论会务工作文书写作——会前准备

陈 田/上海电机学院机械学院

论会务工作文书写作
——会前准备

陈 田/上海电机学院机械学院

会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书，尤其是用于会前准备中的会务文书，直接决定了会议的成功与否和效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的制作，论述了会前准备中的会务工作文书写作的特点、类型与写作要点，对于会务工作文书写作具有指导意义与借鉴作用。

文书写作；通知；会议方案； 讲话稿

1.引言

随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。

2.会议方案的制作

大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案议能要顺在利会进议行召，开取前得，完对满会的议结预果期[1]。果、整个日程做出安排，使会

2.1 会议方案的特点

会议方案主要有如下特点：

☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。

☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。

☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。

2.2 会议方案的标题与正文

会议方案标题应采用“会议单位名称＋会议事由＋文种”或是直接“会议事由＋文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由＋文种”形式。

会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

☆开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。

☆主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。

●会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；

●会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；

●会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。

☆结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。

3.会议通知的制作

通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者知的执形行式的告事知项最，为批正转式、，转效发率公也文最。高对[2]。大范围的参会人员，以通

3.1 通知的特点

通知具有如下特点：

☆适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制,也不受内容繁简的限制。

☆文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。

☆知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知晓的，不容拖延。

3.2 通知的类型

通知主要包括下面五类：

☆批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。

☆指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。

☆事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。

☆会议类通知用于广泛意义的会议事务。

☆任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。

3.3 会议通知的标题与正文

会议通知的标题应采用“发文机关＋事由＋文种”或是直接“事由＋文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。

会议通知的正文应包括以下内容：

☆召开会议的时间、地点以及会议的名称。

☆会议的中心议题和主要程序。

☆对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。

☆报到时间、地点及联络人。

☆会议的住宿、膳食安排等事项。

☆会议可能使用的有关票证等。

☆会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。

3.4 会议通知的回执单

回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。

3.5 会议通知的成文日期和印章

会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。

4.会议讲话稿的制作

广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。

4.1 会议讲话稿的写作特点

会议讲话稿具有如下特点：

☆内容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；

☆篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；

☆语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；

☆起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；

☆交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。

4.2 会议讲话稿类型

会议讲话稿大体包括以下三类：

☆工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。

☆庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

☆表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。

4.3 会议讲话稿的标题与正文

会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名＋职务＋事由＋文种”或是直接“主标题（概括主旨）＋副标题”的形式。

会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。

●庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；

●国际式称谓——女士们、先生们；

●亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；

●幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。

☆主体部分

●着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。

●着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；

●着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。

☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。

5.结语

本文针对会务工作的会前准备阶段，论述了会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点，对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.

[2]耿云巧. 现代应用文写作[M]，清华大学出版社，2010.06.

上海市自然科学基金（15ZR1417200）；上海市教委科研创新重点项目（14ZZ169）；市属本科高校专业转型试点--机械电子工程专业课程建设（A1-5701-16-008-02-02）及上海电机学院机械设计制造及其自动化教学团队项目。