到期会计档案销毁处理思考

河北科技学院经济管理学院 陈文华 张崇玺

到期会计档案销毁处理思考

河北科技学院经济管理学院 陈文华 张崇玺

会计凭证、账簿、报表等是重要的档案资料，需要归档保管一定期限，但在保管期限到达之日，经有关部门审核通过，可以进行销毁。目前大多数单位、组织对会计档案的销毁方法，是在档案管理部门、会计部门、纪检监察部门和审计部门的监督下，直接烧掉。这种做法的科学性、合理性值得探讨，和国家构建生态文明社会的大政方针，人类可持续发展的基本要求是否相符值得探讨。

会计自诞生之日起，就肩负着核算经济业务、提高经济效益的巨大使命，从古至今，人们利用会计节约支出、降低消费、增加收益，其宗旨是增收节支、提高效益，作为会计人和管理者自然知晓会计的职能、作用和目标，但即便如此，仍有疏漏不能避免。当每年众多单位组织销毁到期会计档案资料时，那些在每个单位看似不多的、即将销毁的会计档案资料。如果把在该年度都到期的会计档案资料全部汇集起来，那必定是堆积如山。如果将堆积如山的纸质资料交给一个造纸厂，恐怕够一个中型造纸厂一年的纸浆原料。人类每天都在追求节约和降低成本，而此一项行为结果，就足以颠覆“会计”二字本身所赋予的超级含义。

从人类可持续发展的角度而言，会计档案资料大多以纸质形式存在，这些纸质资料都是完全可以回收利用的，既然可以再回收利用，为何一把火烧尽？管理人员的疑虑主要是，如果把到期的会计档案资料卖给垃圾回收站，这种处理方法在会计档案管理政策中没有明文条款规定，卖给造纸厂重新打浆回收利用确实是一种好方法，但也没有成文规定，况且，这些纸质资料给专门从废旧文件中收集商业秘密信息的情报人员提供了充足的信息来源，不法分子和商业间谍可以借此探秘企业很多重要甚至涉密信息，这样零成本获得商业秘密的机会，不法分子一定不会轻易放弃。为此造成不利的后果。与其如此，为了安全起见，倒不如楚人一炬，化为灰烬。

从环境保护角度而言，对到期会计档案资料的销毁处理措施，必须遵循无害化处置、循环经济和绿色环保的原则，大多数单位组织对到期会计档案资料的销毁都是在露天的、宽敞的空地上进行焚烧，为了加速燃烧、促使焚烧彻底，有些单位组织还特意为此够买了汽油等原料，这不仅增加了处置成本，还造成了空气污染。如果采用无害化处理措施，则需要构建专门的无害化处置室、购买有关无害化处理设备，为此，也会增加单位组织的成本开支，并且这样的无害化处理房屋及其相关设备一年才能够使用一次，利用效率很低，从经济的角度，有些得不偿失。

现行的到期会计档案销毁处理程序规定，销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。结合今天我国市场经济的快速发展，人类可持续发展的新要求，党的十八大提出的生态文明建设的新思路等，由财政部牵头、会同各部委及有关机关团体，高等院校专家学者，共同协商制定到期会计档案资料处理机制，尽快形成一套科学合理、有效可行的管理制度，对到期的会计档案资料，在不能全部一把火烧毁的前提下，找到一种行之有效的新方法。本文从以下两个方面入手提出对策建议：

第一，对一部分无争议、不容易出现问题、保存良好、整洁规范、字迹工整的会计档案资料可捐赠、转让或售给高等院校会计教学单位，作为会计、财务专业学生学习的模板；其余部分在会计、档案、审计、财政、纪检等主管部门人员现场监督下，出售给造纸厂打浆回收利用，售卖收入记录营业外收入或预算外收入，发生成本计入营业外支出。这样既有利于高等院校会计专业进行实物教学观摩，也增加单位营业外收支净额，还让造纸厂增加了纯净纸张的原料，实现了资源的充分回收利用，可谓一举三得。

第二，全部售给造纸厂作为材料来源，售卖收入形成单位的利得、营业外收入、或预算外收入，虽然收入不多，但每年都有一笔收入，累计下来也会越来越多，这种做法毕竟实现了资源的回收利用，不会烟尘滚滚，造成一丝大气污染。

以上两种方法，可以从中比较和选择，目的是让任何单位组织真正理解会计含义，明确会计作为提高经济效益手段的主要原则和作用，发挥会计增收节支，提高效益的积极性和能动性。古人云：勿以善小而不为，勿以恶小而为之。烈火焚烧到期经批准作废的会计档案资料，从一个单位来看事小，从全国汇总来看事大，从一个单位看损失不是很大，从全国汇总来分析，损失巨大，因为不是十年一次，而是这种行为在每年、每个单位组织都会定期发生，聚少成多、聚沙成塔，汇总和累计的结果一定会令人类震惊。所以，对到期会计档案资料的处理和结果体现了一个国家生态文明建设的进程，表现了国民环保意识和对环境的责任水平，彰显了一个国家文明文化的国风，体现了一个国家管理水平的科学化和现代化。

（编辑 张芬）