发挥人事档案信息在人力资源管理中的作用 

郑世梅

摘要：人事档案管理是人力资源管理中的核心部分，两者具有密切关系，也是公司选拔人才、识别人才的主要依据，可以保证人力资源管理工作的顺利发展。但是从当前认识档案信息的发展的状况来看，很多人已经忽视了人事档案信息的作用，导致人事档案资料管理中存在很多问题，影响了人事档案管理职能的发挥。为此，主要对人事档案信息在人力资源管理中的作用进行分析，并提出促进人事档案信息在人力资源管理发挥作用的措施，希望可以给相关人员提供借鉴。

关键词：人事档案信息；人力资源管理；作用分析

中图分类号：F24

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.25.041

人事档案管理是国家和事业单位反映工作表现和个人经历的一种记录方式，具有较强的动态性和机密性，也是单位考核人员的主要方式。同时，人事档案信息也可以帮助单位分析并了解单位人员的变动情况，进而制定出科学的人才计划和招聘方式，对单位长期发展具有很大作用。但是受多种因素影响，导致我国人事档案管理不能满足人力资源需求，没有发挥人事档案的作用，必须及时对其进行分析。

1人事档案管理与人力资源管理之间的关系

人力资源管理是一种利用人力与物力结合，合理分配单位人员，实现人力与物力平衡发展的一种管理方式，可以对人的行为、思想和心理等进行控制，发挥了人的主观能动性，实现了单位人员组织目标。人力资源管理主要的特点是强调以人为中心。人力档案管理是在人事管理活动中形成的，可以记录并反映人员的工作表现，是一种文件材料，具有现实性、机密性和动态性等特点，可以全面考核并了解人才。从两者的关系来看，同属于隶属关系，人事档案管理是企业人力资源管理活动中比较重要的环节，也是考核人员的主要依据，可以根据基本信息，合理分配人力资源，充分发挥人员的价值。人力资源管理都是以人事档案管理为基础发展的，对人力资源管理工作有很大影响。

2人事档案信息在人力资源管理中的作用

第一，可以给企业单位进行的一些重要决策提供参考。企业内部进行的绩效考核与员工薪资、福利和保障等具有很大联系。绩效考核也是配置人员薪资和奖惩的主要参考依据。人事档案记录着员工的个人绩效和过往考核成绩，可以帮助企业人员了解员工的信息、综合素质等情况，保证了企业制度的公开、公正。第二，人事档案可以帮助企业单位针对性完善员工培训。企业单位开展培训工作前，只有了解员工的背景、学历，才能给员工针对性进行培训。例如，可以利用人事档案信息反映企业人员的喜好，然后制定符合员工发展的培训方案，让员工感受到企业的温暖。第三，利用人事档案推动人力资源开发。人事档案信息都是在人力资源管理过程中形成的，涵盖了员工个人经历、个人综合素质和绩效等情况。人力资源管理可以让人员选拔、组织等活动安排在实际工作中，全面了解人员的能力、个人素养等情况，实现了人员的合理分配，也是企业今后进行人事调动的主要参考依据。所以人事档案信息可以给人资资源管理提供较大参考，推动了让人力资源的良性发展。

3提高人事档案管理在人力资源管理中作用的方法

3.1提高档案管理人员的综合素质

新时期下，传统的人力资源管理模式已经不能满足企业实际发展需求，企业单位人力资源管理需要具有前瞻性的现代化人力资源管理模式管理企业人员。企业人事档案管理人员掌握着企业人力资源的重要资料，随着多元化人力资源管理模式的实施，公司对人事档案信息管理人员也提出了更高要求。招聘人事档案信息时，必须对从业人员的文凭和专业资格证书等资料进行考核，保证人事档案信息管理人员具备专业化档案信息管理技能，满足企业人事档案信息工作需求。为了让人事档案信息人员尽快融入到工作中，还要对人员进行岗前培训，主要岗前道德培训、基础知识培训、法治教育培训和上岗培训等内容，为了保证培训工作的顺利进展，必须加强经费投入，提高档案管理人员的综合素质。此外，还要提高员工工作的积极性，让其积极投入到工作中，加强与各部门的联系，促进认识档案管理工作的开展。

3.2创新服务方式，构建信息化平台

虽然很多单位都已经都实施了认识信息管理系统，但是由于很多企业实施的人力信息管理不允许接入公共网络，只能在人事部门内部实施数据共享，其他人员和部门禁止访问，导致人事档案较孤立，只有实际利用时才会查找，服务方式较单一。为促进企业人事档案工作的发展，必须加快人事档案信息化建设，实现网络化切入，构建符合企业的数据库和网络管理系统，实现信息的大量储存、长期积累的更新，保证了人事档案的动态发展。除此之外，还要不断创新人事档案信息服务，利用建立网络的方式，实现信息的交换和共享，让企业各部门人员及时上传信息，配备专业的后台管理人员，负责档案管理，实现档案资源优化。此外借助网络平台还可以让使用者足不出户就查询到信息，实现人力档案信息资源的共享，让人事档案信息给人力资源管理全方面服务。

3.3保证人事档案的完成性、真实性和实时性

人事档案是单位长期从事认识活动所形成的记录性文字，可以及时反映出个人工作中的表现和对企业创造的利益。人事档案资料必须具备完成性，充分反映人才的能力、特点和工作表现、但是从一些事业单位的人事档案管理现状来看，很多人事档案资料较简单，仅仅包含员工姓名、学历和基本工作经历等内容，缺少工作业绩和工作影响，难以体现人事档案的价值，不能作为企业任用人才的参考依据。所以人事档案部门必须根据企业实际需求，不断补充人事档案资料，构建完善的人事档案整理和搜索体系，及时收集散落在部门中的有价值的档案资料，保证档案资料的完整性。除此之外，为了保证人事档案信息的真实性，还要加强档案资料审核，给人力资源管理提供参考，优化企业人员配置。所以人事档案管理人员必须提高思想认识，及时更新个人资料，加强档案内容清查力度，及时准确的反应人力资源的状况。

3.4加强沟通和信息传达，发挥人事档案的作用

人事档案管理要求各部门人员与部门必须加强联系和沟通，及时探讨企业人事档案信息，一旦人事档案管理人员发现档案管理中存在人员管理问题，必须及时向当地人力资源管理单位和管理人员回报，让人力资源管理及时分析并修正人员问题。例如，当企业个别人员职称与档案上报资料不符合，企业人事档案信息管理人员必须第一时间向人事部门汇报，阻止该员工的职称评定，认真核实人员情况，了解人员真实情况后再进行职业资格评定。同时人事档案信息管理还要协助人力资源积极做好人员管理，管理好单位人员的人力档案，保证企业做出的决策都有相关依据提供参考，保证决策的准确性。企业领导还要认可人事档案信息管理人员的研究成果，鼓励人员不断创新，体现出人事档案的价值，充分发挥人事档案细细在人力资源管理中的作用，保证企业各系经营活动的顺利进展。

4结束语

人事档案信息是获得人才信息的主要来源，也是组织单位选拔和用人的主要参考依据。人事档案信息的性质决定了其在人力资源管理中的作用。为了促进服务型社会的建设，必须充分发挥人事档案管理的作用，认真履行相关职能，给人力资源开放提供重要的保障，促进人力资源向积极健康的方向发展，希望可以给相关研究人员提供参考。

参考文献

[1]孙迎滨.浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].科技致富向导，2011，（33）.

[2]黄庆辉.人事档案管理在人力资源管理中的作用初探[J].中国新技术产品，2011，（14）.

[3]汪黎.人事档案管理在人力资源管理中的运用[J].求实，2013，（01）.

[4]孙旭东.浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].人力资源管理，2012，（03）.

[5]白卫华.人力资源档案管理的现状及改善研究[J].中国经贸，2013，（05）.