浅析如何规范高校财会档案管理

文/欧博温



浅析如何规范高校财会档案管理

文/欧博温

摘要：档案对于一所高校来说，是其发展历程的总结，是学校各方面工作历史积累，内容丰富，对学校来说是非常宝贵的教育资源。而高校的财会档案亦是其众多档案中的一种，它是高校经济活动最直接的表现形式，具有良好的保存和利用价值。

关键词：高校；财会档案；作用；管理措施

1993年，国家颁布《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，其中明确规定，高校财会档案的主要内容有以下几方面：综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等等，它不仅是高校经济活动的记录凭证，还可以监督学校财务纪律，对学校未来的发展战略提供指导性的方向，具有很好的保存价值和利用价值。

一、高校财务会计档案的作用

（一）记录凭证作用

高校的财会档案能够很明确的发映出其在一定时间内的经济状况，对该段时间内的财会有记录凭证的作用，真实的反映该段时间内的收入和支出情况。高校可以合理利用凭证记录，甚至从中找出管理漏洞，进而针对问题提出解决对策，以提高学校的财会管理水平。

（二）信息保障作用

对于现代社会来说，信息是最有价值的东西，也是我们生活与学习不可缺少的一种载体。对于高校财会档案来说，信息保障主要是利用财会档案反映出来的信息，为高校的未来发展制定有效可行的计划。一方面，高校将财会档案中的真实信息作为资料收集，另一方面，也可以利用这些信息领导高校个方面的工作。

（三）监督作用

财会档案反应的是各个部门的经济活动情况，所以通过财会档案的整理、检查，就可以对其有一个监督的作用。对于高校来说，财会档案既能够监督高校的财政纪律及制度的执行情况，是经济犯罪活动中的有力证据。另一方面，根据财会档案，高校可以查明各项经济活动有无政策支持，各个部门中有没有公款消费、铺张浪费的行为，以此严肃财经纪律，避免违规事件的发生。

二、高校财会档案管理的要点

（一）高校财会档案的收集

1.归档范围。按照有关专家对财会档案的理解，财会档案主要有高校财会往来文书和会计文件两个方面的内容。会计文件主要有以下五各方面：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类会计文件以及电子文档。

2.归档时间。高校的单位性质比较特殊，因此归档时间的要求也比较特殊，按照学校的教学年度进行划分，即某年的下半年和下一年的上半年，作为一个完整的教学年度，也是一个完整的归档周期。

3.归档份数。关于归档份数，高校与其他单位没有差异，正常情况是按照要求而定，普通档案只需要归档一份就可以了，如有特殊要求，可根据要求适当增多。

（二）高校财会档案的整理

档案整理是非常重要的一部，只有完整，有序，精确的财会档案，才能为高校未来的工作有一个很好的指引作用。与其他单位的档案整理无异，高校财会档案的整理也是对收集好的档案，做出有序的分类、编排、保存。档案的整理包括以下四个部分：分类、组卷、排列、编制目录。

1.对收集到的财会档案，按照一定的联系进行初步分类，为后面的工作打好基础；

2.将初步分类的档案进行精细的整体，按照相互之间的联系，然后再鉴别保存价值自己之后，根据相关要求，按照保密等级和保存价值将其组合在一起。

3.将分好类别的档案进行排列；

4.按照各个学校自己的规定，对收集整理，并进行排列好的档案进行编号，并固定下来，方便日后的管理和随时的利用。

（三）高校财会档案的鉴定

关于高校财会档案的鉴定，首先使其保存价值的鉴定，再次就是档案质量的检查。对于档案价值的鉴定，一是要结合学校的相关保管规定，二是要参照一定时期内高校的发展规律，以这两个因素作为鉴定活动的基础。对其质量的检查也有类似的参照依据，主要是根据高校的政策方针，以实际为出发点进行质量检查。

另外，高校财会档案的鉴定必须按照一定的原则进行，对于保存太久的档案，要根据现行的规定重新鉴定其价值；对于不能继续保留的档案，不应该由于主观因素将其保留；对于继续保存的档案必须要求其完整；按照要求应该销毁的，必须果断干脆。

三、高校财会档案的利用

（一）原件查找

不管是什么文件，原件都具有很强的说服力，对于财会档案来说，其最直接的利用方式就是查找原件，以获得相关信息。原件作为一项依据最真实客观，具有很高的凭证价值。虽说这是最可靠的凭证方式，但也有一定的漏洞。由于高校财会档案全部有相关部门统一保管，想要查找原件，首先是要跟该部门做好沟通，协调，二是查找人员都档案的存档规律不了解，不费大量时间。另一方面，也有一些原件由于年代久远，虽然花费大量时间找到，也有可能看不清，前面的工作都能白费，由此可见，原件的查找并不是非常的简单、有效。

（二）复印件查找

一般在对财会档案进行存档保留的时候，为了以防万一会做一份复印件，所以有时候为了方便，也为了保护原件，可以通过查找复印件的方式对其进行利用，以获得相关信息。但是复印件不如原件有说服力，可靠性有所下降，主要就是无法保证复印件的真实性与可靠性。

（三）网络查找

信息时代的到来，为档案的保留、查找、利用等，提供了很大的便利，人们对于档案的利用也多了一种途径，电子档案在高校的财会档案管理中早已普及开来。对于需要利用高校财会档案的人来说，网络平台的利用将会为其带来极大的便利，节约很多时间与经历，另外，现在的财务软件经常更新，电子文件的存储也在不停的升级。电子网络所提供的信息相随来说没有什么限制，可以有效提高高校财会档案的利用率。

参考文献：

［1］韩丰.提升大学财务会计档案管理与服务能力的思考［J］.航海教育研究，2010（3）：108-110.

［2］阚赤峰.对会计档案开发利用工作的几点思考［J］.黑龙江档案，2011（2）：78.

（作者单位：中国地质大学（武汉）财务处）