高校校友档案管理的价值、问题和对策
2016-12-29吕璐璐
◎吕璐璐
高校校友档案管理的价值、问题和对策
◎吕璐璐
高校校友档案管理应该具有服务于学校和校友的双重价值功能。当前校友档案管理中缺乏对校友档案的常态化收集管理,对校友档案的开发利用不足以及校友档案管理的功利性凸显等问题。校友档案管理需要注重档案资料的收集,强化档案资料的开发利用和提升档案资料的服务功能。
高校校友档案管理具有重要的价值
高校校友档案管理就是把高校的在校生和毕业生的各种信息资料通过收集归类整理成规范的档案信息的过程,包括校友在校学习工作期间形成的各种历史记录档案的收集整理,校友离校后的工作生活事业状况以及校友向学校捐赠的个人档案等。高校校友校档案管理有着重要的价值功能,完整的校友档案管理对学校和对校友都有着重要的价值。
利用校友档案,服务于校友发展。完善的校友档案记录了校友在校期间的成长过程,是对校友在学校期间表现的一种肯定和证明。校友在离开学校以后的工作生活中可能还会需要有学校提供其在校期间的一些原始档案记录,比如学籍注册、学业成绩等相关资料信息。如果缺乏完善的档案资料管理将会增加校友在以后工作的困难。特别是在当前整体就业比较困难的情况下,通过对校友档案信息的整理收集,可以为校友提供一系列跟踪服务,比如持续关注那些在就业工作中的弱势群体,为其提供力所能及的帮助就有利于校友的快速成长。而且校友本身也有一种内在归属感的需求,虽然离开学校但是他仍然在不停的关注于学校的发展,如果学校档案管理部门能够通过一定的方式告知校友学校正在发生的点滴变化,必然会增加校友的内在归属感。
利用校友档案,服务于学校发展。校友是学校发展的一种重要资源,不仅可以利用校友捐赠为学校发展提供资金支持,而且可以利用校友档案促进学校发展。学校可以利用优秀校友档案为在校学生树立一种榜样,增强其学习动力。学校档案管理部门把优秀校友在学校期间的和工作期间的风采、先进事迹、工作业绩等信息资料,制成展板、光盘、图文画册, 并以各种形式组织师生观看, 让在校生了解校友取得的优异成绩, 进一步增强成才的信心,为在校大学生树立了学习的好榜样。优秀的校友是学生的楷模学习的对象,通过收集到的档案资料反馈给在学的学生能够增加其学习的动力。学校还可以从校友档案中了解校友综合情况, 邀请优秀校友回母校参与教学、管理工作, 聘请合适的校友担任校外辅导员, 参加学校组织的学生座谈会, 对在校生进行人生教育、就业指导、传授工作经验, 介绍他们的创业经历, 尽可能帮助学生解决一些思想问题和实际问题。
当前高校校友档案管理中存在的问题
缺乏对校友档案的常态化收集管理。校友日常学习生活工作中的档案资料的收集是完善档案信息资料的前提,校友在校期间的各种原始档案资料详细记录了学生在学校期间的学习和生活情况,对于学生来说是一种宝贵的回忆和记录。但是当前我们的档案管理部门在档案收集上存在一些问题。首先,校友档案资料数据不完善,档案资料的收集过于简单粗暴。对于校友档案资料的收集主要侧重于学生学籍等重要信息档案的收集管理,而忽视了日常生活的一些重要原始档案资料的收集,比如学生在大型艺术节、运动会、科研活动、社会实践活动等具有代表意义的活动照片等同样具有重要的档案价值。只侧重于文字资料档案收集而忽略了图片、视频、语音等原始档案资料的收集,只侧重于特殊时期(比如校庆时期)档案资料的收集而忽视常态化档案资料的收集。其次,档案收集后缺乏档案资料的及时整理归类保存和档案资料的信息更新。对于收集的档案资料如果不及时归类整理保存就容易遗失,就体现不了档案资料的原始价值,如果不对校友的各种处于变动中的档案资料进行更新就会出现档案数据资料的错误。再者,缺乏对已毕业校友档案资料的保存管理收集。当前学校在校友档案管理中存在一些不负责任,对校友的档案管理漫不经心,缺乏对校友档案的跟踪管理。比如学生一旦毕业无论其是否落后工作岗位或有新的档案接受部门,学校为了减轻档案管理的负担就会直接把其档案退回原籍,可能会造成学生档案资料的丢失。
对校友档案的开发利用不足。校友档案资料的收集整理只是校友档案管理工作的一方面,校友档案的开发利用才是校友档案收集的最终目的。高校校友档案的开发利用对于学校来说是一种宝贵的资源,不仅能提供学校改革发展需要的人才智力资源,还能提供物力、财力、信息、社会关系与社会美誉等资源。当然这一切都是潜在的资源。如果我们对于收集起来的档案资料置之不理让其处于沉睡状态,那就是对校友档案资料的极大浪费。比如学校管理部门可以利用优秀校友档案资料再现优秀校友当年的学习生活工作风采,给予在校大学生更多的正能量的思想政治教育,可以邀请优秀校友回到学校开展讲座服务于学校的科研教学,同样也可以联络校友对学校进行捐款等。同样也可以利用校友档案对毕业的校友进行跟踪服务,继续为其职业发展提供帮助等。原始的各种档案资料只有充分的利用让其服务于学校服务于校友发展才能使得档案资料的收集保存管理具有真正的价值。
校友档案管理中服务功能不足,功利化倾向严重。由于高校校友工作往往把校友视为高校的人力资源、教育资源、财力资源,因此偏重于强调校友档案在争取校友支持、开展学生思想政治教育、丰富校园文化等方面的现实利用价值和利用手段,体现了以高校自身为指向的校友档案价值观。因此学校在校友档案的开发利用中,相对于利用档案资料服务于校友的功能,学校更倾向于校友对学校的回报功能,从校友身上索取挖矿的功能凸显,都是以母校需求来指导工作,工作目的功利化十分明显。当前在校友档案的管理工作中更多的强调利用校友档案开发校友资源、服务学校发展,具体的校友工作是以以母校的需求来开展,如校庆时需要校友捐钱捐物,每年安排毕业生实习、安排工作等,在校友档案管理中我们更多的强调高校校友资源是高校取之不尽、用之不竭、世代延续的宝贵资源,是高校的一种无形资产,希望能够充分利用校友资源服务于学校的发展。因此在实际的档案管理工作中,档案管理部门更注重整理收集具有一定社会地位的校友档案信息,主要下大功夫整理从学校走出的名人校友的档案,而有意或无意的忽视了一般校友的档案管理工作,这是典型的嫌贫爱富功利化的档案管理行为。当然从学校的角度,建立校友档案,开发校友资源服务于学校并没有过错,毕竟优秀校友的档案有着更多的价值,但是还应该从校友主体性的角度,满足广大校友的需求,避免档案管理功能的单一化。一方面我们利用校友档案服务于学校,另外我们也需要利用校友档案更好的服务于校友,档案管理工作既要满足于学校发展的需要,同时也要满足于校友的需要,特别是从学校走出来的处于弱势群体层面的校友更需要学校对其未来发展的持续关注以及提供力所能及的帮助。如果学校能够及时的掌握校友的各种档案资料且伸出援助之手,解决校友生活工作的困顿,就会增加校友对学校的认同感和归属感。实际上一般校友档案资料的收集和整理才体现学校档案管理工作中的以人为本服务于校友的理念。
高校校友档案管理的策略
注重校友档案的收集整理。收集工作是开发利用的前提和基础, 要保证校友信息数据库资料的完整和准确, 需要有大量的历史数据和汇总数据。这就要求在校友档案资料的收集中需要注意静态档案信息整理和动态档案信息并重,重要档案信息和一般档案信息并重,确保档案信息的翔实完整。在档案资料收集的过程既要关注学籍学业等原始重要档案的收集,还要注意日常生活中体现校友风貌风采的档案资料的收集,既要关注文字文本资料档案的收集,还要关注语音视频图片等资料的收集,既要关注在校校友档案资料的收集还要注意已离开学校校友的档案收集,既要关注知名校友的档案资料收集还需要注意一般校友档案资料的收集。既要注意保存已经收到的各种校友档案资料还需要对校友档案资料信息进行动态更新。特别是随着校友持续不断的流动,需要密切关注校友档案信息的变化,不断更新档案资料使这些档案信息具有真实的价值。而且由于档案是更易受损的物质,而且一旦发生实体破坏的现象,将造成无法挽回的损失。原始的书面校友档案一般只能起到通讯录的作用,在编研校友档案的基础上,还需要建立并应用校友档案开发校友档案互动网络平台, 校友档案信息化和网络化。
注重校友档案的开发利用。校友档案管理中要注意档案资料的收集保存和利用并重。完整的档案资料只有得到充分的利用才能体现档案存在的价值,校友档案管理的价值在于其得到有效利用,在于服务于学校发展,服务于校友发展。当前校友档案管理中要两手并重,一方面强化校友档案信息的收集整理保存,档案部门要通过各种方式各种手段完善校友档案的数据资料,另一方面强化档案信息的开发利用,让具有静态特征的档案资料充分发挥动态的功能,通过档案资料增加校友和学校之间的良性互动,不断服务于学校发展和校友发展。
注重校友档案的双重服务功能。校友档案管理中要服务于校友和服务于学校并重。在校友档案管理中要以人为本,以服务于校友作为建立校友档案资料的第一要务,其次才是服务于学校发展。服务于校友就需要充分的关注校友生活学习工作中的点滴,加强对校友的情感关怀,加强对校友工作生活的支持,时刻关注校友的发展,加强校友与学校之间的沟通与互动,让已经毕业的校友能够享受于在学校时同等的待遇。特别是对于处于发展低潮期困惑期迷茫期的校友亟须母校在多方面予以关怀,如果母校能够帮助他们在人生的道路上走得更顺利, 通常而言,老校友都会非常感怀,一旦母校需要,大都会尽心尽力。所以服务于校友本身也就是服务于学校,两者并不矛盾,因此在档案的开发利用,应以校友为本,一切从校友的需求出发,为校友提供热诚服务,帮助校友建功立业。当然服务于校友的同时也增加校友对学校的认同归属感,最终服务于学校发展,实现校友和学校的合作共赢。
(作者单位:南阳农业职业学院学生工作处)