物资计划“矩阵式”管理

张菲菲

物资计划“矩阵式”管理

张菲菲

物资计划管理作为物资管理的“龙头”，在供电公司生产运行中占有举足轻重的地位。陵城区供电公司坚持“集中、统一、精益、高效”原则，以公司年度固定资产投资计划、综合计划、财务预算为基础，执行国网公司统一标准，建立起物资计划“矩阵式”管理机制，扩大计划管理范围，主动参与项目部门技术研讨，将物资标准化应用落实到项目可研、初步设计、施工图设计等阶段，宣贯到相关管理岗位和操作层级，实现物资需求计划的纵向贯通、横向共管，确保物资需求计划更精确、更科学、更具有可操作性。

一、问题诊断

物资计划是企业根据自身项目建设需要、生产经验和能力及物资耗用规律等，对计划期内物资采购供应做出的预见性安排和部署。它是电网建设、运维、经营活动的前提，同时也是整个电网物资工作的“龙头”。物资计划如何做到及时、准确、高效，并与公司生产经营目标保持一致？首先应充分考虑物资现实和前瞻需求，其次是提报、审核并实施。根据年度物资需求计划，参照相应工程里程碑计划和投产日期要求，主动提醒项目需求部门按照采购批次安排进行采购申请提报，将物资标准化应用落实到项目可研、初步设计、施工图设计等阶段，不仅能够增强项目管理的整体协调性，还能够提高计划申报的准确性和及时性。

二、提升目标

公司根据上级部门招标批次及招标范围要求，进行年度物资需求计划和批次物资需求计划重难点调查分析，无论是按照重要性还是按照管理难度，计划上报的准确性成为提升管理的目标，从全业务供应链角度出发，影响物资需求计划上报准确性的环节是多方面的，建立“矩阵式”管理制度，抓设计源头、抓同步编制、抓需求储备，由生产、基建、计划、营销等部门按照职责分工，采用相对性指标（批次计划不合格条目数/批次计划上报总条目数）与绝对性指标（批次计划不合格条目数）相结合的方式进行综合考核，使被考核主体与责任主体相一致，将考核压力传导到相关部门。

三、内涵及做法

物资计划“矩阵式”管理结构，采取以物资计划管理为核心，职能部门（项目需求单位）为基础的矩阵式组织管理形式，体现为不同项目、不同部门对物资需求的共享，消除职能部门之间的信息壁垒，避免职能部门的“各自为政”。横列细分为职能部门（项目需求单位），分别代表所在部门全权负责项目相关工作范围，合理确定项目年度或跨年度计划投资额度，提高计划编制的准确性和资金使用效率。可见，生产部门在安排年度物资计划提报的时候应充分考虑项目年度计划及预算，其他职能部门在编制年度物资需求计划时同样应考虑相关因素。职能部门在此项管理上的关系均为较强关系，项目可研、初步设计、概预算编制阶段，除严格执行国家、行业电网技术改造工程定额及费用计算标准外，还应落实物资的标准化应用。纵列为物资计划管理关键点（见图1）。

图1 物资计划“矩阵式”管理简易示意图

参照上级部门集中采购目录安排，按时间节点要求在计划预审会议上由物资管理部门宣贯上级部门最新审查要点，并就申报范围、物料选型、价格偏差、交货期，技术规范书中的单体工程名称、模板选择、内容参数、随意乱添加、填写错误、参数填写等重点问题达成共识，确保各专业部门分工负责，高效协同。横列与纵列交叉部分分强弱关系，主要是参照计划关键因素，分析与计划偏差大小，如因项目单位原因导致计划错误、参数错误、标准错误进行统计后将问题计划“一律回退”，并按照相对性指标和绝对性指标对项目单位进行综合考核。

图1仅为矩阵式管理的简易示意图，实施该项管理会使组织内部沟通量大大增加。横向与纵向可以在合理范围内进行扩展，与职能部门（项目需求单位）沟通越频繁，作为关键点的纵列必然向更深层次拓展。矩阵式管理的双向沟通与交叉，明确了生产、基建、规划、营销、信通、农电、财务等部门在物资需求计划提报中的职责，物资计划管理范围变大，空间提升度等级变小，交叉点关系变强，物资计划管理越接近预期目标，利于其向及时、准确、精细化方向发展。

四、成效分析及存在的困难

第一，通过计划矩阵式管理机制，职能部门负责人明确了项目所需物资的应用标准，项目投资估算主要设备规模及材料价格有真实的参照，物资管理部门同时也熟知可研依据、项目建设的必要性及可行性、工程概述、线路路径选择及工程设想、投资估算及效果分析。采购申请提报合规率、及时率、准确率均能得到大幅度提升，同时能有效避免追加计划、批次外计划、自购计划等不合规计划。

第二，物资计划“矩阵式”管理，是一套提出分析问题、采取行动解决问题来实现管理目标的系统方法，它将项目组织中横向联系和纵向联系相结合，加强了职能部门与物资管理部门之间的配合，能够及时互通情况，交流意见，促进共同决策，也能够抓住项目前期管理的关键环节，进行节点控制，不同程度地提高物资计划上报质量。但如何实现物资计划由“点、线”到“面”的“矩阵式”管理，由物资计划专业人员、项目部门到全局重视计划（物资）管理，力争实现项目需求部门对物资采购标准从“应知”到“应会”，从“要我用”到“我要用”的提升仍需相当长的时间。

第三，物资计划“矩阵式”管理具有极大的灵活性，对于设计变更等导致的物料需求变更可以重新应变组建，选择合适的批次提报，但不适合临时项目和应急项目这类事件要求比较急的项目。

（作者单位为国网山东省电力公司德州市陵城区供电公司）