办公室工作方法创新的探索与思考

文/陕西省人民医院办公室 李晔



办公室工作方法创新的探索与思考

文/陕西省人民医院办公室 李晔

【摘要】办公室作为单位行政管理部门，工作职能具有计划性、综合性、全局性，也具有突发性、机动性、应急性，工作内容既涉及单位全局的大事要事，也被繁琐的、细碎地琐事缠绕。要很好的完成各项任务，必须与时俱进，对办公室工作的方式方法上进行有益的创新探索。

【关键词】办公室；创新；工作方法；探索

办公室作为单位行政管理部门，其职能既具有计划性、综合性、全局性，同时更具突发性、机动性、应急性，工作内容既涉及单位全局的大事要事，也被繁琐的、细碎的日常琐事缠绕。办公室人员总是风风火火，十分忙碌，是领导的笔杆子，也是重要活动的策划者、组织者、接待者，领导思路的践行者和督导者。

一、工作方法创新的背景

现以陕西省人民医院办公室为例，分析办公室工作现状。我院现有员工5060人，年门诊量140余万人次，年出院量超过10万人次，年手术量近5万例，属于大型综合医院，院办的工作职责包括：全院各类重要会议的组织、举办、记录、宣传和督办；各类大型活动的组织、策划、举办；各类外事活动的策划、组织、接待、参观；信息调研、综合协调；文秘、档案、外事、网站；交通、通信、声像、收发、打字；以及领导班子成员临时交办的各项动态任务。院办综合管理人员6人，其中主任、副主任各1人，网站宣传、文秘、外联、档案各1人。2015年，完成厅级及以上重要领导来院调研10次，各类大型文字材料50余篇，全国同行参观交流80余次600余人，大型会议40余场，网站编辑上传文章1800余篇，网站浏览量达到300万。人少、事多、事大、事杂，临时、机动、紧急、重要，关乎医院全局。如何完美地完成这大大小小的各项任务是摆在以主任为核心的这个小团队面前的难题。“十二五”期间，我院在“大众创业、万众创新”的国家大氛围的影响带动下，在医院跨越式发展的良好形势的推动下，以主任为核心的院办团队，紧跟国家卫生工作体制机制创新的同时，对办公室工作的方式方法上进行了有益的创新探索，解决了工作中面临的难题。

二、工作方法创新的实践

本着高效、优质、完美完成各项常态工作和各种动态紧急任务的原则，主任对院办各岗位人员进行了职能界定、重组和融合，“常态”任务实施计划目标责任管理，“动态”任务实施无条件协作融合管理，把院办打造成一支分工协作、高效多能完美结合的团队。

（一）侧重岗位，强调融合。背景：在院办，岗位较多，每一个岗位都单独从事不相同、不相关联的、专业性较强的工作，譬如我院院办，有文秘岗位、外联岗位、外事项目管理岗位、档案管理岗位、网络宣传岗位各1人，都需要具备相关的专业知识，工作量较大。除本职岗位上的工作，还有大量临时性、大型的工作项目，需要每一个人放下手头本职工作，打破岗位限制，协同作战。措施：这种情形下，主任要求，每一个人都要精益求精本岗位的工作，力争做自己岗位领域的专家，做好每一个细节；同时，强调融合发展，即在做自己领域专家、高标准完成本岗位工作的前提下，全力以赴服从院办大局，大型会议、大型活动、大型文字、大型接待，全办一盘棋，不分岗位，不分你我，集体上阵，团结协作。效果：院办的每一个人都锻炼成独立的个人是岗位精英，合在一起则一只配合默契、团结高效、召之即来、来之能战、战之能胜的团队。

（二）打破界限，互相替代。背景：按照以往惯例，院办岗位带有一定的保密性，例如纪要、网站后台、档案，各个岗位一般不“插手”其它岗位。忙闲不一，人浮于事，效率低下，团队不和谐，大量协同作战的任务推诿扯皮。措施：为此，根据形势需要，主任有意识打破以往观念，突破专人专岗的界限，破除各岗位尤其是保密岗位的神秘性，每一个人员在做好本岗位、全体活动的同时，学习其它岗位技能，各个岗位间在特殊情况下能够相互替代。效果：一人能从事多岗位工作，实现了一人多能，工作效能大大提高，人虽然少了，但干的事却更多更好了，团结协作，互相补缺，紧张忙碌，和谐奋进。

（三）与时俱进，改进方法。背景：在办公室日常事务性工作管理方面，需要消耗大量的时间和人力，而与此相矛盾的是人员不足。以我院开会通知为例，现在仅召开一次中层干部大会就需要通知300人，如果张贴通知可能有很多人看不到，电话通知耗时耗力耗财，且人手不够。院办类似的琐碎事情非常多。措施：与时俱进，积极主动想办法，改进工作方法，提高工作效率，提升服务品质，充分运用信息化平台，利用飞信群、QQ群、微信群，利用科室联络员制度等等，每一个阶段都不断探索实践新的思路和方法，在提高工作效率的同时，实现服务质量的提升。效果：快速、省时、省力、省钱，同时能够增进相互交流、理解和沟通，为很多其它工作的开展起到良好的铺垫作用。

三、工作方法创新的成效

一是新的工作方法提升了团队的凝聚力和员工的获得感，达到了事半功倍、举重若轻、团结高效的良好效果，为完美且高标准地完成每一项任务目标奠定坚实基础。二是自院内实施行政处室目标责任考核以来，院办每年都蝉联行政考核第一，卫计委信息报送先进单位，院领导班子年度考核满分，临床医技科室评价满意率99.9%，行政处室评价满分，成为全院行政处室学习的楷模。

四、工作方法创新的思考

以医疗业务发展为中心的医院，院办工作通过不断改进工作方式方法，提高了办公室的工作品质，提升院办工作乃至全院行政管理工作在全院医护技术人员中认可度。作为办公室的一员，全程体会了整个过程，我深切地体会到：

（一）与时俱进的创新精神是提升管理品质的动力和源泉。所以不管是何时何地何种工作，紧跟时代步伐，紧跟团队快速发展的步伐，不断开动脑筋，尝试新的工作思路和方法，就能够完成你认为不可能完成的任务目标，我院院办在人员数量减少、工作量反而增加的条件下，如果不改进工作方法就无法完成任务，质量更无从谈起。

（二）创建良好的处室文化是建成一支能力强大、团结高效、和谐奋进的院办队伍的关键。院办主任积极主动打造“严格要求、严谨作风、积极心态、阳光心态、团结协作、互相补缺、互相包容”“做阳光的人、做原则的事”这样积极向上、充满正能量的处室文化，并率先垂范、身体力行，不团结的话不说，不团结、不公平的事不做，以自己阳光的人格魅力影响、重建、塑造处室文化，虽然大家更忙、更累，但更有获得感、成就感，处室达到了空前的团结、和谐、向上的良好氛围，精神面貌焕然一新。根据管理学家统计研究结果，一个计时工，只要发挥个人潜力的20%—30%即可保住饭碗，但通过恰当的激励，这些工人的个人潜力可以发挥出80%—90%，我院办公室的发展恰恰印证了这一结论。所以，对于院办的工作，对于重大、繁杂、紧急的各项任务，处室领导不断建立激发员工积极向上、团结和谐的文化，发挥每一个人最大的潜能，是不断创新的着眼点和工作重点。