高职院校档案管理信息化的提升分析

夏先进/四川职业技术学院

高职院校档案管理信息化的提升分析

夏先进/四川职业技术学院

高职院校档案的含义是在科研、党政管理、教学和其他各项活动中形成的，它的图表、文字、声像等对社会和学校有着保存的价值意义。正常的讲，高职院校档案管理是学校历史的见证，还对学校管理工作起着重要的作用，不仅如此，它还关系到一个学校的人才培养水平和教学质量。将最新的档案管理理论作为档案信息化主要指导，将计算机，网络和信息技术作为媒介，作为对档案管理的主要支持对象。根据档案管理部门和信息社会的要求，开展档案的收集、开发、保存和利用现代管理。

高职院校；档案管理；信息化建设

前言

由于社会的不断发展以及互联网越来越普遍，信息化建设也是越来越成熟，这也就成了高职院校运用信息化建设管理档案坚实的后盾。高职院校档案管理信息化建设受信息化高速发展所影响，同时也带动了档案管理的发展。档案管理工作的重点就是将高职院校档案管理信息化建设做好。

一、高职院校人事档案信息化管理的重要性

现代社会，把计算机作为基础的信息技术在社会各个领域快速发展，给社会带来一次空前绝后的变革。信息技术和相关设施随着电脑网络深入到社会的各个角落也便大量普及，并且使得信息化进程逐渐成为各个领域的主流。信息化的基础是档案原生，时代发展需要人事档案实现信息化。人事档案信息化的含义是人事档案被科技手段和信息技术实施基于现代电子信息环境下的管理以及利用。人事档案管理信息化是改造优化现代现有的档案系统、资料转化和整理的细致而复杂的工程。2002年国家档案局中央档案管印发《全国档案信息化建设实施纲要》，这是一项重要的信息化建设管理工作任务。所以说，当下高职院校管理工作的重要任务就是人事档案管理信息化，已是现代社会信息化发展潮流的必然趋势。

二、高职院校档案管理现状

1.高职院校档案的管理认知较少。

当前，致使教职员工对档案的信息化管理认知较少是因为高职院校档案管理制度仍不健全，有关的技术设备跟不上院校发展的需求。处理过程中会有新问题出现而不能及时的解决，信息处理慢，无论是什么样的档案都是硬套的档案管理制度，这也就成为出现了千奇百怪的漏洞的原因。举个例子，如果教职员工对于电子文档接受后没有及时的存档观念，或者会有人认为还会下发纸制文档，然而就会删掉，以后需要时再去学院行政部要，徒增烦恼。

2.档案管理人员的缺乏。

首先，当下的高职院校档案管理信息化建设中，技术专业人才的匮乏成为非常严重的问题，导致非常多的技术性强的难题无法解决。目前的社会，对于计算机信息化建设和档案管理都精通的人可谓是屈指可数。院校档案处理中存在着几乎所有的工作人员没有接受过这方面的专业训练的问题，而且还缺乏专业理论知识以及信息化建设为基础的课程。这些不足之处大大的阻碍了档案信息化建设成长的脚步。更有过分的，大量的高职院校只是象征性的安排一些连计算机基本操作都不懂的闲职人员。这些情况更是数不胜数。对院校档案管理工作的不重视，信息化建设在这样的学校岂不是空谈。其次，也就是学校的设备落后，档案也是不足，技术就更不要提了。更有的学校连文件检索和管理档案信息与一体的计算机管理软件系统也没有。

3.网络技术维护不足。

高职院校档案管理的信息化建设为档案信息共享的实现带来了方便，与此同时也就存在了安全性的问题。高职院校的档案本来就有一定的机密性，所以就要防止黑客入侵。有的院校并不重视，只要机密性的文件被有目的的侵害，也只能去找开发商帮忙来解决问题，带来的不仅是工作上的麻烦 ，更重要的是给院校埋下了颗不定时的炸弹，随时，学生的人身财产安全都可能受到侵害。

4.数据质量。

高职院校档案管理的信息化建设刚刚形成不久。管理人员需要整理学生原来录入的资料，比对分析后，管理人员不难会发现学生的资料有模糊不清或者是丢失的情况。这种情况对院校档案管理和信息筛选等情况增加了困难。这也就是在录入学生资料前期管理人员的马虎和工作不认真导致的结果。这就可以一定程度上反映了院校档案管理信息采集的不足，所以，高职院校档案管理的信息化建设过程中，管理人员一定要对资料的录入足够的重视。

三、高职院校档案管理信息化建设的举措

1.重视教学档案信息资源的价值。

院校档案作为院校的成长足迹和未来发展的指路灯。开始建设高职院校档案信息化建设，一定要重视对高职 院校信息资源合理开发利用，深化高职院校教学质量的改革，强化院校教学水平的管理，提高教育教学水平。比如，把有价值、质量高的实验报告、课件等刻录成光盘存放起来，为以后年轻老师的学习提供条件，更好地发挥教学档案的现实价值和历史价值，也可以为学校自主编发精品课程软件奠定基础。高职院校信息化建设中，利用好互联网也是必要的，让资源的最大运用、档案公开，这样可以让高职院校教职员工跟上创新脚步成为可能。除此外，也要利用好远程协助服务。

2.更新观念。

高职院校档案管理的信息化建设是以现代先进的技术设备为基础，如若不让高职院校建立起来先进的信息网络成为一种摆设，就需要主管者不断地从根本上更新观念。由此可鉴，高职院校档案管理人员一定要更新观念，不断加强对高职院校档案管理信息化建设重要性和必要性的整体认知，不断去学习接受变化的新科学知识，这样就可以使高职院校档案管理的信息化建设的实现成为可能。

3.培养档案管理专业人才，复合型人才。

院校档案管理信息化建设的过程中，需要上级与下级共同努力。上级档案部门需要为下级提供培养人才的条件，而下级就需要自己付出不断的努力去学习。举个例子，院校就应该多弄些活动，或者建个档案管理信息化建设知识辅导班，同时，为了培养出专业人才，还需要建立强化学习的制度提升档案管理工作人员的信息化能力，让具有现代信息意识、现代信息素质和信息管理能力的高职院校档案管理人员出现成为可能。这是其一，其二就是对于信息化建设十分熟练，而且还要了解高职院校档案的管理工作的复合型人才也是必须要有的。不但需要这类人才，还需要对能够掌握新技术、新知识，具备现代信息素质，还拥有院校档案管理信息技术的这类复合型人才重点培养。

4.提高基础设施建设。

基础设施建设是必不可少的步骤，就需要院校多方面筹集资金，对档案管理投入更多的资金，为引进先进的设备、技术、管理软件奠定基础。才能更好地满足档案管理信息化要求，提升档案管理的科技含量。

5.提升档案信息化程度。

现在，随着电子产品的普及，带动了档案管理的要求逐渐提高，越来越多的高职院校中很多文件都采取了电子文件。因为传统的档案管理方式缺乏灵活性、准确性，信息共享程度非常低，查询费时费力，所以已无法满足需求，逐渐的用的越来越少。所以档案部门应该采用查询简单便捷的信息化电子档案。如果采用计算机搜索，岂不是准确度更高，速度更快。

四、结束语

综上所述，高职院校档案管理的信息化建设极其重要，不但要保证教学质量优越性，还要有效的提高学生的学习效率和提升专业化技能的培育。不但是这样，保障高职院校自身权益方面深受着高职院校档案管理的信息化建设的影响，也起着至关重要的作用。然而，由于高职院校档案管理的信息化建设工程建设不是个轻松的工作。因此就需要档案管理人员和相关部门发挥其重要的作用，例如，不断地更新观念，提高管理意识，做好自己的本职工作等等。将自己的力量和能力贡献给院校档案管理的信息化建设。

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