论高校档案管理工作的创新方略

邓英姿

【摘要】本文分析了当前高校档案管理工作中存在的问题，阐述了高校档案管理工作创新的必要性，并提出了几点创新方略，旨在加强高校的档案管理工作，促进高校的发展。

【关键词】高校；档案管理；创新

完善的档案管理不仅有利于高校的发展壮大，而且在一定程度上关系着高校全体师生的前途和命运。随着时代的进步，档案管理工作也不再局限于对纸质资料的保管，而是开发了各种多媒体电子档案。利用网络技术，高校管理者能够随时随地的对这些电子档案进行查阅和分析，极大提高了高校的工作效率。新时期，高校档案管理工作也应该不断创新管理方式，提高高校行政管理水平，促进高校的进一步发展。

一、高校档案管理工作创新的必要性

（一）紧跟时代潮流发展的需求。高校档案涉及高校的每一个学生和教师，如此庞大的数量给档案管理工作增添了难度，为了保证档案管理工作的效率和质量，高校档案管理工作人员必须紧跟时代潮流，积极创新档案管理工作方式，改变传统的档案管理观念。只有这样，才能确保档案管理工作能够充分发挥自身的功能，为高校的进步和发展贡献力量。

（二）满足高校档案管理工作发展的需求。当前高校管理档案工作仍采用手工登记管理的方式，这种方式可以保证以往的工作需求，但是随着档案数量的增多，必不可少的是增加人员，增加人工成本。为了适应当前的管理需要，有必要让档案管理者学着应用现代科学技术手段去管理档案，并在此基础上进行创新提高。这就要求我们的校领导们高度重视，提高档案管理工作在各部门之间的比重，从管理者的角度去推动信息化档案管理工作的改善。

（三）高校档案管理工作发展的必然性。在当前高校管理中，档案管理已经趋于信息化，采用统一的电子网络平台，将档案平台化，各个部门之间可以将自己的档案资料上传至网络共享平台，这样在有需要调阅和修改完善时可以随时进行更新，不再需要从档案室进行借调才能做更新工作。网络建立档案平台可以提高档案盘点的效率，在定期进行档案盘点时可以通过网上查阅，通过电子登记进行盘点，这样的先进方式不但应用于资产物品盘点，账务盘点，在档案管理方面也有独到的效率和安全性，尤其是相比较纸版文件的防潮防腐防火等附加的管理工作方面。

二、高校档案管理工作存在的主要问题

（一）落后的观念，淡薄的意识。当前，很多高校领导缺乏对档案管理工作的重视。他们认为，学校的主要工作应当放在科研成果的实现以及高校毕业生的就业上。因此，高校档案管理工作经常被高校领导忽视，使得各大高校的档案管理部门成为摆设。同时，高校档案管理工作无法吸引年轻人才，造成档案管理者大部分是一些年长的工作者，这些管理人员的思想比较落后，认为档案管理工作就是整理档案和保存档案，没有充分利用档案资源的意识。此外，高校在档案管理工作上，也没有投入相应的资金，使得档案管理设施不能得到及时更新，高校档案信息化建设也就无从谈起。在现代化的信息社会，高校应该充分利用学校各种档案资源，并使其为高校的建设发展服务。

（二）管理落后，方法繁琐。档案管理工作比较复杂和繁琐，例如，资料的收集、档案的整理、档案分类、档案目录编制、档案的保管以及档案的利用都是档案管理工作的范畴。可见，档案管理工作不仅任务重，工作量也比较大。当前很多高校在档案管理工作中虽然使用了电脑，但是只限于对档案的查询和检索，其余工作仍然是以手工操作为主，不仅使得档案管理工作效率低下，而且也不利于档案的有效利用。

（三）体制滞后，制度缺失。由于很多高校没有给予档案管理工作应有的重视，使得档案管理工作一直缺乏创新。加上档案管理工作中没有完善的分配制度和奖励制度，同时缺乏机构体制建设，严重制约了档案管理工作的发展。应提高和改善档案管理制度，创新原有的体制，使档案管理工作能够有新的面貌。通过制度的约束督促员工去改善档案管理工作，并制定相应的措施提高员工档案管理工作的积极性。

（四）人才缺乏，素质偏低。高校档案管理工作一直以来都是高校的冷门工作，很多人不愿意从事档案管理工作，因此，高校档案管理工作人员大部分是高校行政部门的兼职教师，还有一部分是退休的教师，整体素质偏低，缺乏档案管理工作专业知识和技能。高校档案管理工作急需一支既具备专业知识又通晓档案业务的复合型人才。

三、高校档案管理工作的创新方略

（一）创新档案管理工作理念。档案管理工作并非只是对档案进行整理和保存，更多的是发掘其中的有效信息，为高校的未来建设和发展提供依据。可见，高校档案管理工作对工作人员的技术性、专业性要求都非常高。因此，高校领导必须转变观念，充分认识到档案管理工作的重要性，提高对高校档案管理工作的重视度。同时，加大对档案管理工作的资金投入，加快档案管理信息化建设的速度。此外，高校还应当鼓励档案管理工作人员不断创新，树立现代化的服务意识，为实现档案管理工作的网络化和社会化奠定基础；改变传统档案管理工作的评价方式，注重档案的利用效率和档案管理工作人员的服务效果。作为档案管理工作人员，更应该秉持服务至上的理念，以服务用户为宗旨，创新档案管理方式，满足学校和社会的各种需求。 （下转第160页）（上接第147页）

（二）做好人才资源的创新工作。人才对于任何一个行业都是非常重要的，档案管理也不例外。面对当前高校档案管理团队存在的诸多问题，必须及时改善。首先，积极引进高素质专业人才，努力打造一支技术强、业务精、工作严的专业化队伍。其次，高校必须定期对档案管理工作人员进行信息化培训，提高他们的计算机网络技术水平。再者，对一些年长的档案管理人员进行在职培训，拓展他们的知识水平，确保他们能够跟上时代的步伐。最后，设立奖励措施，鼓励档案管理工作人员不断创新管理方式。

（三）创新机制，完善制度。高校档案管理工作必须做到符合时代的发展、符合高校的发展，同时积极改善陈旧落后的管理方式，从高校师生的不同需求出发，建立新型管理机制。首先，在管理机制方面，建立量化管理标准，将责任落实到每一个岗位，并通过有效的内部用人制度、分配制度、奖励制度等，激励档案管理工作人员不断创新，确保档案管理部门充满活力。其次，在完善制度方面，应当充分考虑时代的要求和特点，通过加强档案的借阅制度，确保高校档案不会受到随意改动。另外，高校档案管理不同于行政机关和企业，要根据新情况新形势建立健全新内容，如在对学生的档案的记录与管理方面，多数高校只限于本人简单的政治、学习和行为表现，对学生的动态表现信息体现较少，应增加社会实践活动、科技创新活动、心理健康状况、职业能力考核等相关信息内容。

（四）加大软硬件方面的设施投入。随着科学技术的快速发展，高校档案管理工作信息化建设成为高校档案管理发展的新趋势，这使得档案管理工作对硬件和软件的要求越来越高。因此，高校应该加大对档案管理工作的资金投入力度，为档案管理人员添置必备的办公设备和器材。例如，扫描仪、打印机、电脑等，能够在很大程度上提高档案管理工作效率。此外，为了满足高校对档案资源的利用需求，高校还应当开发相应的软件，确保档案信息资源得到最大化利用。

四、结语

高校众多管理部门中，档案管理是尤为重要的部门，其中档案管理包含所有学生的档案也包含教师队伍的档案，保证档案管理工作的有效顺利开展是高校发展和晋级的必要工作。对于档案管理制度的创新要有自己的方向，在保证现行管理方案执行的情况下，稳健地创新提高信息化档案管理制度，可以提高档案管理工作的效率和质量。

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