简析信息化条件下的档案管理与服务创新

刘莎

【摘要】随着经济全球化的影响，我们已经迈入信息化时代，而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上，传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要，因此，需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务，并在方式上实现创新。本文通过档案管理与服务的现状，提出了在信息化条件下如何创新发展以供借鉴参考。

【关键词】信息化；档案管理；现状；创新

随着经济全球化的影响，我们已经迈入信息化时代，而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上，传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要，因此，需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务，并在方式上实现创新。档案作为一种信息的重要储存形式，在当前信息化时代，具有其自身的历史价值与保存价值，在管理与服务上存在着问题，解决这些问题也是分析它的意义所在。

一、信息化条件下档案管理与服务的现状

在档案管理与服务中，利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档的管理以及为社会公开服务，是档案工作发展的唯一趋势，也是必然趋势。在信息化条件下，档案的管理与服务与现代的科技手段已经实现融合，并成功地运用了电子信息技术，转变了传统方式下管理与服务的不足，也取得了显著的成效。但随着社会的不断进步与发展，也出现了一些问题。

首先，在档案工作中，因为设备的不完善，导致了一些先进的科技运用不到管理与服务上。现代化硬件设施是信息化条件下实现档案管理与服务的基本保障，许多档案工作相关部门根本不注重硬件设施的建设与完善，从物质基础上就不具备档案管理工作的科学化与合理化，更难实现档案管理与服务的现代化。其次，社会上对档案工作部门的不重视，也导致了档案管理与服务在信息化上的滞后发展，一些档案信息不能为单位发展提供帮助。最后，在信息化下，档案工作只偏重管理，而忽视服务。有些档案工作部门只把档案归为电子形式进行保存，而不利用管理系统提供网络检索与利用服务，使得档案信息被忽略掉，严重影响了档案工作的信息化建设。

二、信息化条件下档案管理与服务的创新

通过上述现状的分析研究，了解了信息化条件下档案管理与服务还存在一些问题，需要根据社会的需求进行转变与创新，提高档案工作的管理水平和利用效率，以促进社会更好的发展需求。

（一）转变档案工作者的思想观念，创新多样性服务模式。在信息化条件下，档案管理与服务要转变档案工作者的思想观念，重视电子信息技术在工作中的应用，转变传统的被动式服务为主动式服务，使档案服务不再搞形式化并创新服务意识，将档案服务工作实现多样性，改变单一的服务内部意识，将档案信息推广到更大的范畴内，服务于社会需求。档案的管理最终目的是为了服务而服务，档案工作要深入到社会中，开展实践活动，了解社会对资源的需求以及利用者的工作特点，将档案资料库面向社会开放，一方面实现资源的整合，一方面实现信息的相互利用，以求在信息时代共发展。

（二）实现档案信息共享，创新管理模式。在互联网的云数据时代，档案工作要实现档案资源信息的共享，创新管理模式，提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中，我们可以了解到，由于档案管理者的不重视，一些档案信息被忽视甚至出现严重重复的现象，这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来，利用网络进行检索实现共享，并完成档案工作的信息整合，形成系统科学化管理。

（三）更新档案信息，创新管理与服务形式。在信息化条件下，档案管理与服务应在形式上进行创新。在档案收集过程中，应该转变传统的纸质文件的存档，而是利用办公软件制作电子文件进行及时归档，方便查阅与利用；在整理过程中，利用电子产品与互联网进行资料的整理与整合，从引进信息的源头进行监控与把关，及时更新档案信息，以跟进时代的发展；服务上，改变以前文本的查阅，而是利用网络进行检索与查阅。

（四）建立高标准的档案管理与服务人才队伍。在信息化条件下，档案管理与服务不再是简单的接收与保管，而是在此基础上进行信息服务的提供。因此，必须建立高标准的档案管理与服务人才队伍。首先要对原有的档案工作者进行培训与指导，提高自身的档案管理与服务水平。其次，引进高标准的档案管理与服务人才，充实档案管理与服务队伍。最后，建立健全激励机制，鼓励档案工作者发挥创造力并进行物质奖励，以适应信息化条件下的工作环境。

三、结语

由于档案是历史信息的存储方式，记录了生活的方方面面，对我们的生活以及国家的发展都有借鉴意义，所以在信息化高速发展的今天，我们必须转变档案管理与服务理念，使之为社会大众生产与生活服务好，利用好。在信息化条件下档案管理与服务创新面对着更多的机遇，同时也迎接着挑战，需要档案管理者在不断实践中探索与总结，以求更好地发展。

【参考文献】

[1]冯菲.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[A].中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].2015（08）.

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