时更应对档案管理人才的信息化培训和进行统一的人事档案信息化规范指导，为建立全面性的人事档案信息化管理，打下坚实的基础。

（五）加强网络管理，实时跟踪。管理人员跟踪、收集，形成管理网络，比如参加培训人员、职称评审人员、出国人员、奖惩人员，档案人员首先要获取这些人员名单，然后跟踪，及时收集，最后一一归档。

总之，人事档案的管理工作一定要从实际出发，通过“三化”管理（标准化、规范化和现代化）和创新的科学模式来提升管理的效率，促使单位内部的良性运行和社会经济的稳定发展。

【参考文献】

[1]国家干部人事管理制度改革创新实务手册[M].黑龙江人民大学出版社，2005.

[2]付荣娟.人事档案的整理和清理[J].兰台世界，2013（Z6）.

[3]胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望[J].科协论坛

（下半月），2012（09）.