家庭档案整理需要避开的几个误区

周静

（盐城市盐都区档案局，江苏盐城，224005）

家庭档案整理需要避开的几个误区

周静

（盐城市盐都区档案局，江苏盐城，224005）

家庭档案对家庭、社会、国家都有重要的利用价值，全国各级档案部门对家庭档案的建设也越来越重视。家庭档案若不捐赠给档案馆，就属于每个家庭的“私有”档案，不具备公共性，它与机关档案的区别之一在于，家庭档案的管理没有形成全国统一的规范和标准，因此家庭档案在具有档案本身共性特征的同时，也有其个性化的特点。笔者在自己动手整理的实践中，基于家庭档案的相关理论，形成了一些思考，有一些误区在整理过程中是需要避开的。

一、家庭档案的内容并非越多越好

要明白家庭档案整理些什么，必须弄清楚定义。根据荆绍福先生的《家庭档案管理概论》一书，家庭档案是“家庭成员在家庭生活中形成和在社会活动中形成可归属个人的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录”。首先，家庭档案是家庭成员的档案，那么在收集材料初期，有些问题就要厘清，例如刚成立的小家庭，只有小两口，家庭成员就要以夫妻俩为主，父辈和祖父辈的档案可以不纳入归档范围，如果觉得原生家庭的档案也很重要的话，那么可以帮助父母另外建立他们的家庭档案。其次，家庭档案的功能是“保存备查”，这里暗含了家庭档案的双重价值，即珍藏价值和利用价值。在整理过程中，如果对一些材料是否需要归档犹豫不决，笔者认为问自己两个问题即可，即这份材料是否具有珍藏价值？是否具有利用价值？如果满足其中任何一点，就可以归档；如果两种价值都不具备，则不予保存。笔者在整理初期就陷入了一个误区，就是把任何材料都当作家庭档案归档，直到后期档案越积越多，才发现有很多材料毫无价值。举例来说，刚开始我将夫妻蜜月旅行的所有购物发票都进行归档，但其实并没有什么价值，后来便做了取舍，大部分都丢弃了。需要说明的是，对于珍藏和利用价值本身的定义，每个家庭都会有一定的主观性，在笔者看来不必为此焦虑，只要按照自己的想法来做取舍即可。除了毕业证书、借款合同等必须要归档的材料外，其他都可根据个人对珍藏和利用价值的理解作出选择。

二、家庭档案的分类不必拘泥于形式，要方便利用和珍藏

要做好家庭档案的整理工作，就要定好分类大纲。笔者查看了沈阳、石家庄、日照等地的家庭档案管理规范，发现一般都包括基本分类法和复合分类法，基本分类大多按照内容、形式、成员等，内容包括宝宝康乐、学生时代、恋爱婚姻、工作成果等，形式包括证书、信函、票据等，复合分类则是以上形式的各种组合。根据笔者的经验，单纯地按照内容、形式、成员做基本分类一般是行不通的，每一类势必要再做分类，从而形成复合分类。然而，管理规范中的复合分类有一些可操作性也不强，以“形式—成员”分类法为例，分类方案见表1。

根据以上分类方案，有一些家庭档案只能笼统归在综合类中，比如家庭历史类、恋爱婚姻类，但如果把二者放在综合类中，则肯定要在综合类中再按内容至少分两个小类，这样就造成了“形式-成员”和“形式-内容”双重分类。笔者在整理时曾尝试过多种分类方法，最终根据个人对不同类别档案的重视程度的区别以及家庭实际情况，参照了其他分类方法，做了如下分类，见表2。

以上分类大纲是笔者根据自身家庭档案的特点制定的，例如笔者比较重视家庭成员的文字文稿作品，因此在个人的二级属类中做了单独分类；考虑到分类太多反而会给整理带来负担，因此只分了三大类，但这三大类基本可以涵盖家庭的所有档案。每个家庭的档案类型和侧重点都有所不同，例如有的家庭有成员曾经参军，那么就可以参照石家庄市的管理办法，专门设置“军旅时期档案”一类。

表1

表2

三、家庭档案的收集不一定都要追求材料的原始性

家庭档案不必每件材料都要追求原始性。有一些档案必须是原件，比如各种证书、房屋租赁合同等，这一点毋庸置疑，但有些档案则不必如此，可以从以下三个方面说明：一是有些档案无法收藏原件。举例来说，笔者整理家庭档案时，会将家庭成员工作中涉及个人的材料复印存档，例如工作变动的通知、发布在单位内部网站的文章等，这些文件归入家庭档案，是个人成长的见证，更多体现的是珍藏价值，不用考虑其利用价值而追求原始性，因此不需要保存原件，而且也无法取得原件。二是网络的发展造成了家庭档案的非原始性。随着网络的发展，个人在网络的日志或其他足迹也可纳入家庭档案归档范围，例如笔者就把自己的博客日志复制打印，合成《我的大学》一本日记并且存档，这种电子档案纸质化后，本身就失去了原始性，并且在复制过程中，笔者也做了一定的取舍，对没有价值的三言两语的日志，并没有打印存档，所以“原件”的概念对于和网络相关的档案意义并不大。三是家庭档案本身具有一定的创造性。无法否认，家庭档案的主体仍然是证书、书信、发票等有原件的材料，但是有些家庭档案是需要家庭成员自身去“创造”的，例如笔者在家庭历史一类中，存入了家庭成员的基本资料，这份基本资料就是笔者自己设置表格，填写制作而成的，也无法具备原始性。

家庭档案在弘扬家庭文化、传承优良家风、促进社会文明等方面都发挥着不可替代的作用，家庭档案不仅对每个家庭意义重大，而且也是全国档案事业发展的重要一环。家庭档案整理是建设家庭档案的基础环节，实践出真知，在参照管理规范的同时，也要结合家庭档案自身的特点和每个家庭的实际，以此选定整理内容、制定整理方案、做好档案收集工作。