城管单位档案管理现代化和电子化发展探索

姜奇林

摘要：随着经济往来的频繁，档案管理工作对经济建设、政治发展、社会改革的作用日益凸显，城管档案管理作为国家档案管理体系的重要组成部分，对推动城市的发展具有深远的意义。据此，从城管档案管理的定义出发，阐述了城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义，分析了我国城管档案管理建设存在的问题，并提出城管单位档案管理现代化和电子化发展策略。

关键词：城管单位；管理现代化；电子化发展

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.25.035

1城管档案管理的定义

城管档案管理是一项围绕着城市管理活动由单位工作人员通过文字、图片、数据、声像等形式呈现出来的具有保存价值的文件资料。城市管理关系到城市市容市貌的建设，在城市发展中起到尤为重要的作用，准备地记录和输入城市管理中的相关数据、文字、声像对一座城市的发展来说具有举足轻重的意义。城管一线工作人员对城市基层商贩、乱摆乱放的状况最为了解，95%以上的档案资料都是由一线人员在工作中采集出来的，对具有保存价值的材料实行现代化和电子化管理，对促进今后城市管理水平意义非凡。

2城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义

2.1城管档案管理现代化和电子化发展的必要性

首先，在所有领域逐步实现自动化、电子化、现代化管理已是一种时代发展趋势。城市管理作为维护和规范城市发展的重要部门，实现其档案管理现代化和电子化发展是十分有必要的。其次，加强文明城市建设中，城管作为一种非常重要的角色，对道路两旁的卫生、商贩及门店门前产品的摆放具有规范管理和监督的职能。城管工作繁杂，信息备注点多，若只是采取纸质化管理，其工作效率慢，保存时间不长久，资料备查也不方便，现代化和电子化城管档案管理更方便快捷。最后，对于大批数据的处理与核对，采用电子化管理能够提升工作效率和质量。

2.2城管档案管理现代化和电子化发展的意义

2.2.1是机关工作备查依据

城管单位档案管理能够为机关工作提供备查依据，主要体现在以下两方面：（1）可查城管工作和历史情况的记录。城管档案记录了一座城市的发展与演变，从城管档案中能查到城市历史发展状况，为国家城市建设的发展提供资料和数据支持。（2）成为诉讼案件的证据。随着经济往来更为频繁，人们的法律意识也逐渐提高，当出现一些相关诉讼案件时间，可从城管档案中调取。因此，城管档案管理并不是城管的次要工作，应当作为机关单位行政工作的一部分来抓，必须要引起领导和全员的重视，统一思想，在人财物方面给予最大的投入，确保城市档案管理工作科学发展。

2.2.2为城市发展指引方向

城管档案管理作为国家档案管理的重要组成部分，资料的真实性能够折射出某一历史时期该城市向世人呈现出来的物质文明程度。从某种意义上来说，城市档案管理是城市文明的一张底片，它印证了城市的发展与蜕变，也为城市日后的发展指引了方向。它要求现代城管人员要从以前的资料中汲取有效的管理经验，并从中找到适合现代化发展的管理方法，推进文明城市的发展与时代的进步。与之前城管档案存在区别的是现在采用的现代化、电子化、网络化的管理手段，所有资料可保持性强，数据也足够准确，能够为城市现代化发展留下美好的印记。

3我国城管档案管理建设存在的问题

3.1档案搜集不完整

档案的收集与管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的档案材料能够反映出城市发展程度。如今中国处于高速发展的状态，国家对各级政府的办事效率和执行力度提出了更高层次的要求，此时城管档案资料收集不足与上级要求间存在的矛盾逐渐显现出来，它影响了城管档案的利用效果。城管档案材料收集不足主要表现在两方面：（1）档案门类不齐全，以纸质档案为主，图片、声像形式的材料过少，无法适应现代化城市管理的需求。（2）执法业务门类不齐全，即许多工作人员对自己的岗位职责和工作范围不清楚，一些材料在办事时为及时录入档案和更新，导致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。

3.2档案利用不充分

由于城管单位将档案管理看作次要工作，对档案管理不重视，导致档案管理制度不完善。一些应当执行和登记的材料未能及时录入，不少市民对城管工作的认识存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查阅档案，了解城市发展的阶段性成果。大多数档案材料作为开具证明而查阅，在复议、诉讼程序的案件中很少用到，在涉及城市发展的文件中也很少提及，使城管档案材料的收集与录入失去了其应有的意义。

3.3信息化发展不平衡

信息化发展是需要一个长期的过程，将信息化、电子化、网络化管理渗入到每个部门同样需要一段时间。随着大学生下基层的人数增多，一些小城市的城管单位也配置了计算机，对其工作内容和有效材料进行录入和登记，但材料收集不足、档案门类不齐全、计算机软件更新慢等这些因素都限制了我国城管单位的工作力度。实现现代化、数据化、电子化的管理模式，是时代发展的需要，是城市管理工作的需要。

4城管单位档案管理现代化和电子化发展策略

4.1健全档案管理制度

在城管单位档案管理部门应加大《档案法》的宣传力度，建立行之有效的档案管理制度，规范档案管理部门人员的工作内容和作风，加大执法力度，按照规定做事，杜绝任何舞弊行为。除此外，在录入档案时避免档案的随便变更，应在每天计算机上设置密码和编号，对其登录信息由后台监督，允许对材料内容采取阶段性更新，但尽量不要在原始材料上更改，这样就失去了档案管理的目的和真实性。

4.2提高档案管理水平

提升政府单位的服务意识是近年来上级领导一直在抓的工作重点，要求机关单位不仅要做实事，而且要有工作成果。城管单位档案管理工作是检验一线人员业务能力的标准之一，同时能够记录城市发展成果，是一件非常有意义的事情。作为档案管理人员，应在提升服务理念的同时，挖掘和发挥档案管理的强大信息功能。除此以外，要求档案管理工作者要有创新意识，扩展信息渠道，推进政务公开，实现网上办公，促进城市管理综合档案得到有效利用，让市民了解和认识城管执法内容，能够真正的做到公平公正。

4.3完全实现信息化管理

完全实现信息化办公，需要几方面的因素：（1）硬件支持，即需要独立的计算机和互联网，能够实现信息的共享与上传；（2）软件支持，即需要城管单位内部系统的支持，实现文字、图片、声像的上传和保存；（3）优秀的档案管理人才，内部培养或从外部招聘该类人才。在城管单位完全实现信息化管理仍需一段时间，但从我国目前经济发展与政府单位软硬件的配备来看，完全实现档案信息化、电子化、数据化的管理是势在必行的。

4.4构建档案管理网络系统

档案管理的工作内容非常繁杂和琐碎，若采用纸质档案管理，一是材料查收困难，二是材料保持时间短，三是可损坏性强，但利用现代化科学技术，实现档案管理的电子化和信息化管理，不仅能够节约工作时间，而且提高了档案管理人员的工作效率，发挥了档案管理的作用。构建城管档案的网络系统主要包括两部分：一是外部系统，即实现网上办公与信息共享，让广大市民了解和熟悉城管岗位职责和内容；二是内部系统，即支队机关与直属大队能够实现资源共享和监督。

4.5培养档案管理人才

出色的档案管理人员一定要能够静下心来，具有仔细、认真、坚忍的工作态度，能够将图文、声像、电子资料储存和备份好，以备不时之需。出色的档案管理人员可从外部引进，也为现在的大学生提供良好的就业机会，或从内部培养，集中学习相关专业知识，提供业务技能，并能够在实践中加以应用，达到理论知识和实践能力的有机结合，为城管单位培养出符合现代化发展的应用型人才。

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