探究新形势下档案管理工作的规范化

◎朱乔芙

探究新形势下档案管理工作的规范化

◎朱乔芙

在新的形势下，日常生活以及各行业生产都不能缺少信息技术。作为一种重要资料，档案记载了企事业单位日常工作的流程以及各阶段成果，因而是不可缺少的珍贵资料。从档案管理角度来讲，新形势下的各行业亟待探寻适合自身的档案管理流程与模式。确保档案管理流程的规范化，这样做有利于企业明确档案资料的现状，从而便于档案查找与检索等。从现状来看，很多单位都意识到档案管理在新形势下的重要意义，因而也致力于规范档案管理。为此在信息化背景下，企事业单位有必要明确档案管理的基本特征及内容；结合档案管理的现状，探析规范化档案管理的可行思路。

通常情况下，企事业单位的档案信息都包含了较多内容，与之相应的档案管理也相对繁琐。从目前来看，多数单位都已经意识到档案规范化管理的必要价值，因而增加了档案管理有关的机制和流程。然而不应当忽视，仍有某些单位经常忽视现阶段的档案管理，没有运用新时期的技术手段来实现规范化管理。由此可见，规范化的档案管理工作有助于保证档案管理的综合质量，在此基础上创新档案管理流程。从单位的角度看，各行业有必要依照规范化的思路来完善新阶段的档案管理，确保各部门都能密切配合并且服务于档案管理及档案利用的规范化。

规范档案管理的重要意义

对于企业或事业单位来讲，档案应当构成重要的一种财产，这是因为档案保存着各阶段的珍贵信息。在妥善保管档案的基础上，相关人员可以查阅并且调取档案中的某些信息，从而为企业决策提供参照。在遇到繁杂的问题时，也可以通过查阅档案来寻找决策支持，进而保障决策的科学化。由此可见，档案资源对于单位而言是尤其重要的。进入新时期后，档案管理领域逐步融入了信息技术和手段，可以借助网络来保留档案信息，这样做就在根源上杜绝了信息遗失或被窃取的隐患。例如：企业可以选择把现阶段的档案保存在云端，运用永久性保存的方式来确保信息完整性。

但是截至目前，负责档案管理的某些人员并没有真正认识到规范化对于档案管理的必要意义，这种现状不利于提升档案管理的综合水准。某些单位负责管理档案的人员仍依照传统的手工流程来完成归档整理，忽视了现阶段信息技术的重要价值。在这种情况下，一旦需要查找或者参阅某些档案信息，那么还会耗费较多时间用来查阅信息。面对信息化的新形势，档案的人工分类与保存已经不再适用，因而亟待转变现有的档案保存与档案管理模式。相关人员应当明确的是：确保规范化的档案管理，这样做有利于减少档案管理中的误差，同时也方便了实时性的档案信息查阅。

探析完善思路

从现阶段来看，档案管理仍面临某些难点，其中的关键难题就在于档案缺损。企业或事业单位通常会保存琐碎的档案信息，因而很难彻底避免档案缺损的发生。同时，某些单位并没有给出明确的制度，这种状况下档案管理就会欠缺可操作性。由此可见，新形势下做好规范性的档案管理应当从根源入手，运用信息化手段来弥补档案管理流程的缺陷与漏洞。具体而言，促进档案管理规范化应当落实如下措施：

运用信息化的流程和手段。面对新的形势，档案管理不能缺少信息化作为基本支持。为完善规范化的档案管理，档案管理的负责人员有必要明确信息化的重要意义，在此基础上运用信息化方式来规范档案信息收集、档案存储以及档案查阅等。相比于传统管理流程，信息化档案管理在本质上杜绝了繁琐的手工操作，因而有利于档案管理综合实效的提高。具体的措施为：档案管理人员先要构建电子档案，借助扫描仪来录入各阶段的存档信息。在录入信息的前提下，就可以拟定明确的档案目录。一旦构建了专用性的电子档案，那么将会节省查阅档案消耗的时间，同时也在根本上方便了查阅各类档案信息。

制定明确的流程。在规范化档案管理的具体实践中，完善档案管理前提就在于设计制度，从而全面完善建立档案与保存档案的流程。为了改进现状，企事业单位有必要制定档案管理的流程，详细规定档案保管的相关事项。只有完善了档案管理流程，才能确保遵照现行的规定来保存档案信息；一旦需要查阅信息，那么相关人员也应当依照规定来查找档案，不能破坏档案或丢失数据信息。作为档案管理者，也应当提升自身的综合素养，积极参与企业或事业单位的相关培训。现阶段的档案管理负责人员应当具备更高层次的档案专业知识，明确电子档案的建立流程，从而运用信息化手段来收集信息并且整理档案。

加大信息化档案管理的投入。各单位及其部门如果要建立新时期的信息化档案，那么先要投入足够资金用来购买信息化设备等。为此，在规范化档案管理的实践中有必要增加投入，及时更新现有的设备。在此基础上，企业有必要运用高性能计算机来完善电子化的归档过程，同时也不能缺少查杀系统病毒的专用软件。对于信息化设备而言，相关人员有必要予以经常保养，确保发挥信息化设备的效能。

档案包含了较多信息，面对新时期的形势，档案管理活动也应当体现规范化的特征，通过设计明确的规定来约束档案管理中的各项工作。近些年来，信息技术正在逐步融入各个行业，这种趋势也给档案管理提出了更高要求。作为档案管理的负责人员，有必要借助新时期的信息技术来完善存档工作与档案信息调取工作，在归档整理的基础上确保档案完整性与信息真实性。然而截至目前，各行业在规范档案管理的具体实践中并没有达到完善，仍有待长期的提高与改进。在未来的实践中，档案管理人员还需要摸索经验，进而保障档案管理规范化的全面实现。

（作者单位：四平市人事考试中心）