公证笔录

◎胡丽桦

公证笔录

◎胡丽桦

笔者通过自身从事二十多年公证办证实践经验和体会，从《公证程序规则》、《公证质量评价标准（试行）》、《最高人民法院关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》中涉及笔录的范围和种类进行了分析、归纳，明确了公证笔录的重要性，总结了办理公证实际操作所遇到制作笔录的疑难、重点问题，用公证人的眼光和专业精神解决、理顺笔录问题，更好地为理论指导实践提供了新的思路。

公证笔录的范围和种类

根据《公证程序规则》的规定，在办理公证中涉及的笔录有：（一）、“公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中享有的权利、承担的义务。告知内容、告知方式和时间，应当记录归档”，这类称为《告知笔录》。（二）、“公证机构可以采用下列方式，核实公证事项的有关情况以及证明材料：通过询问当事人、公证事项的利害关系人核实；通过询问证人核实；向有关单位或者个人了解相关情况或者核实、收集相关书证、物证、视听资料等证明材料”，这类称为《询问、核实笔录》。（三）、“采用现场勘验方式核实公证事项及其有关证明材料的，应当制作勘验笔录，由核实人员及见证人签名或者盖章。根据需要，可以采用绘图、照相、录像或者录音等方式对勘验情况或者实物证据予以记载” ，这类称为《现场勘验笔录》。（四）、“审批重大、复杂的公证事项，应当在审批前提交公证机构集体讨论。讨论的情况和形成的意见，应当记录归档”这类称为《集体讨论结果笔录》。

公证笔录的重要性

根据《最高人民法院关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》，明确了公证损害责任纠纷中对公证机构的过错认定标准、明确了当事人提供虚假证明材料申请公证致使公证书错误造成他人损失的，公证机构应如何承担责任的问题。当中规定：“当事人、公证事项的利害关系人提供证据证明公证机构及其公证员在公证活动中具有下列情形之一的，人民法院应当认定公证机构有过错：4.违反公证程序、办证规则以及国务院司法行政部门制定的行业规范出具公证书的；5.公证机构在公证过程中未尽到充分的审查、核实义务，致使公证书错误或者不真实的 ” ，据此结合上述“一、公证笔录的范围和种类”里已明确公证笔录在公证程序上的规定，这就是说明了在办理公证过程中调查、核实所做的公证笔录是必要的，若公证笔录出现问题，就会影响到法院对于公证责任承担的判定。笔者参加了公证系统关于《最高人民法院关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》的培训学习，其中的法官老师就明确表示公证笔录是他们法官判案的重要证据材料，也是衡量公证责任承担的依据之一。可见，公证笔录制作的好坏、是否完整、无漏洞是十分重要的。

根据《公证质量评价标准（试行）》，“公证质量评价包括受理公证申请，审查公证事项，审查、核实证明材料，制作询问笔录，制作、出具公证书等环节” “ 公证案卷材料全部符合下列标准的，公证质量评价为合格：（四）履行告知义务的内容、方式、时间和记录规范、明确；（十二）询问笔录、现场勘验笔录、工作记录中的记录内容详尽、准确、有针对性，笔录（记录）时间、地点、签名等事项齐全，修改之处加盖了印章或者有当事人的签名（指印）或者印鉴”，这个行业制定的公证质量评价标准是对整个公证系统关于公证质量的统一确定标准，关系到公证书是属于合格、基本合格、不合格的认定，上面也明确规定了公证笔录是评价质量的审查环节之一，也规定了属于合格标准的笔录制作规范做法，所以公证笔录的制作也是衡量公证质量的关键。

笔录制作的有关要求、规定

根据《公证程序规则》，涉及有关笔录制作的规定有：（一）、“采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的，应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任。询问的内容应当制作笔录。询问笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、记录人，询问事由，被询问人的基本情况，告知内容、询问谈话内容等。询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。笔录中修改处应当由被询问人盖章或者捺指印认可”。（二）、“公证机构在审查中，认为申请公证的文书内容不完备、表达不准确的，应当指导当事人补正或者修改。当事人拒绝补正、修改的，应当在工作记录中注明”。（三）、“公证机构办理遗嘱公证，应当由二人共同办理。承办公证员应当全程亲自办理。特殊情况下只能由一名公证员办理时，应当请一名见证人在场，见证人应当在询问笔录上签名或者盖章” 。这些有关笔录制作的内容是程序规则明确规定的，我们在办理公证的过程中必须严格执行，否则就是违反了公证程序规定。

笔者制作笔录的经验和做法

在办理公证的笔录制作过程中，可以主动引导当事人谈及很多与案件有关联的情况，印证当事人所申请办理公证的事实、文书和证据内容的真实性，如果发现有不同于所提供证明材料内容的以及一些未知的情况，可通过察言观色，根据笔录再综合调查核对资料来判断、确定当事人所申请办理的公证事项是否真实、合法，有没有存在提供虚假资料、隐瞒事实等情况；下面是笔者办理公证中某些情况下的笔录制作方式、方法。

在办理公证中凭居民身份证核实当事人的身份出现样貌不能明确确认时，我们需仔细询问当事人的相关其他方面的资料情况，比如根据其提供的户口本、结婚证等资料以及我们在公安网上查到其身份资料情况来询问：家庭住址、籍贯、父母、配偶、子女、同住亲属的姓名、出生日期、电话等等，并现场观察其回答的表情、行为，所有的这些询问回答确认过程都应该在笔录中记录下来，然后通过谈话内容来比对当事人的相关资料、打电话核实相关情况，这样才能比较准确地判断真假，最后这份笔录可作为当事人的身份能否确认下来的调查证据。

在办理继承公证的时候，1、询问的顺序应该是：首先对年龄较长的老人实行仔细询问，因为老龄人知道的情况比较多，而且不会受现在社会风气和环境的影响，一般都会如实作答，或者你感觉到他有所隐瞒，这时你需要有足够的耐心，当你连续、绕弯的询问他时，他就会说漏嘴、不能自圆其说或者说话语言、神情表现出异样，这样你再钉住那个问题追问肯定会知道真相的；其次是询问放弃继承权的当事人，因为他们不是受益人，所以一般也会如实作答，最重要是提醒其办理放弃声明后就不能反悔，财产就归继承人了，想清楚了再做决定；最后才询问需要继承财产的当事人。2、询问应该注意的是：当询问被继承人有多少子女时，应该加问有没有已去世的子女、收养的子女、非同住的子女、继子女，因为一些老人通常只回答共同居住的子女、在生的子女、或者农村的老人只说儿子不说女儿等等，如果有已去世的子女，记得再问死去子女的配偶有没有对被继承人尽了主要赡养义务，因为很多当事人都不知道这样其配偶也是第一顺序继承人的，而且这种情况出现也是常有的；询问过程应该把当事人分开单独询问，这样才能不会受到影响。

在办理保全证据公证时，应特别注意问准申请办理保全证据的具体内容，应细致到办证原因、目的、用途、取证过程、时间、地点、数量等，要求办理多少件公证，还有要求公证处通过怎样的方式、方法去保全这些证据；这时要求当事人务必回答准确、完整，如果有些当事人自己都未能确定应该怎样做才能取得最好的、最完整的证据，达到最高的法律效力，而在笔录时随便回答得不完整、不确定，这样做成的笔录可能就会产生后患。因为如果办理公证时是按当事人现场口头确认的目的、用途、方式、方法等内容去完成的，那么当事人最后可能会因公证书起不到证据作用时反口说是因为公证处公证错误的原因，从而要求承担有关经济损失。

在办理遗嘱公证时，应该注意的是：一定不能有其他人在场时询问。因为遗嘱人可能会受到威胁作答，遗嘱人被迫来到公证处，而单独询问时表示不是自愿办理的情况时有发生。询问时公证员不能自己将问话和答案讲述，然后只让遗嘱人回答是或不是，这样有引诱作答的嫌疑。 尽管有些遗嘱人有年老、患病、反应缓慢、不善言语等等情况，这时公证员询问不能心急求快，应有足够的耐心，等待遗嘱人想清楚再自己回答，笔录应真实记录所答内容。重要的问题应该增加反问，如：为什么遗产只给他？还给不给其他人？你不认字怎么看明白遗嘱和笔录？你是否想清楚了？等等。因为经过这样的反问，遗嘱人再一次确认，更能体现遗嘱人清晰明白的行为能力及真实自愿的办证状况，使公证遗嘱经得起利害关系人异议时的审查。

在办理公证案件中，经常会调查出各种各样不同于一般案情的特殊情况（如姓名前后不符、死亡证、结婚证、户口本、身份证、亲属关系证明等上面的身份证号码、日期等与事实或档案记载不符、办证提供资料不全等等），这就需要经过公证员的反复询问和仔细调查、研究后才可确定是否办理的，这些特殊的询问内容就一定要做好补充笔录，让当事人自己说明原因，确认事实；或找到证人询问，做好证人询问笔录，在询问证人时应单独进行，不能受到当事人影响而作答，询问应多方面，包括关系、原因、怎么知道、反复论证，不要放过一个细小的疑点，并要告知证人应承担的责任。这些补充笔录才能使案件的办证资料严谨、完整。

综上，笔者认为有关笔录制作的细节及方法应在日常办证时注意提醒自己做好，形成做笔录完整、细致、精确的习惯，还要在办证过程中寻找漏洞，不断更新、改进、完善笔录制作，确保公证的质量。

（作者单位：广东省广州市白云公证处）