信息化工程建筑档案管理方法研究

赵静

【摘要】：我国的工程档案管理工作中，具备着非常复杂、信息数据多，同时工作要求严厉的特点，因此，如果按照传统的档案管理方式，那么所得到的效率以及工作的准确度就无法得到保障，也无限的延长了相关工作者的工作时间以及难度，采用现代化的信息管理方式，能够减少管理所用的时间，避免出现耗费大量的人力物力的现象，同时效率还会高出很多，这是当前很多企业进行档案管理的方式，可以通过这个方式提升档案管理的工作效率和水平，从而保证工程项目能够高质量的完成。本文就信息化工程建筑档案管理方法进行了探讨。

【关键词】：信息化工程；建筑档案；管理方法

1、 档案管理信息化建设意义

在进行档案的管理当中，信息化管理方式主要是通过互联网来实现的通过互联网将相关的数据进行存储和处理以及分析，同时遵循档案管理工作所需要的工作方式，将档案管理工作全方位的、科学化的提升。档案管理工作首先能够不受到利用资源提取的限制，能够保证档案管理工作的信息实现实时互动，对档案管理工作中的相关资源进行综合的整理，同时相互之间可以进行交流和在网络上实现共享，档案管理工作能够得到进一步的建设。其次就是档案管理工作中的信息涵盖的范围非常的广泛，相关的数据非常的全面可靠，因此，能够保证相关人员进行决策时的效率。最后就是通过信息化处理的数据能够进行长时间的保存，不会像纸质的文件一样，容易受到侵害和腐蚀，因此，进行档案管理工作的信息化建设是至关重要的。

2 、工程档案管理工作中出现的一些共性问题

2.1 工程建筑档案管理信息化建设速度缓慢

科学技术在不断发展进步的同时，我们也在与时俱进，加快了工程建筑档案信息化建设的进程，对其加以关注的同时也加大了资金的投入，但是这些只是杯水车薪。查阅资料后发现，目前我国的工程建筑档案信息化建设的发展速度远远落后于经济建设的步伐。在工程建筑档案信息化建设过程中，工程建设的相关标准没建立好，加之档案源于各地，使得信息相对分散难于整理。同时，在平时的工程建筑档案管理建设过程中，仍有许多单位只注重实体的档案，忽略了建筑档案的信息化建设，在相关方面存在缺陷。

2.2 对于工程建筑档案管理信息化重视度不够

虽然我们很清楚这个事实，我国的工程建筑档案管理在信息化建设这一块仍是开始阶段，必然会暴露许多的不足。这些是情有可原的，档案的归纳整理不到位，纸质的档案转化为电子存档面临着各种各样的问题。目前存在着这样一些问题：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具，相关工作人员也没能按规定处理事务，同时相关专业人才不仅质量不达标甚至数量也不够，更有甚者对于信息化建设不屑一顾。这也严重的阻碍信息化的工程建筑档案管理建设。当然，也不能忽视信息安全这一重要话题，党和国家也要不断地完善相关的法律制度和专业技能，确保信息的安全。

3、 信息化工程建筑档案管理方法

3.1 确保原始数据的采集与归档

在加强建筑行业的档案信息化建设的进程中一定要注重档案信息资料的采集和归档。首先将档案信息资料收集采集，然后再通过计算机的扫面设备输人相应的数据信息，将有关建筑信息的资料、图纸以及各种文件资料进行存档，以数据信息的形式储存在计算机中，这种档案信息化建设能够在一定程度上避免资料信息的丢失和损坏。将档案信息资料存档之后，还应当对这些档案信息进行分类，这样有利于工作人员查询信息资料，提高建筑工程的工作效率，避免由于数据信息的僵乏而不能顺利完成工程项目，所以应当加强建筑工程的档案信息化建设，确保原始数据的采集和归档。

3.2 加强档案库的信息化管理

为了实现工程建筑档案的规范化、系统化，使得档案信息能够共享，应当建立档案信息资料库，同时加强档案信息资料库的管理。档案信息资料库将输人的数据信息进行分类存档，同时也可以建立统一格式档案信息管理系统，这样能够实现档案信息的自动归档，有利于档案信息的管理。这些经过统一处理过的档案信息可以通过数据库这样一个平台实现共享，这样能够提高档案信息资料的利用效率，在一定程度上也提高了搜寻的效率。

3.3 提高工作人员的业务能力

随着建筑行业的不断发展，建筑行业的档案信息管理工作也发生了较大的变化，这就要求工作人员要具有一定程度的业务能力，所以建筑工程单位要提高工作人员的业务能力，提高工作人员的个人素质。所以建筑工程档案的管理人员不仅要熟练掌握各种现代化、数字化的管理设备，同时还必须掌握有关档案信息资料的管理知识，严禁一些兼职人员从事这项工作，必须保证建筑工程档案数据资料的准确性、有效性、与时俱进，只有这样才能满足实际的需要，所以应当加强工作人员业务能力培训。

3.4 树立信息化管理的安全意识

随着建筑工程档案信息化进程的不断深人，我国档案信息的管理得到了不断的发展和创新，但是随着科学技术的不断发展，档案信息的安全性逐渐降低，为了保证档案信息的安全性，应当树立信息化管理的安全意识，避免档案信息的泄露，从而导致建筑工程单位遭受巨大的损失。现在在国内，建筑工程档案信息化得到了普遍发展，但是忽略了对档案信息的安全性，并没有相应的措施或方法保证档案信息的安全性，这样就不能保证建筑工程单位一些商业机密的安全性，一旦发生数据信息泄露事件，有可能给工程单位造成巨大的损失，进而阻碍我国建筑工程档案信息化的发展。所以针对这种状况，建筑工程单位应当根据档案信息的重要性，将其分类管理，并对一些较为重要的档案信息加密保护，保障档案信息的安全性。对于一些高科技也应当保证其可靠性，应当将档案信息的管理与高科技的应用结合起来，从而保证档案信息的安全性。

结束语

将信息化管理运用于建筑工程当中是发展中重要的一项建设内容，对于提升整个建筑工程的安全和质量有着重要的作用，虽然当前档案管理工作还存在着一些问题，但是只要相关的部门能够加强自身的素质建设，在不断的建设中的进行学习，就一定能够提升我国的档案管理信息化进程。

【参考文献】：

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