对事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

方　丽/山东省威海市文登区重点项目办公室

对事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

方丽/山东省威海市文登区重点项目办公室

人事档案是一个人才的主要信息来源，它能充分反映一个人的工作生活经历，工作学习表现，历史背景，特殊才能，及一个人生中的重要经历。很多人才的挖掘和提升都是依靠着这部分信息来进行判断。随着国家的发展，对着这类信息的保护也越来越严密，但是还有相当一部分事业单位存在有很大的弊端，由于自身条件的限制或者对这类信息的安全认识不足导致人事档案不断地缺少和泄露，本文就对事业单位人事档案管理中存在的问题进行一个剖析和对策思考。

事业单位；档案管理；存在问题；对策思考

前言

事业单位的人事档案是一个人信息的主要载体，在大多数情况下，很多人的隐私都会在事业单位中有相当的记载，人事档案也是很多领导者发现人才和选拔人才的重要途径，所以对于这类档案的完整性和安全性也是极为重要的。对此，下文在基于笔者工作实践基础上，重点围绕于事业单位人事档案管理中存在的问题及其对策展开探究，力图为做好此项工作贡献自己绵薄之力。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理得不重视

很多事业单位对于人事档案管理都缺乏一定的重视，认为人事档案管理就是一个走流程的过程，对于用于保存人事档案的地点也是没有任何的保密措施，甚至有的连基本的铁门都未曾安装。其次是用于保存人事档案的工具相对落后或者保密性不足。纸质版的档案通常会由于年份原因或多或少都会有遗失甚至是错漏，电子版大多也会因为管理不当而遗失或者泄露。

（二）人事管理人员的专业不足

由于很多领导对于人事档案管理得重视不足，所以相对的，处理这份人员的招收上也是一个随意的过程，往往这种情况就很容易造成人事档案的安放错乱，导致很多人档分离的人员的档案没有得到及时的清理，也有很多人员的人事档案的填写不够关注，造成大量虚假伪造的信息。很多人事管理的人员一般而言都相对轻松，造成了他们自身很容易疏忽大意，又因为绝大多数情况下，没有一个相对严格的管理，所以人事档案的信息泄露也是极为容易。

（三）档案收集的不齐全

很多时候事业单位的领导者都对人事档案不太关注，所以导致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虚假信息，缺乏一个系统的收集程序和一套完整的执行标准。这也导致很多人事在收集这些信息的时候会出现错漏，很多信息都收集的不齐全，不够细致，甚至会出现一堆过期信息，导致在人才的选拔方面后知后觉。

（四）人事部门管理疏松

因为职业的特殊性，很多情况的下，对于这部分人都没有一个严格的管理程序，导致很大程度上，人事档案的严密性，完整性，系统性都缺乏一个重要保障。对于事业单位来说，人事档案的安全性要远远高于普通企业，但是这类单位在很多程度上对于档案的保护却要普遍低于普通企业。很多事业单位聘用的人事管理人员在一定的程度上缺乏很大的积极性。这也直接导致人事信息存在有很大的误差，不能及时的对一些手续不全的材料退回相关部门进行补办，也对人事信息的采集工作有很大干扰，造成信息滞纳，让人们往往在这方面耗费大量的时间去录入信息。

（五）人事档案的现代化、信息化不足

由于很多事业单位自身的局限性，大多事业单位的档案管理相对还是很落后，甚至有的事业单位只是采用简单的A4纸进行保存，这样不单对档案的严密性不足还很容易造成无用信息堆栈，重要信息遗漏，对于档案的存放问题也造成极大的困扰，这就需科学和信息化的存储了，可是即使有的事业单位有条件购买设备也没有相应的技术人员进行操作，导致工作效率的低下，也导致人事信息时效性严重不足。

二、人事档案管理的对策及思考

（一）加强对于人事档案管理的重要性，提高对于人事档案的管理，对于人事档案的保存加大安保力度，对于存放人事档案的地方要保持整洁，统一，对于人事档案的严密性一定要多加防范，存放人事档案的地方也要有多重防护。做好防水、防尘、防火、防盗措施。由于现代高速的发展，使得人事信息更新也不断加快，如何更能准确的保存人事档案对于事业单位来说都是一个巨大的挑战。

（二）对于人事管理人员的严格挑选，人事档案是人才一个很隐私很重要的信息，这些档案的妥善存放和严密性对人才来说都是一个很重要的保障，所以对于管理人员档案的员工也要进行培训，加强他们的防护意识。要求他们进行信息采集的时候能够认真、细致，将各种信息都能准确的录入。要求必要时采取一定的制度，严惩那些不太重视的人员。

（三）对于档案收集重视。建立一个完善的人事管理体系，将人事资料收集作为一个很重要的流程，让人事部门加强这方面的认识，对于每一个收集的资料都要有一定的责任感，对于档案的存放也要有一定的秩序，让人事档案管理变得全面，客观，动态性，对档案的不同功能进行归类，加强人事信息的权威性、时效性、准确性、真实性。只有完善的管理体系才能规范人事员工的行为，从而达到最大的工作效益。

（四）加强人事方面的管理，建立人事与员工的交流通道，这使人事档案能够得到及时的更新以及能够剔除一部分无用的档案，使得人事档案管理起来能够有序高效，也使得资料更加真实有效。

（五）将人事档案建设成现代化和信息化。人事档案相当于是一个人才信息一段时间内的总结，是人们全面认知一个人才的资源库。想要合理利用人事档案，最大限度的发挥这个资源库的作用，就必须要进行一个现代化的建设，将人事档案通过高科技进行一个整合，不单只可以加强人事档案的安全性和完整性，更加能极大的延长档案的存放时间。充分的利用网路对于人事信息的处理是相当必要的，加上部门的配合，技术人员的积极工作，就能不断地提高工作效率，也能在有需要的时候准确、及时地传输人事信息，加强人事信息的时效性。在不断发展的现在，人事信息对于人事制度的变更，人事调动都有的巨大的作用，所以人事信息的时效性就显得至关重要，人事档案管理是社会发展一个重要把关点。

三、结束语

总之，随着现在人事制度的不断改革创新，人员信息的不断调整，个人社会地位的不断改变，致使人事信息在短短的时间内不断地进行多样化的改变，这同时也会让人事档案管理迎来一个巨大的挑战，但同时我们更应该抓住时机，不但从制度进行创新，还要从最基本的观念开始改变，使得人事信息能够跟的上现在社会变化的脚步，贴近人才市场发展的基本趋势，采取更为有效积极的措施来探索人事信息现代化的管理模式，只有这样才能走出目前人事档案管理所存在的困境。

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