新形势下做好婚姻登记档案规范化管理的几点建议

岳 梅

（潍坊市潍城区婚姻登记处，山东 潍坊 261021）

新形势下做好婚姻登记档案规范化管理的几点建议

岳 梅

（潍坊市潍城区婚姻登记处，山东 潍坊 261021）

婚姻登记档案是档案管理的重要部分，如何科学化、规范化地对该部分档案进行规范化管理，应当引起全社会的关注。本文对婚姻登记档案规范化管理提出了几点建议。

婚姻登记档案；规范化；科学化；管理

近年来随着婚姻当事人购房、出国等需求日益增多，婚姻登记档案利用率的逐渐提高，在该部分档案管理的过程中的一些问题也日益凸显。因此，在新形势下对婚姻登记档案进行规范化、科学化的管理，就成为了摆在档案管理人员面前的重要课题。笔者根据多年档案管理工作经验，就如何进行科学化、规范化管理，提出以下几点建议以供讨论。

1　加强组织领导，思想上高度重视

婚姻登记档案是登记机关在当事人进行结婚登记、离婚登记等过程中形成的具有重要凭证作用的工作记录，内容繁多，是具有非常重要的现实凭证价值和历史凭证价值的资料。婚姻登记机关的重要任务和职责之一，便是对这类档案进行收集、整理、保管和提供利用。民政部门、档案管理部门应当加强对婚姻登记档案管理工作的协商与沟通，不断地提高认识，将该项工作纳入重要议事日程，加强组织领导，及时解决档案管理工作中存在的困难与问题，健全档案室设备，做好防火、防盗、防潮等措施的硬件建设，切实做到主要领导亲自抓，分管领导具体抓，业务科室和登记处齐抓共管的工作格局，形成规范化建设的良好氛围。

2　完善各项规章制度，确保有章可循

制度的建立与完善是婚姻登记档案管理工作步入规范化建设的必然要求，是婚姻当事人的登记信息得到有效保护的重要保证。面对信息量庞大的婚姻登记档案，如果没有制度约束与办法的指引，工作人员就会无章可循，工作就会无从开展。同时，婚姻登记档案也不同于一般档案，除了具有其他档案特点外，还具有自身独特属性，例如：法定性、更加严密的保密性等。因此，婚姻登记机关应当根据《婚姻登记法》等一系列法律法规，结合本单位工作实际，建立健全婚姻登记印章、证书、档案及数据等事项的管理制度，如《婚姻登记档案管理员职责》《保密工作制度》《婚姻登记档案查阅制度》《应急预案》等，使各项工作、流程均能按照统一的规章制度进行，确保依法行政、程序合法，从而保证档案信息的保密性，使登记人合法权益得到有效保护。

3　采用现代化手段，加强信息化管理

随着我国经济高速发展，各项档案管理工作正在逐步迈入信息化渠道，实现了高效的信息化管理。《婚姻登记档案管理办法》规定，婚姻登记档案保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。漫长的保管期限，档案形成过程的动态性等特点，以及群众对登记档案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登记档案管理从传统的书面档案转向电子档案管理。将现代科学信息技术积极应用到婚姻登记档案中，加强档案管理信息化建设，不仅能够使婚姻登记机构、司法机构、公安机关等相关部门及时获取相关的档案信息，防止并且减少一些婚姻方面违法现象的出现，而且能够做到更加准确、高效地获取所需的各类信息，极大地提高工作效率。在婚姻档案管理信息化进程中，同时需要密切注意网络管理的安全性、隐私性等问题，以确保公民的婚姻自由和个人隐私得到充分保护。

4　加强学习，提高婚姻登记档案管理人员整体素质

婚姻登记档案管理的具体参与者与主要实施者，是婚姻登记档案管理人员，该部分人员素质如何，对于婚姻档案管理工作成效起着非常重要的作用。让每个人都有加油、充电的机会，会让许多人职业能力有所提高，提高档案人员专业素养和水平，能够加速档案工作的开展，因此，具体主管部门应当将婚姻登记档案管理人员的培训与教育，摆在至关重要的位置。对于其业务能力的提高，可以采取多种方式进行，如采取定期组织全体登记员集中学习和自学相结合，通过业务知识、案例分析、互相探讨等形式开展学习，鼓励登记员参加自考、函授等教育学习，不断提高自身素质，加强计算机技能培训，提升计算机操作技能。除了提升工作人员的专业技能，由于婚姻登记档案信息涉及当事人的各项隐私，因此档案管理人员职业素养的提升同样至关重要，民政部门应当注意提高工作人员的职业道德素养，保护好婚姻当事人的各项利益。

5　对档案管理人员进行有效激励，加强职责考核

美国哈佛大学心理学家威廉·詹姆士研究发现，一个没有受到激励的人，仅能发挥其能力的20%～30%，而当他受到激劢时，其能力可以发挥至80%。职业认同是指个体对所从事职业的肯定性评价，是职业人发展的内在激励因素，是人们努力做好本职工作达成组织目标的心理基础。在坚持“公平、公正、差别激励、适时激励”原则的基础上进行适当激励，能够刺激档案管理人员将积极的正面情绪转化为具体的行动，从而达到激励的作用。同时，在坚持公平、公正、公开原则的基础上，建立健全婚姻登记档案目标管理责任制度，进一步明确婚姻登记档案工作所要达到的工作目标与标准，着重从德能勤绩等方面考核管理人员的工作表现与工作实绩，从而调整档案人员工作行为，使其始终保持饱满的工作热情，促使他们更加积极、主动、规范地去完成各项工作。

主要参考文献

［1］姜雪，李昕岑，巩春兰.我国档案管理人员职业现状与继续教育［J］.继续教育，2013（1）.

［2］车文博.心理咨询大百科全书［M］.杭州：浙江科学技术出版社，2001.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.127

G275.9

A

1673-0194（2016）18-0186-01

2016-08-20