行政事业单位货币资金内部控制探讨

2016-12-30张玉明

金融经济 2016年20期

关键词：行政事业单位单位

张玉明

(福建省永春县国库支付中心，，福建泉州 362600)

行政事业单位货币资金内部控制探讨

张玉明

(福建省永春县国库支付中心，，福建泉州 362600)

货币资金管理作为行政事业单位资产管理最重要的内容之一，常常是舞弊或者贪污违法行为发生的温床。各行政事业单位为了更好地控制好这一领域可能产生的风险，有必要将内部控制相关的理论知识和思想体系融入到具体的管理中去，建立切实可行、完备合理的管理制度和程序，将对货币资金的监督管理真正落实到位。货币资金内部控制制度能够充分保证资金的安全性，对于防止行政事业单位货币资金管理过程中可能出现的舞弊与差错行为有着重要的现实意义。本文主要阐述了目前行政事业单位货币资金内部控制的问题，并从内部控制五要素角度对存在的问题给出了切实可行的建议。

行政事业单位；货币资金内部控制；问题；对策

目前，大部分的行政事业单位并没有像普通企业一样给予货币资金内部控制足够的重视，很多事业单位内部的相关制度建设均较为落后，部分企业虽然已经形成了大概的制度框架，却依然没有严格、高效地去进行落实，严重制约了日常资金管理工作的开展。

一、事业单位货币资金的含义及特点

本文所指的事业单位货币资金指的是事业单位在日常经营活动过程中以货币形式存在的经济资源，是事业单位资产的重要构成部分，最常见的形式是现金和银行存款。货币资金的显著特征之一是具有较强的流动性，因此对其进行控制的风险也较高。货币资金涉及到事业单位业务开展中的各个方面，是决定单位是否能够可持续、高效运转下去的重要条件。

行政事业单位货币资金内部控制制度是行政事业单位建立的一套具备完整性、系统性、可行性特征的制度体系，该制度体系旨在遵守国家法律、法规的前提之下，切实保护事业单位资产的完整性和安全性。

货币资金作为行政事业单位内部流动性最强、相关控制风险最高的资产，决定了事业单位是否能够得到生存与长足发展。对于非盈利性质的行政事业单位而言，加强对单位内部货币资金的管理与控制、实现完善的内部控制制度有着十分重要的现实意义。

二、目前我国行政事业单位货币资金内部控制存在的问题

1、没有形成健全的内部控制制度。

就目前情况来看，我国的行政事业单位在设计财务制度时存在着明显的缺陷。根据现有的《企业内部控制规范》，行政事业单位如何进行有效的财务管理工作应当严格参考内控规范来执行，不仅要设计有效的内部控制制度，还要将该制度进行贯彻落实。但是从大部分行政事业单位的现状来看，由于事业单位对资金的使用权与所有权相分离，单位内部并没有强烈的动机来实现资金的高效管理，更谈不上设计与完善货币资金内部控制制度。受制于事业单位组织结构的固有缺陷，内部控制制度的设计带有较强的管理者主观性，所以从制度源头上就形成了较为薄弱的内控环境，要发挥内部控制的有效性变得更为困难。

2、事业单位的货币资金风险评估能力有待进一步提高。

行政事业单位对货币资金管理能动性不足，使得其评估货币资金风险的能力进一步得到削弱。货币资金的控制本身就有较大可能会出现风险，所以对该类内控的管理应当更加谨小慎微。目前较多的行政事业单位并没有按照企业《内部控制规范》针对货币资金内部控制管理提出的要求建立有效的岗位责任制，而是出现了不相容职位彼此兼任的情况，使得货币资金的业务管理更加混乱，各个部门各个岗位的职责也不明晰。很多单位虽然在形式上进行了分工，但是依然存在着一任分担多角的管理混乱现象，造成这种管理局面的原因之一是事业单位对货币资金的风险评估不足。风险评估的不足会直接影响其内部控制活动与内部控制监督的力度，可能产生风险爆发的恶性循环。

3、与内部控制相关的信息沟通不畅。

我国行政事业单位大多数情况下依然采用的是收付实现制来对资金业务进行账务处理，但是收付实现制的一个缺点之一就是不能实现信息的及时共享与有效核对。通常按照收付实现制处理账务的时候只有相关的会计人员或者业务负责人才了解整个业务的基本情况，这就使得管理者或者内部控制监管人员很难清楚地了解账目相关的具体情况，形成货币资金会计事务的不透明性，为参与业务的工作人员实施舞弊提供机会。在行政事业单位的内外部沟通上，由于我国市场并没有要求行政事业单位强制披露其财务信息，所以单位内部的详细财务状况以及资金的健康状况均无法被社会公众所了解，而国家作为资金的所有者完全在事业单位运营体制之外，也没有办法实时监控与掌握企业的经营状况，这就使得信息的沟通成为一个难题，而信息的有效沟通是内部控制得以有效执行的重要前提之一。

4、在资金活动的审批制度上缺乏严密性。

很多行政事业单位的领导对于单位内部财务会计人员私自挪用与侵占单位资金并不知情，等到事情东窗事发时依然还被蒙在鼓里，这与资金使用授权审批制度是相违背的。大部分行政事业单位没有按照内控规范的要求事先对授权审批的方式、权限、程序和有关责任控制等设计明确的制度规范，也没有对各个岗位的审批人员的职责进行书面约定与划分，导致出现问题后无法找到相应的责任承担者，这在一定程度上助长了不良行为的产生。最为明显的一点就是行政事业单位的印章管理不够规范，常常有一个人独自保管所有业务相关的印章，或者将个人用章在未经授权的情况下随意地交由第三人使用，很多企业甚至为了业务方便，将审批人员的印章也一并交由出纳进行管理，这会大大加大货币资金舞弊风险。

5、缺乏充分的、有效的内部监督机制。

部分行政事业单位在日常工作中没有按照企业内部控制规范的规定和企业会计准则的要求对单位的日常财务会计工作和会计资料的恰当性、完整性和真实性负责，纪律检查部门和内部审计部门也没有发挥好应有的作用来实现对事业单位财务会计工作的有力监督。并且在行政事业单位对货币资金活动的监督上存在着管理力度不强、有法不依、执法不严等情况，表明了内部监督机制的严重失职，这在一定程度上助长了货币资金活动中舞弊行为的产生。

三、针对目前我国行政事业单位货币资金内部控制存在的问题提出的建议

1、行政事业单位应当创造良好的货币资金管理控制制度。

针对事业单位货币资金内部控制在控制制度方面存在的问题，本文建议其必须充分研究并设计有效、可行的内部控制制度。对于任何单位而言，控制环境的好坏直接决定了企业是否能够得到长足的生存与发展，控制环境作为内控五要素中最基本的要素之一，是其他各个内部控制要素在单位内部能够发挥作用的重要基础。行政事业单位要想切实地为货币资金管理营造一个良好的控制环境，必须要对组织结构中的领导层以及核心的各个业务部门的分工进行制度规定并建立有效的制衡机制，以此来作为建立内部控制制度纪律与构架的先决条件。另外，事业单位内部的组织构架在设计建设过程中，要加强各个方面信息的有效沟通，确保信息的正常流动。

2、行政事业单位应当加强其对货币资金风险的评估能力。

在货币资金的内部控制中，风险评估直接决定了内部控制活动的性质、范围和时间，也影响到内部控制其他各个要素的执行程度，这就意味着提高事业单位的风险评估能力十分重要。若事业单位对风险的评估过度，则会产生许多不必要的内部控制活动，造成资源的浪费；若事业单位对风险的评估不足，则可能采取的内部控制活动不足，无法有效地发现、防止或更正风险，造成更大的损失。所以事业单位在评估与控制货币资金各项风险时，应不是所有的操作行为都需要实行控制，应当在实行控制的过程中注重效率，做到事半功倍。在评估风险的过程中应当注重实用以前年度的经验，对于经常出现的风险点要加以重视。

3、行政事业单位应当加强与货币资金相关的信息的沟通。

信息与沟通作为内部控制五要素中的基础要素之一，要求单位准确地收集单位信息，及时地进行信息传递，并且确保信息与内部控制信息之间要紧密联系，不仅要保证单位外部与内部之间信息及时有效地进行沟通，还要保证单位内部各个部门之间的信息及时有效地进行沟通。信息与沟通要素主要由信息系统与信息的采集和传递构成，信息的有效采集直接关系到各个部门、同一部门各个层级之间是否能够通过信息传递准确的经营信息，确保现金活动清晰明了。

4、行政事业单位应当进一步规范货币资金的控制活动。

进一步规范货币资金的控制活动具体可以从以下几个方面加以改善：1)对于现金的收付制度，由于行政事业单位的货币资金支出较多但是收入较少，所以在资金的收入方面，必须要从源头上确保资金收入的安全性，加强应收款的催收管理，防止产生货币资金链条断裂的严重问题；在资金的支付方面，要严格遵守单位内部的报账流程，对于每一笔发生的现金支出都需要进行详细记录与核算，且必须注重货币资金使用审批制度的建立，不能使审批制度成为简单的摆设。在电算化管理中，要加强对电算化数据的录入，严格管理会计业务相关的原始凭证、记账凭证和会计账簿，确保收入数据的真实、可靠、完整。2)对于现金活动按照流程来进行分类别控制，应当建立有效的预算制度，从编制预算开始进行全面系统的管理。3)应当定期或不定期地对单位内部的货币资金业务进行清查，确保与业务相关的各项工作均得到全面的记录与细致的清查。

5、行政事业单位应当加强对对于货币资金内部控制的监管力度。

要加强对行政事业单位内部货币资金内部控制的监管力度，可以实行的方法主要是在加强内部自我评价的同时加强外部独立评价，在监督时间点上不仅采用定期检查还要结合不定期检查，对于监督检查出来的内部控制可能存在的不足和缺陷，相关监督部门应当进行恰当的记录，对于存在的不足进行详细的阐述，并以书面的形式提交给行政事业单位内部的管理层。