实验材料管理方法探析

张 严， 楚晓丽， 梁 山

(1.广东财经大学，教育技术中心， 广东 广州 510320；2.广东农工商职业技术学院，网络中心，广东 广州 510507)



实验材料管理方法探析

张 严1， 楚晓丽2， 梁 山1

(1.广东财经大学，教育技术中心， 广东 广州 510320；2.广东农工商职业技术学院，网络中心，广东 广州 510507)

实验材料具备品种多、数量大、采购周期短等特点，在管理工作中常被忽视，且存在购置不合理、管理机制不健全、浪费严重等问题。但其又占较大比例的经费支出，在实验工作中广泛存在，直接影响实验教学质量与科研成果产出，因此需要广大实验工作者高度重视。文章探析了实验材料的管理方法，从制度建设与健全机制入手，强化实验材料的申报、采购、储存、调拨流程，借助信息化手段实现系统管理，引入审计程序加强财务监管，并倡导高效节约理念，积极吸取国外实验室管理的先进理念与经验，提升实验材料利用效率，实现实验材料的科学化管理。

实验材料； 协同创新； 管理机制； 信息化； 高效

0 引 言

“协同创新人才的培养”是我国纳入国家战略层面的核心路径，是当代转型期高等教育理念重构的重要手段，作为高等教育创新教学的基础，实验教学是最重要的一环，也是创新理念得以实施的实践平台。在实验教学中，实验室的规模、实验仪器的购置都是参与者广泛关注的重点区域，而往往忽视实验材料的管理。而在实验教学过程中，各类实验材料大多以低值易耗品的形式存在，并广泛渗透在实验教学的细节中，充当必要的物质条件。

实验材料数量大、品种多、型号杂、范围广、采购周期短、质量标准严、供应要求时间急、计划变化快、来源渠道广、不入资产账等特点[1-4]，而且，高校相当部分的业务费和约近半数的科研费的支出是购买和消耗实验材料[5]，因此如何科学管理、合理分配、优化购置实验材料是实验室工作者需要考虑的问题，不仅反映了实验室管理水平的高低，也直接影响购置经费使用，更间接关联到教学质量的稳定与科研成果的产出。

1 实验材料管理存在的问题

实验材料在管理工作中存在较多问题，例如缺乏重视、购计划不合理、管理混乱、体制不健全、缺乏有效监督等，都是影响实验材料有效利用的主要因素。

(1) 实验材料的管理缺乏重视。随着教学改革的深入与实验教学的拓展，新专业、新课程日益繁多，各类验证性、综合性、开放性、科研性实验广泛开设。由于大多数领导或管理人员认为实验材料与固定资产相比价值较低，所占金额比重较小，往往不被重视，因此广泛存在“重钱轻物，重买轻管”的现象[6]。又由于在资金出处方面，实验室建设与仪器购置须通过学校立项论证，资金从实验室建设经费中出纳，成为了职能部门与管理部门较重视的环节，而实验材料的购买往往从实验教学维持费中固定支出，反而不受重视。

(2) 购置计划不合理。因实验材料的经费出处多为实验教学维持口，各教学单位(院系或者实验室)根据自身情况自行购买，价格与质量参差不齐，有相当程度的随意性，节约意识淡薄，又加上监控不到位，使得积压、浪费损耗现象严重[7]。再则，存在重复购置、利用率低、针对性差、共享程度低等各种弊病，购买后闲置、丢弃等现象时有发生。

(3) 管理混乱、分散，体制不健全。部分院校的实验材料的管理仍采用手工记账的方式，工作效率低下，久而久之造成账目混乱、账物不符、数量金额不准确等各种问题。而在实际的使用中，普遍是谁用谁领，无法准确统计出学期的实际消耗量与教学成本，继而影响下年申购计划的准确性。其次，申请购置的教学单位与试验管理部门沟通不畅，双方就实际的库存缺口与积压情况的认识存在出入。并且，职能部门、实验室管理部门与教学单位三方就实验材料的协同管理存在机制上的缺失，没有清晰的处置方案与流程。

(4) 缺乏财务监管。 实验室管理部门对实验材料的购置与管理缺乏专项审计，且实验材料的购置存在批次多、金额少、门类杂等特点，一般都由实验室管理员自行盘点、清查及管理[8]，并直接用于实验教学，因此在实验材料的盘点与验收方面存在一定的漏洞。大多数高校购进实验材料按照收付实现制的会计原则，采用一次性核销材料增加经费支出的做法，财务部门对实验材料等存货类资产管理缺位[5]。

2 实验材料管理对策

实验材料的有效管理不仅要树立“高效节俭”的理念，更要在在制度上加强建设，建立健全全套机制，规范申报、采购、储存、调拨环节，借助现代化手段实施信息化管理，同时也须将财务审计引入，监督制约实验材料的流通，保障实验教学工作有条不紊的开展。

2.1 加强制度建设

根据实验室工作的实际情况，建立切实有效、操作性强的实验材料管理规章制度，规范实验材料的申报、采购、验收、储存、调拨流程，明确管理部门、实验室管理员、实验教师与学生的各方责任，完善购置计划、验收、入账、使用登记、消耗、借用、赔偿、报废记录等流通环节，最大限度降低实验材料的无效损耗，提升实验材料的使用效益。

(1) 健全实验材料申报机制。要求需求计划与购置计划的标准化与程序化，从实验教学计划的源头把关，使实验材料申购的种类与数量具备针对性、准确性与合理性。申报依据直接来源于实验教学或科研，并继续服务于实验教学或科研。

(2) 健全实验材料采购与验收机制。改善分散随意、浪费严重、效益低下的采购方式，规范实验材料采购流程。根据政府采购招标法规，采取询价、谈判、招标等方式遴选2～3个定点供应商，通过对供应商的经营资质、价格、服务 水平、产品质量承诺等要求，保障实验材料的供给[9]。实验室的职能管理部门根据教学单位开据的实验教学计划，严格审核采购计划，统筹安排实验材料的采购，并在验收环节严格把关，强化合同执行结果。

(3) 健全实验材料储存机制。国外高水平大学均在实验材料的存储上具备完整的登记制度[10-11]，对实验材料的采购时间、数量、厂家、经手人、详细参数等信息详细记录，改善储存的效果。尤其涉及到化学材料的管理，更应该注意安全，实施专人专项保管的原则，选取合理存放点，严控登记、进出环节，严防火、潮、霉变等问题发生。因此实验材料的储存应具备安全、规范、合理的特点，便于统一管理、归档保存，使实验室材料始终处于有序状态。

(4) 健全实验材料调拨机制。加强实验项目的管理，严格要求实验教学计划的设置，落实实验项目消耗实验材料的配额，实行精细化的量化管理模式。其次，提升实验材料的共享水平，尽量面向全校，而不是仅限于各教学单位，使实验材料处于良性流转状态。

2.2 加强账目管理，建立信息化管理系统

随着计算机与网络技术的飞速发展，以及校园网与办公自动化系统(以下简称OA系统)的广泛使用，实验室账目的信息化管理是实验材料管理的发展趋势，以南开大学[12]为代表的大部分高校采用了实验材料管理系统并体现出良好效果，部分院校已经将其对接到学校OA系统中去。

通过信息管理系统，不仅具备了分类、盘存、出入库等常规功能，而且集成了查询、提示、统计、分析功能，另外可根据不同需求选择性的接入财务审核、申请报批、审计等模块，便于实现多部门协同办公，全方位规范实验材料的管理。这样，不仅提供了及时、优质、高效的服务，同时也降低了物资管理和供应部门的管理成本，增加了材料费使用的透明度，为使用单位与各级管理部门实时了解并掌握材料费与其他相关经费的实际使用情况，便于经费方案的制订与调整，最终实现实验材料的合理配置与资源共享[13]。

2.3 树立高效节俭的实验材料使用观念

实验材料的购置与使用不仅关系着实验经费的花销，同时也反映着教学资源的流失，树立“高效节俭”的观念尤为重要。这种观念不仅适用于经费紧张的普通院校，同样适用于经费充足的一流院校，以美国为代表的国外著名高校也普遍树立“高效节俭”的实验材料使用观念。

2.4 加强审计介入，完善财务评价体系

《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》第六十二条明确规定：“高校应当建立健全科学合理的国有资产监督管理责任制，将资产监督管理责任落实到具体部门、单位和个人，加强对国有资产利用效率和效益的考核，依法维护国有资产的安全完整，提高国有资产使用效益”。

因此建立审计与财务评价的监督制约机制势在必行，通过对实验材料的购置、存放、使用等整个流通环节的监管，完成其经济性与效益性的评价。以安徽大学为例，该校采用实验材料管理系统软件，使财务监管部门也介入到实验材料的流通环节，用现代会计管理手段加强了实验材料的管理以及教育经费的使用效率。因此，只有通过强化的实验材料管理的外部监控，才可以使得实验材料合法、合理、高效的服务于实验教学与科研当中去。

3 结 语

实验材料是实验教学与科研的重要组成部分，建立完善的实验材料申报、采购、储存、调拨管理机制，树立“高效节约”的使用理念，借助信息化的手段，完善财务审计体系，方能从根本上实现实验材料的科学化与合理化的管理，保障实验教学与科研的顺利开展。

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[12] 葛白帆.美国科研型实验室的管理经验[J].中国教育技术装备,2006(10):72-73.

[13] 教育部.教育部关于印发《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》的通知:教财(2012)6号[EB/OL].(2012-12-17)(2013-07-05).

Research for Management Methods of Experimental Materials

ZHANGYan1,CHUXiao-li2,LIANGShan1

(1.Center of Education Technology, Guangdong University of Finance and Economics, Guangzhou 510320, China; 2.Center of Network, Guangdong AIB Polytechnic College, Guangzhou 510507, China)

The experimental materials have many characteristics, such as large varieties, large quantity, short purchasing cycle, etc. There are many problems in their management, for example, purchase is not reasonable, management mechanism is not sound, serious waste happens and so on. It also represents a significant share of spending. These phenomena widely exist in the experimental work, and directly affect the quality of experiment teaching and scientific research, so it needs that laboratory staffs pay more attention. This paper researches the management methods of experimental materials. It starts with institutional improvement and mechanism amplifying to intensify process of declaration, purchase, store and allotment of experimental materials. It applies information measure to enhance system management; and auditing procedure to reinforce financial regulation; it sparkplugs efficient and thrifty idea and assimilates advanced manage idea and experience of foreign laboratories. All of these are used to promote utilization efficiency and implement the scientific management of experimental materials.

experimental materials; collaborative innovation; management mechanism; informatization; efficiency

2015-12-22

国家社会科学基金项目(14BJY155)；广东省高等教育学会实验室管理专业委会研究基金项目(GDJ2014055)

张 严(1983-)，男，山西沁县人。硕士，实验师，教育技术分中心实验室主任，主要从事电路与系统、教育技术的研究。

Tel.：18925127589；E-mail：zhangyan@gdufe.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2016)08-0289-03