浅谈如何做好会计档案规范化管理的几点认识和建议

阿尔孜古丽•买买提/新疆医科大学综合档案室



浅谈如何做好会计档案规范化管理的几点认识和建议

阿尔孜古丽•买买提/新疆医科大学综合档案室

【摘 要】本文阐述了会计档案的概念，日常管理中存在的问题，提出如何做好档案规范化管理的建议，为档案管理工作提供参考。

【关键词】会计档案；规范管理

在当今经济迅速发展的今天，无论是在国家行政事业单位，还是企业都有财务产生，就会出现财务工作，这样必然就会出现会计档案，在没有从事过财务工作的人来说，财务档案无非是将每次产生的帐目、票据装订在一起罢了，没有什么其他的严格规定，其实大多数人的想法过于简单了。那么什么是会计档案呢？在《会计档案管理办法》中明确规定会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这就说明在平时整理会计档案中，那一项记录和反映财务方面工作的资料缺一不可，每一份资料根据内容，按照《会计档案管理办法》规定划分不同的保管期限。既然是重要的史料和证据，那就需要有专人整理和保管。各行政机关、事业单位、社会团体、企业、建设单位等凡是有会计档案的部门，就必须加强对会计档案管理工作的领导，在工作中建立、健全规范会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把好会计档案管理的每一个关口和程序。

搞好会计档案工作，需要会计档案人员有较高的业务知识、专业水平和很强的责任心，在充分学习财会专业有关方面知识的同时必不可少的就是责任心。会计档案的主要内容是数据，通过数据来反映单位的经济财务状况来说明问题。所以在整理、归档时就要求会计档案管理人员把好关，在会计人员交来的会计材料中严格把关，与会计人员一同整理归档。在会计核算过程中形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它们之间互相有其严密的制约关系，缺一不可。它们是通过数据来反映情况，说明问题的。这就需要会计人员根据《会计档案管理的办法》及其特点来进行认真细致的管理。现就我本人对如何做好会计档案规范化管理谈几点认识和建议。

一、在会计档案日常管理中存在的问题

（一）会计档案资料的整理存在不规范现象

对与每一位会计及会计档案管理人员来说，都很清楚，各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，可由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册（即会计档案案卷目录）移交到本单位的综合档案管理部门保管。财务会计部门和经办人必须按期，（即当年的会计档案在财务部门保管一年，第二年时移交到本单位的综合档案管理部门。）将应当归档的会计档案，全部移交档案管理部门，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝。档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任避免以后发生不必要的麻烦。档案管理部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，便与调阅。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

但在现实的日常管理中却存在很多客观原因，有些单位由于经费紧张或者综合档案管理室的面积小有待调整等情况的存在，这样势必就直接影响到会计档案及其他档案及时移交到综合档案室。这样就造成档案归档不全。

不少单位的会计档案由财务部门管理，存在收集不齐全，整理不标准，编号不科学的现象。在帐簿的处理中有的活页帐（指往来明细帐、固定资产明细帐等可以拆开的帐簿）的空白页在归档时应当去除而没有去处，有的连页编号，在死页帐簿（指银行日记帐、现金日记帐、总分类帐等不能拆开的帐簿）的处理上有的将帐簿的总张数直接登记为一本完整帐簿的页数而不是记录实际帐目的张数，等等此类想象很多，一些单位都各行其是，很不统一。不利于管理与利用，更谈不上会计档案整理的标准化和规范化。还有几少数单位的会计人员业务素质低，没有认识到会计档案的重要性，将会计资料连整理都不整理，这种情况在现在已经很少了但还是存在的。

（二）会计档案资料的收集不全现象

根据档案法的要求，每个单位都建立了综合档案室，将各门类载体的档案进行集中统一的管理，基本上做到了收集齐全、分类造册、按规范化管理排列上架。但是也有部分文件材料给忽略了，列如会计档案与文书档案之间届定不清的（这里指的届定不清是指部分会计档案管理人员和部分文书档案管理人员对预算、计划、制度等文件材料的归档范围不明确），出现文书档案和会计档案两不管现象。有的档案员认为会计工作专业性强，责任大，工作特殊，会计档案应谁经手谁保管，而有的则认为会计档案有历史凭证和法律的作用，除会计人员外别人不能介入，怕担责任，没有较强的责任心，在隔年进行移交时，出现归档不全或未移交齐全时也不敢多问，认为会计档案的专业很强，多与少由会计人员自己定，与自己并无直接的关系，只要按移交清册接收就行，以上出现的种种现象，造成会计档案资料残缺不全，给各项工作提供参考利用数据时带来许多不便。

（三）会计档案管理制度不够健全现象

《会计档案管理办法》对会计档案的鉴定、销毁、借阅、利用等各项业务环节都做了明确规定。《会计档案管理办法》 第七条规定：各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

《会计档案管理办法》单从实际情况看，不少单位没有根据国家的有关规定，结合自己的实际情况，建立和健全会计档案管理方面的各项规章制度。有的单位虽然制定了相关的规章制度，但实际上也没有严格遵照执行。

在会计档案的提供利用上存在漏洞，移交综合档案室后无论是借阅会计档案还是其他档案都要进行档案借阅登记、档案利用效果登记、档案利用事例汇编的登记，为了借阅方便及时，档案员往往先将案卷调出来，再让利用者查阅，（因为是本部门的财务人员）用完后再进行上述登记工作，有时因为工作忙会忽略了调阅案卷的登记，致使有些案卷没有及时归位，在下次利用时才发现没有归还，但由于时间较长很容易忘记是谁调阅的案卷，有些调卷者会主动归还，而有些调阅者由于种种原因忘记归还，这样势必造成会计档案管理上的不规范，容易造成档案的丢失。所以，无论是会计人员还是档案人员都因该有很强的责任心。

以上现象不光在会计档案管理中也普遍存在，同时在各种载体的档案管理中也普遍存在，主要是档案管理人员缺乏一定的责任心，给一些工作带来许多麻烦。做好会计档案的收集、归档、借阅等工作，是为财政工作的开展打下良好的基础，同时也是贯彻执行《会计法》的具体表现。目前，随着经济发展的迅速，科技手段的高明，不少经济犯罪分子钻会计档案管理不严不规范的空子，做一些违法的行为，这就要求档案人员和会计人员把好每一关，杜绝各类违规违法事件的发生。

二、如何做好会计档案的规范化管理

（一）严格做到集中统一管理

按照《档案法》的要求，各单位各部门都建立了综合档案室，使档案管理工作趋于更加规范更加标准的轨道。这就要求各单位各部门的综合档案室及会计部门要从工作实际出发，在便于利用的基础上，将各类载体的文件材料，都应收集齐全，妥善保管。例如在会计档案中除会计凭证、会计帐簿和会计报表还因将其他会计档案文件资料进行整理归档保管。各单位的会计人员与档案管理人员应积极配合，按照《档案法》及《档案法实施办法》的要求对会计档案等各门类的档案进行集中统一保管。移交综合档案室后，档案人员要按照会计档案的要求进行分类，分组专柜存放，并要排列有序，方便提供利用，将会计档案排列上架。收集时，严格按照档案法的标准每类会计档案都应由3套会计档案案卷目录，其中2套案卷目录在移交会计档案时交给档案员进行统一保管，另1套留在会计档案人员手中便于查卷时使用。

（二）积极做到规范科学整理

在年终整理会计档案时，将收集起来的会计档案，按照科学的方法进行分类立卷、编目、归档。各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为十五年、二十五年二种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。根据档案管理业务部门的要求，会计档案中的报表类、凭证类、帐簿、其它类等档案，都因按要求抄写卷内目录及会计档案案卷目录，报表类、帐簿类的案卷封皮上按规定写好归档年月日、案卷号、页数、全宗号、目录号等信息，在备考表上注明死页帐簿（即现金日记帐、银行存款帐、总分类帐等）的哪些页为空白页，凭证要在案卷封皮及档案盒上填写清楚册号、凭单号、案卷号、目录号等。然后按照年度逐一形成分类（报表、帐簿、凭证、其它）每类都抄写会计档案案卷目录，每类都各编一个流水号，最后抄写会计档案移交清册。按规定财务部门只能保存当年一年会计档案，第二年一律移交综合档案室统一保管。在分类排列中，无论采取哪种方法，一个单位一个全宗号，会计档案中一类给一个目录号，顺序号即案卷号每一个类给一个流水号，一个单位要采用同一种分类方法进行立卷归档，便于管理。在每年的归档月业务指导中要积极主动的与相关档案部门取得联系，对会计档案及其他载体的档案在管理中存在的问题及时进行咨询，以便得到及时业务指导，不走弯路，不做无用功。

（三）认真做到各项规章、制度齐全

根据《档案法》的要求，各单位、部门无论是上级部门还是基层都应根据自己的实际工作来制定相应会计档案、文书档案等的收集、保管、鉴定、借阅、利用、销毁等制度，使每个会计人员和档案人员及单位做到有章可循。档案部门要经常监督、检查、指导，定期进行监督检查，及时督促监督各单位会计档案及各类档案的整理归档工作，会计档案的规范化管理不光是档案管理人员的工作还需要领导的支持和会计人员的积极配合。只有这样才能让会计档案管理步入规范化的管理轨道。

（四）提高业务人员素质、加强职业道德教育

无论是在那里工作，干什么工作，工作干的好与坏，都需要每个人具有良好的职业道德，社会公德，责任心，会计人员、档案人员也是如此。

财务工作业务性、法规性、政策性很强，需要会计人员及档案管理人员严格遵守党的各项政策、法规，模范地执行会计档案工作制度，同时也要很好地贯彻执行其他法律、法规及政策为社会主义事业做好保驾护航的忠实财会人员及保管员。在工作中做到廉洁勤政也是每一个会计人员和档案工作者都应做到的。每一个会计人员和档案工作者都要加强自身修养，提高业务专业知识，增强每个人的责任心，各级领导也要经常不断地进行人生观、世界观、价值观的思想以及责任、纪律、道德等方面的教育，与干部考核和奖惩制度挂钩，提高业务人员的政治素质、业务水平和职业道德。